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档案管理信息化建设思考

摘要:信息化技术的快速进步为诸多企业的发展带来了新的契机,信息化技术展现出的优越性是不可替代的,但是同时也给很多企业带来了一些压力,因为要想满足时代的需求,不断提升自身能力,就需要在这一背景下进行不断改革。分析关于企业档案管理工作的相关内容,这项工作对于企业发展来说尤为重要,因此,需要对其进行信息化建设。但是在建设过程中会面临很多难题,我们需要解决这些难题,对档案管理信息化建设的重要性以及加强档案管理信息化建设的主要方法进行了较为详细的介绍,希望通过分析,能够从根本上为相关人员及部门开展研究工作带来有益的帮助。

关键词:档案管理;信息化:建设

档案管理工作的重要性是不言而喻的,但是社会在不断发展,对于很多行业的要求都越来越高,而档案管理作为各个企业及单位十分重要的一项工作内容,也面临着巨大的挑战,必须要提高其工作质量和工作效率。计算机技术的发展很好地解决了这一问题,信息化建设有效提高了档案管理工作的质量和效率。但是很多人对其不够了解,导致档案管理信息化建设还存在一定的局限性,希望通过本文的介绍,能够让更多的人重视这一内容,进而取得更好的建设效果。

1档案管理信息化建设的重要性

1.1节省大量的人力、物力

档案管理工作的内容非常多,包括对资料进行收集、分类整理、保存以及查找使用,随着企业的不断发展,所要归纳到档案中的资料内容也越来越多,这会导致工作量不断加大。传统的档案管理工作采取的是人工完成所有工作内容的方式,档案管理人员的工作强度较大,且这项工作又比较枯燥,很容易出现失误,不仅消耗大量的人力资源,工作效率也非常低。同时,之前的档案资料都是以纸质版的形式存在的,不仅需要大量的纸张,还要有储存档案的柜子和房间,由此来看,对于物力资源的消耗也比较大,不易保存,容易丢失和损坏,在查找时也会比较麻烦,不能在短时间内快速找到所需的档案资料。在档案管理信息化建设的过程中,会对这一问题深有体会,信息化建设不再需要大量纸质资料,档案管理人员也不需要手写内容,只需要输入系统中就会自动整理保存,节约很多时间,不需要大量空间保存资料,一个优盘即可完成这项工作。最主要的是,还可以将档案资料以图像和视频等多种方式进行保存,丰富了档案内容,具有非常重要的意义。

1.2提高了档案的准确性及安全性

档案管理信息化建设还有一个非常重要的意义,那就是档案内容更加准确,尤其是数据资料更为准确,因为档案中的内容非常多,企业在发展过程中必然会有越来越多的内容积累,且一些数据十分重要,是一些重大决定的主要参考意见,因此必须保证其准确性。但是完全人为整理会产生疲劳现象,可能或多或少出现失误,导致档案的准确性有所降低,档案信息化管理就能避免这种因过度疲劳而出现的失误,可以提高档案的准确性。另外,安全性也有所提高,档案的保存非常关键,不仅要整理好,还需要保存好,一旦没有保存好档案,使其损坏或丢失,那么前期的工作就都失去了意义。纸质档案难以保存是客观事实,它对于保存环境的要求非常高,尤其是对环境的干燥程度要求更为严格,潮湿的环境会使纸张破坏、字迹模糊,因此,必须要保障存储环境的绝对干燥。纸质档案还比较容易丢失,安全性也会大大降低。对其进行信息化建设,可将档案做成电子文件进行保存,可以对其进行加密,也可以将档案进行备份,能在很大程度上提高其安全性能,尽管当前这项工作并不完善,在安全方面依然存在着一些问题,但是相对于传统的档案管理方法来说,已经有了非常大的进步,具有非常重要的意义。

1.3促进企业发展

档案管理信息化建设能够在很大程度上促进企业的发展。首先,档案能够记录企业发展的整个过程,对其进行信息化建设能够将其以影像的形式展现出来,在介绍企业工作内容和企业发展状况时,更容于理解,可用于企业的宣传工作。其次,还能为企业发展提供有效的参考意见。档案中记载着企业发展过程中的成功经验和失败经历,当企业面临问题或转型时,好的参考意见是非常重要的,而档案就具备这样的作用。但是其中也存在着一些问题,那就是传统的纸质档案使用不方便,内容较多,尽管分类保存,但是要想准确找到所需资料也比较困难,需要花费大量的时间,会对企业的发展造成一定的影响。档案管理信息化可帮助企业快速查找资料,输入关键词就能很快找到准确信息,为企业的发展提供有效的参考意见。从以上角度来看,档案管理信息化建设在很大程度上可促进企业的发展。

2加强档案管理信息化建设的方法

2.1提高对档案管理信息化建设的重视

为了充分发挥档案的重要作用,为企业发展提供有效的帮助,加强信息化建设十分必要,可以从以下几个方面入手:首先,必须要提高重视程度,主要是领导的重视程度。只有企业领导足够重视,才能投入精力完成工作,员工也才能提高重视程度。在此基础上,才能建立完善的档案信息化管理制度,原有的档案管理制度并不符合档案信息化管理的要求,因此,必须结合实际情况重新制定。只有具备完善的管理制度,才能保障各项工作的顺利开展,这也要求制度的落实工作要到位,相关工作人员应高度重视,清楚工作内容的重要性,严格执行,提高对档案管理信息化建设的重视程度。

2.2加强网络安全性

网络安全问题十分常见,也是当前进行档案管理信息化建设的重要方面,尤其是网络会存在漏洞,黑客可能会入侵,窃取档案资料,使企业遭受巨大损失。要提高其安全性,及时修复网络漏洞,使用安全性能更高的软件,对重要文件进行备份和加密,做到防患于未然,从根本上解决问题,提升网络技术水平。

2.3提高档案管理人员的工作能力

提高档案管理人员的工作能力,是加强档案管理信息化建设的重要方法,虽然由计算机完成档案管理工作,但是还需要人力进行操控,因此要求档案管理人员具备熟练使用计算机技术的能力。工作人员对待工作要足够认真,有耐心,这是最基本的要求。档案信息化管理与普通档案管理工作有所不同,还需在意识上有所转变,提高重视程度。

3结语

档案管理信息化建设的重要性应该得到重视,计算机技术的好处显而易见,如今发展得也比较成熟,将其应用于档案管理进行信息化建设,必然会取得非常显著的效果,这是未来明确的发展方向。但是受到多方面因素的影响,建设过程还存在各种各样的问题,还不够完善,本文针对这些问题,提出了相关的解决方法,希望能从根本上为相关人员及部门开展研究工作带来有效的帮助。

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作者:王丽君 单位:大庆市龙凤区招生办

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