事业单位档案管理要点分析

【摘要】档案资料是事业单位发展中形成的宝贵资料，关系到事业单位各项工作的有序开展。知识经济时代下，事业单位必须将档案管理作为本单位内部管理的重要内容，并在档案工作中引入知识管理理念，创新档案管理模式。本文对事业单位档案管理要点及知识管理的植入策略进行分析探讨。

【关键词】事业单位；档案管理；知识管理

1.事业单位档案管理要点

1.1完善档案管理制度

事业单位档案管理要根据本单位实际情况建立健全科学的管理制度，成立档案管理小组，专门负责档案管理工作。在档案管理制度中，要明确档案整理、档案保存、档案使用、档案保密等各个环节的具体规定，要求档案管理人员认真履行自身职责完成档案工作。

1.2加快档案管理信息化建设

事业单位要推进档案管理信息化建设，投入一定的资金用于购置计算机硬件和软件，引入先进的信息化管理系统，实现档案资料电子化管理。事业单位应建立起网络平台，方便电子档案资料收集、整理、归档，实现档案资料共享，提高档案资料利用率。同时，事业单位还可采取纸质档案与电子档案并行的管理方式，充分发挥两者各自的优势，不断提高档案管理工作水平。

1.3加强档案安全管理

事业单位要加强档案资料保密管理，做好档案资料的安全防范工作，避免出现资料泄露、档案丢失损毁等问题。在档案安全管理中，档案部门要切实执行安全管理制度，规范档案工作操作流程，加强对档案管理人员安全培训，增强档案管理人员安全意识。事业单位档案部门要积极采取防潮、防虫、防磁、防火、防盗等保护措施，避免纸质档案和电子档案受到安全威胁。同时，事业单位还要加大对档案保密工作的检查力度，拒绝档案部门以及其他部门出现违规违纪行为，确保档案安全保密机制执行到位。

1.4加强档案利用管理

新时期下，事业单位要创新档案服务方式，提高档案资料利用价值，使档案资料服务于社会发展所需。为此，事业单位要开辟网上查询、跨馆查阅等服务，履行好信息公开职能，提高档案资源开放程度，使有需要部门或个人及时获取资料。事业单位要做好大事记、发展史等方面的档案资料管理工作，将这些档案资料共享到网络平台上，为事业单位管理者决策提供可靠依据。

2.事业单位档案管理中知识管理的植入策略

2.1更新“大档案”管理观念

在事业单位档案管理工作中植入知识管理时，应当考虑知识工作的改进与提升，并树立起“大档案”的管理理念。由于受到传统档案管理模式的影响，使得事业单位档案管理常常局限于显性知识的层面，由此导致档案仅仅是对历史的简单记录，为实现档案的显性化，达到有效存储的效果，必须结合实践，对档案管理工作进行深入具体地分析，并将档案管理放到重要的位置上，与各种因素进行有机结合。与此同时，应当对外部环境因素予以考虑，明确档案管理工作的目标，除收集整理之外，还要实现档案的知识化和信息化，以此来推动档案管理效率的提升，健全管理模式，转变传统观念，提高档案管理水平。

2.2实施流程化档案管理方式

知识管理既是先进的管理理念，同时也是一个系统的管理流程，具体包括目标的制定、知识的获取、鉴别、共享、传播、开发利用、保存和反馈等环节。基于知识管理的事业单位档案管理应实施流程化的管理方式，在对相关管理制度进行梳理的基础上，引入结构化、标准化的管理思路，确保知识管理的应用科学、有效，满足新时期事业档案管理工作的需求。同时，应当对档案管理流程进行不断地优化改进，并将此项工作列为重点，结合实际情况，遵循科学合理的原则，编制工作规划，保证档案管理工作的有序进行。此外，在对制度进行完善的过程中，应当引入科学化的管理指标，借此来提升档案管理的效率和质量。

2.3创新档案人才管理模式

对于事业单位而言，档案管理是一项较为重要的工作，为此，档案部门明确知识管理的内涵，并将其植入到档案管理工作当中，找到最为适合的理念，对管理方式进行创新。在信息经济下，为进一步提升档案管理工作效率，相关人员应当采用先进的方法和手段管理档案，并对管理模式进行不断创新，具体可从如下几个方面着手：其一，健全档案管理机制，并建立激励制度，通过提高薪酬等方式。调动档案管理人员的工作积极性，从而更好地完成档案管理工作。其二，作为一名优秀的档案管理人员，自主学习是不可或缺的重要能力之一，要紧跟时代的发展步伐，更新管理理念，掌握更加先进的管理技术，提高档案管理水平。同时，档案部门应当定期对管理人员进行系统培训，可将培训的重点放在基础知识和专业技能等方面，提高档案管理人员的综合能力，使其更好地完成本职工作。其三，在知识管理下，应对现代信息技术进行合理应用，为档案的利用者提供全方位的只是服务，借此来实现知识共享的目标，最大限度地发挥出档案的作用和价值。

结论

总而言之，知识经济时代下，事业单位档案管理要在原有的工作机制中引入知识管理理念，对档案管理观念、档案管理流程以及档案人才管理模式进行创新，为档案工作注入新活力。事业单位还要通过引入知识管理理念，增强档案管理工作的前瞻性和内涵性，不断提高档案管理水平。

参考文献：

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作者：崔家山 单位：黑龙江省地质矿产测试应用研究所