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中职教育中档案管理问题分析

【摘要】作为中职教育管理的重要组成部分,档案管理工作关乎中职生能否顺利毕业以及中职教育管理的规范化程度。特别是农广校中职教育学生群体复杂,管理起来难度更大,实际的档案管理中很容易出现问题。本文先对中职教育中档案管理的问题进行了分析,然后针对性提出一些解决对策,希望为新时期国内中职教育档案管理工作提供一些借鉴。

【关键词】中职教育;档案管理问题;管理对策

随着农业现代化建设,迫切需要一大批高素质的农业技术人员来带动农业产业发展,这使得新时期我国农广校中职教育中的学生数目不断增多,增加了档案管理人员工作的难度。档案管理主要是对中职教育过程中的教学活动和教研活动内所形成的具有考察价值的材料和数据等资料,其管理质量关乎教育工作能否有序开展,具有很强的研讨价值。

1中职教育中档案管理的问题

1.1档案管理人员问题

在现阶段的中职教育档案管理中,影响档案管理成效的一个重要因素为档案管理人员问题,具体表现为档案管理人员整体素质偏低。农广校中职教育主要面向于成年农民群体,教育教学条件比较差,相应的档案管理人员素质整体偏低。特别是其中有许多档案管理人员没有接受过档案管理的系统化学习,甚至没有接触或了解过最基本的档案管理业务。比如,档案管理人员的责任心比较差,无法对文件进行及时、准确地整理;资料收集和整理毫无条理;档案管理资料不完整,存在比较严重的丢失或资料损坏问题,对档案的真实性和完整性带来了不利影响。

1.2档案管理制度问题

鉴于中职教育中对档案管理不够重视,使得许多档案管理人员在进行档案管理过程中存在无法及时收集和整理资料,档案管理内容不全面以及档案文件装订不规范,借阅和保管制度不完善,保密制度不健全等问题。归根结底,造成这种情况的一个重要问题在于档案管理制度不健全。此外,虽然部分中职教育档案管理中制定了一些管理制度,但是在实际的落实过程中存在执行不到位等问题,这也极大地影响了档案管理工作的效果[1]。

1.3档案管理方法问题

在中职教育档案管理当中,许多院校没有配备专门的档案室,仅仅在文秘工作的办公室内配备几个档案柜。由于办公室人员众多,容易对档案设施及档案资料进行磨损,这样不仅不规范,也无法满足档案管理的保密性原则。此外,在档案管理方法上,档案管理人员在归类、整理、保存和查询档案的时候,也没有引入智能化管理系统,这也在一定程度上影响了档案管理的效果。

2中职教育中档案管理问题的解决对策

2.1重视档案管理人员教育培训

为了提升中职教育档案管理人员的整体素质,就需要强化档案管理人员教育培训,这是确保档案管理工作有序进行的重要保障。首先,针对档案管理人员,要做好选拔工作,确保他们具备很强的责任心、政治素质和思想意识,对学校工作流程以及职教办学规律进行充分熟悉,确保可以按照规章来开展档案管理,这是确保档案管理人员能胜任档案管理工作的先决条件。其次,要强化对档案管理人员自身业务素质的教育培训,做好档案业务的统筹管理工作。比如,中职院校定期要组织全体档案管理人员开展教育培训,向他们灌输一些先进的档案管理理念和方法,使他们更好胜任有关的档案管理工作。最后,要强化档案管理人员的继续教育,改善他们的工作条件和薪酬待遇,确保他们可以以身作则,不断提升自身的综合素质。特别是针对中职教育中的新型档案管理人员,定期开展档案管理的基本技能培训;针对那些有多年管理经验的档案管理人员,要定期向他们灌输一些新的档案管理知识与方法,确保可以从整体上提升中职教育档案管理的整体素质,确保更好地开展中职教育档案管理工作[2]。

2.2健全档案管理制度

为了确保档案管理工作有序开展,就必须要对现有的档案管理体系进行改进和健全,确保档案管理人员在开展档案管理工作期间可以做到有据可依。随着数字化技术和信息化技术的发展,档案管理人员必须要本着与时俱进的原则,加快构建适宜新时期档案管理工作需求的档案管理体系,对传统档案管理资料的收集方法进行改进和创新。除了重视对纸质档案资料进行收集和管理外,还要统一管理照片和影音等非文字的一些档案资料。此外,还要结合不同的学院制定适宜的档案管理制度,对档案管理机制进行健全,确保档案管理工作可以做到与时俱进。

2.3创新档案管理方法

为了更好地开展中职教育档案管理,先进的档案管理理念和方法不可或缺。一方面,要做好档案管理基础设施的建设工作。针对档案管理所需的专业档案室以及存储柜等进行完善,确保满足规范化档案管理需求[3]。另一方面,要注意引进先进的档案管理系统,强化档案管理信息化建设,提升档案管理工作的准确性和效率,降低档案管理成本,这是更好开展档案管理信息化建设的重要保障。总之,中职教育档案管理是一项系统工作,其重要性比较突出。但是在实际的管理中存在管理人员素质问题、档案管理制度问题和档案管理方法问题。针对这种情况,实际的管理过程中需要强化档案管理人员教育培训,档案管理制度健全与档案管理方法创新,尤其是要强化档案管理信息化建设,借助信息化管理系统来提升档案管理的质量和效率。

参考文献

[1]顾婷.中职院校档案管理的现状及对策[J].现代经济信息.2017,20(24):103-104.

[2]牛福英.浅析农广校中职教育学籍管理[J].农民科技培训.2014,13(5):30-31.

[3]杨丽芳.中职学校档案管理存在的问题及对策[J].卫生职业教育.2017,24(9):36-37.

作者:柳浩坤 单位:河北省农业广播电视学校灵寿县分校

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