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核电项目设备竣工档案管理探析

摘要:设备竣工档案丰富的内容在设备安装、调试、运行以及维护、检修、改装过程中发挥着重要的作用。如何在总包模式下提高设备竣工档案的管理水平,本文就组织体系、制度体系和全过程管控体系等方面进行分析研究,有效保障设备竣工档案的完整性、准确性和系统性。

关键词:设备竣工档案;属性;难点;管理方法

核电项目总包模式按照专业化运作的要求,业主方以安全生产运行为主业,总包方以工程建设、四大控制为主业。项目建设的四大控制任务主要由总包方负责,业主方负责生产准备以及作为营运单位最小化的运作,业主原则上不介入总包方的建设工作。在总承包模式下设备竣工档案管理的方式和方法将发生较大的变化,业主对工程建设阶段的不介入性使设备竣工档案收集的及时性、完整性和准确性面临新的挑战。如何提高设备竣工档案的质量,确保总承包模式下核电项目设备制造类文档的系统、完整和准确是设备竣工档案管理的重中之重。

一、设备竣工档案的内容及特性

设备竣工档案是指用以证明其设备的安全、质量,按照一定格式和内容汇集制造全过程中产生的所有记录性文件集合。核电设备竣工档案在设备检修维护、变更改造、老化管理及核电设备国产化中具有极高的参考价值;其载体形式多种多样,包括电子文件、纸质文字记录、图纸、胶片、光盘、照片等。设备竣工档案丰富的内容在设备安装、调试、运行以及维护、检修、改装过程中发挥着重要的作用。

二、总承包模式下设备竣工档案的管理难点

(一)设备竣工档案管理的准确性

设备领域文档繁复,种类浩瀚,又涉及调试和生产阶段的全寿期管理需求,既要策划总包方和(或)制造厂家应提交的文件,又要规划两个换料周期的备品备件、专用工器具文件,同时要对文件格式和内容作好规划。既要能够满足管理要求,也要能够适用信息系统,避免数据重复。如何提高设备竣工档案管理的准确性是难点之一。

(二)设备竣工档案管理的跟进性

由于招投标采购模式,设备采购包供应商具有不确定性,原策划方案与中标方案有偏差,文档的格式和内容需要调整;在设备设计和制造过程中,存在文件内容变化大,设备运行维护手册需要变更等问题。如何及时跟进设备竣工档案的管理是难点之二。

(三)设备竣工档案管理的深入性

在总承包模式下,监理单位除必须的监证会签,其管理主要表现为离线监督,因此,分析、评价总包方进展报告、质量趋势分析报告是监督总包方的重要管理活动。对标管理、分指标管理是有效办法,这就需要业主/监理单位建立工程建设各类指标数据库,提高数据分析总结能力。如何提升设备竣工档案管理的广度和深度是难点之三。

三、总承包模式下设备竣工档案的管理方法

鉴于以上关于设备竣工档案管理的难点分析,我们在工作中总结出以下几个方面的解决措施:

(一)建立设备竣工档案组织体系

在设备竣工档案管理方面,总包方全面负责项目建造期设备竣工档案的收发、运转、整理归档、移交与服务。业主负责提供文档管理相关法律法规和标准要求并监督分包商设备竣工档案管理工作的指导和监督检查。设备竣工档案到达现场后,向业主移交机组运行所需的设备竣工档案,满足业主生产准备人员使用。为避免相关问题在最后使用环节才被发现,造成竣工档案无法整改。在合同责任不转移的前提下,建立由项目总包方采购管理部门全面负责,总包方文档管理部门、业主生产准备部门和文档部门全面参与的“设备竣工档案联合专项组”管理新模式,共同推进设备文档管理工作。在设备竣工档案形成过程中通过该专项组进行对每一设备合同包进行跟踪和确认,确保移交的设备竣工档案的完整性和准确性。

(二)健全设备竣工档案制度体系

根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及《核电文档管理要求》等国家及核行业标准,业主和总包方共同编制统一标准、统一内容及统一要求的设备竣工文件制度体系,并纳入总包合同中。这些制度涵盖了文档管理的各个方面,包括《供应商文件编码导则》《设备竣工文件管理》《项目竣工文件整理与归档要求》等。设备竣工档案管理制度体现了从文件的编码规则、文件的收集、编制、格式及整理及提交等具体要求,同时也规定了设备竣工档案中的每项工作要求、责任和工作流程。统一的管理制度和工作流程避免了各方要求不一致而造成的返工和重复劳动,提高了工作效率,并真正实现了工程竣工后设备竣工档案向业主的无缝移交和向生产期间的平稳过渡。

(三)构建设备竣工档案全过程管控体系

1.信函及业务接口管理

信函是核电企业在工程建设和生产运营活动中与参建单位之间联系事物、知照情况,经双方同意建立正式通信渠道,确认授权人签发,传达双方意图的一种重要书面信息的传递方式。在总包模式下的项目建设过程中,在文档接口管理上应以程序和规定对通信渠道的建立和工作开展做好明确的控制要求。涉及设备竣工档案相关重要事项的审查或决策必须以信函的方式给予记录和保存,并与设备竣工档案一同组卷归档。

2.格式及文件编码管理

设备制造有严格的质保体系,对供应商的设备竣工档案管理主要通过完善的制度体系实现,这也是供应商必须执行的准则。其中文档的相关要求是质保体系的重要组成部分。文件格式是最基础的要求之一,它反映文件所属类型,而且封面信息必须体现文件的主要内容,目录便于检索定位,签字手续要完备。文件编码是检索文件最重要的信息,具有唯一性,它既要体现文件与系统和设备之间的关系,又要体现文件相互之间的联系,还要区分不同类别文件的身份和特点,以便于归档、识别、查询和利用。所以格式及文件编码管理控制是统一和提高各设备供应商文件文档质量的关键。

3.合同及计划执行管理

合同约束是一切管理活动的基础,核电工程复杂,供应商众多,唯有通过合理准确的合同才能约束各方权责。在合同签订之时应强制供应商的文件编制行为,文件不但在内容上要齐全完整,在文件载体和外部形式上也应符合国家、行业和业主的文档规范。总包方负责组织项目启动会,业主与监理公司的设备质量监督控制人员通过控制点见证时除对工作质量认可及放行外必须对其工作产生的文件和记录也一并进行检查和确认。

4.组卷及问题整改管理

为避免由设备采购部门或文档部门收集后自行组卷,很难确保设备竣工文件的完整性和准确性的问题。核电项目推行设备竣工档案“谁产生,谁组卷”的模式,要求设备承包商在设备出厂验收前,收集完整所有相关文件和记录供联合专项组审查,审查通过后按照规定的组卷要求提交成套的设备竣工档案到现场。设备承包商更加了解设备的制造过程及工艺流程,能够更准确的把握文件之间的历史联系,保持文件的成套性和组卷的合理性。在设备竣工档案审查和现场使用过程中,都会出现一些问题,如图纸不清晰、文件内容不完整等等,对于这些问题必须建立以设备合同包为基础的的跟踪台账,逐一进行跟踪和落实,确保问题的闭环管理。

四、结论

设备竣工档案前端和全过程质量控制是提高核电设备竣工档案整体质量的重要方式,总承包模式下的设备竣工档案管理面临着许多新的问题需要思考与解决。通过以上的分析,我们认为总承包模式下的设备竣工档案管理必须要更新观念与方法,文档工作者将在项目的实践过程中,通过业主方、总包方及设备制造商的共同努力,形成一套适合项目发展的核电项目设备竣工档案管理理念和工作体系,为国产三代核电机组走出国门做出贡献。

参考文献

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[2]张龙忠.基于大业主模式核电设备制造类文档的质量控制[J].中国档案,2014(4):56-58.

[3]李一鑫.当前核电行业设备交工文件存在的问题及管控措施——以田湾核电站为例[J].科技传播,2016(6):205-206.

作者:强莉航 邢一杰 单位:中核国电漳州能源有限公司

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