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高校二级学院的档案管理信息化探究

摘要:目前普通高校档案管理在高校的管理工作中占有一定的比重;高校档案不仅具有较高的保存、使用和借鉴价值,更对目前高校的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养等提供基本信息。本文通过对高校档案管理发展历程的回顾、档案信息化管理的内容以及高校档案管理规范化问题的探讨,认为在目前高校二级学院的档案工作中应严格管理,逐步规范化、信息化。

关键词:高校档案;规范化;信息化

引言

社会已经进入信息化时代,在实施国家信息化战略过程中,档案管理信息化建设发挥着重要的作用,同时也是当代档案管理事业的发展需求,对此,高校二级学院要抓住机遇,做好档案管理工作,应用有效的管理措施来促进高校档案管理的信息化建设。

一、档案管理信息化建设概况

中国著名的档案学学者张照宇曾著有一书《档案信息化理论与实践》,在该书中曾对档案信息做出解释,档案信息化主要由国家档案行政管理部门统一组织和规划,将现代化信息技术应用到档案管理活动当中,从而对相关的信息资源实施有效的管理、处置。从客观的角度来说,档案信息化指的是档案管理机构应用现代化信息技术来对档案信息实施有效的利用、整理、开发以及收集工作,有效地促进了档案管理的现代化发展,将实质的档案和信息管理技术进行有效的融合。在进行档案信息化管理过程中,主要涵盖以下几方面内容,首先是档案信息安全保障体系和档案信息化人才队伍的建设;其次是档案信息化法规、标准以及管理应用系统的建设;最后是档案信息资源建设和档案信息化基础设施建设。

二、高校二级学院档案管理信息化建设存在的问题

(一)高校二级学院档案管理信息化基础设施配置有待提升

首先,大部分高校在进行档案管理过程中已经应用到了基本的信息处理设备,例如复印机、打印机以及计算机等,但是对专业的管理基础设备有待完善,比如数码相机、扫描仪以及档案管理专用服务器等,对管理设备的更新和维护效率较低。其次,大部分高校二级学院应用的档案管理软件比较落后,仍旧使用单机版的管理软件,尽管能够满足当前档案管理工作的基本需求,但是依旧达不到档案管理信息化的水平,特别是早期应用的软件缺少相应的网络接口,导致和OA系统难以进行数据互通。第三,很多高校二级学院没有设置档案管理的专用网络,尽管小部分建设了管理网络,但是得不到有效的完善和更新,难以适应现代化档案的信息化管理。

(二)高校二级学院档案信息资源数量和质量问题

首先,高校二级学院都设置有档案管理机构,但是大部分管理机构囊括的档案信息资源缺少档案全部数据,只有基本的档案目录数据库。其次,部分高校二级学院一味追求档案资源的数量,但是在引入资源过程中存在片面性,不加选择就扩大资源数量,对学院的实际需求没有进行探究,导致应用了大量的财力、物力、人力来扩充价值比较低的档案数据,占据了大量的储存空间,不仅不利于高校档案信息化管理,还为高校的发展带来了一定的负担。综合分析,在档案信息化建设中,高校二级学院对信息资源的数量和质量关注度较低,导致档案信息化建设发展缓慢。

(三)档案管理信息化缺乏有效的规范和标准

第一,因为档案管理信息化缺乏有效的规范和标准,导致大部分高校二级学院应用的档案管理系统不统一,档案数据库结构也缺乏通用性、兼容性。致使在进行档案数据交流过程中,不同学院之间的系统难以直接利用,导致数据资源识别出现问题。尽管有的管理软件已经可以对档案数据进行转换,但是依旧难以保障将原数据完整地转移到新的管理系统当中。第二,高校二级学院在实施管理过程中,相关的学生管理、教学管理、科研管理以及办公自动化等管理系统分别由不同的企业开发得来,甚至出现了各自管理的现象,导致管理系统生成的数据难以和档案管理系统进行对接,大大降低了档案资源管理的共享效率和利用效率,不仅不利于档案管理的信息化,同时也加大了高校档案管理信息化建设和维护成本。

(四)高校二级学院档案管理人员的专业素质有待提升

在进行高校二级学院的档案管理信息化建设过程中,需要专门的管理人员通过专业的硬件设备和软件来进行管理,但针对当前的实际情况来分析,部分高校二级学院的档案信息化管理人员专业素质不高。第一,尽管很多高校二级学院档案管理部门具有丰富的实践经验和档案管理理论基础,但是,管理人员的现代化信息管理技术水平较低,难以达到现代化档案管理信息建设的需求。第二,部分高校二级学院尽管有专业的信息技术人员,但是实践操作和档案管理知识水平较低,难以实施有效的档案管理信息化工作。所以,专业的档案管理人员是当前高校档案管理所面临的重要挑战之一,尤其是既懂计算机网络技术。又熟知档案管理业务的综合性人才非常少,导致档案管理信息化发展缓慢。

三、高校二级学院档案管理信息化建设改善措施

(一)加大档案管理信息化的资金投入

针对档案管理基础设施不足问题,主要从两个方面入手,首先,增加档案管理资金的投入,实行专款专用,依照学院的实际需求来购置稳定性高、性能高的专业设备,例如专用的扫描仪、计算机以及服务器等。其次,构建专业的档案管理系统,促进高校档案管理朝着信息化、网络化的方向发展,及时更新档案管理系统,保障管理系统的开放性、共享性。最后是依照学校档案管理建立专业的网站,依托校园网络系统来进行档案数据的共享、利用以及采集,从而提供专业的档案咨询服务和信息检索,实现档案管理的信息化建设。同时要及时更新管理系统,保障档案管理的高效稳定运行。

(二)构建统一的档案资源标准体系

在实施档案管理时,高效档案管理部门要树立全程管理理念,加强档案管理信息化建设的积极性。首先要依照档案电子文件的要求和标准来进行标准制定,比如数据传递标准、数据转换标准以及数据编码标准,同时要将管理标准和校园信息网络系统进行连接,从而保障档案资源符合管理标准。其次,学院档案管理工作人员要和系统开发人员建立有效的联系,对于档案资源的归档等问题,构建专业的系统接口,保障系统文件能够自动的实施归档,在经过档案管理人员的收集和筛选后再实施归档,从而提升数据输入的效率,提升档案信息化管理的效率。

(三)加强档案资源库的建设,培养专业化的档案管理人才

以档案目录数据库为基础,促进档案特色数据库和档案全文数据库的建设,保障档案信息应用效率的提升。首先,加强电子文件的收集力度。第一,在学院OA系统和教学系统文件办结后要及时进行归档。第二,对学院不同部门的电子文件要进行逻辑归档,如果是纸质文件,及时收集相关原版电子件,提升文件数字化的效率。第三,加大视频、声音以及图像等文件的收集力度,扩大档案信息资源的种类。其次,依照学院的实际需求来进行档案的数字化加工,可以引进专业的数字化公司来辅助学院完成档案数字化工作,不仅增加了档案管理部门的压力,同时也提高了管理设施的利用率。其次,加强高校二级学院档案管理人员的培训和教育工作,积极应用奖惩机制和考核机制来激发管理人员的工作积极性,稳定档案管理的人才数量,提升档案管理人员的专业素质,从而满足当下档案信息化建设的需要。

四、结束语

综上所述,高校二级学院在档案信息化建设过程中存在诸多问题,对此,要进行深入的探究和分析,依照高校的实际需求和要求,构建专业的档案信息化管理系统,组建专业的档案管理人才队伍,促进高校二级学院档案管理的科学化发展。

参考文献:

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[4]谭春霞.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].科技资讯,2015,13(11):144.

作者:彭云 单位:南京晓庄学院

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