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普洱事业单位人事档案管理探析

摘要:人事档案是记录一个部门、一个单位人才和人员信息的主要载体,是管理、使用、分配人才的重要依据。当前普洱部分事业单位的档案管理存在的主要问题:档案管理的基础设施落后;管理水平和手段与内地相比滞后;档案管理人员工作能力有待提高;缺乏对档案管理工作重要性的认识;人事档案收集工作的整体性不强。因此,在档案管理工作中有效解决单位人事档案存在的问题显得尤为必要。

关键词:普洱;人事档案;管理

人事档案是记录每个人学习工作的经历、表现、奖惩状况等多方面的文字材料。它是人才人员管理、使用、分配的重要指针。随着事业单位改革的不断深入,人事档案管理中存在的问题也日趋突显。因此,在档案管理工作中有效解决单位人事档案存在的问题显得尤为必要。

一、普洱当前事业单位人事档案管理存在的主要问题

(一)档案管理的基础设施落后

多数单位人事档案管理以“因地制宜、化繁为简”的原则,一间办公用房涵着办公、存档、仓库三种职能。既不具备符合现代档案管理的硬件基础设施,又不具备档案管理相关的系统软件。长期以来,查看档案多以手工查阅方式进行,档案纸张发黄变脆、破损掉页现象时有发生,这给档案管理的安全带来了极大伤害。此外,不少单位档案管理中防火、防盗、防潮等工作不到位,档案管理基础设施落后。

(二)管理水平和手段与内地相比滞后

与国内许多内地省市档案管理体系形成差别的是普洱目前仍有不少单位和个人认为档案管理的工作内容简单,主要是一些抄写、收集、保管等工作,而且又不能创造任何经济效益,对人事档案的认识不够。因此,在这种潜意识的影响下,许多单位对档案管理相关的工作被忽略了。这不仅影响了单位对新技术及新员工的引进和提高,同时也在不知不觉中造成事业单位人事档案管理水平低端化,导致管理水平滞后。

(三)档案管理人员工作能力有待提高

调查组调查了解到,当前,普洱事业单位的档案管理人员文化水平以及专业素养都有待提升。主要原因是单位重视不够,从事档案管理的人员的培训跟进不够。相当一部分档案管理人员仍然运用旧有的思维模式来管理档案。由于思维模式与时代步伐差距较大,管理人员工作能力不足,所以出现档案管理的问题是可想而知的。若不提高其工作能力,要保证其管理工作的质量是根本不可能的。普洱80%的事业单位档案管理人员都非档案学专业毕业的,由于缺乏必要的专业知识,所以,通过培训等方式提高其工作能力显得尤为必要。

(四)缺乏对档案管理工作重要性的认识

和其他类别的工作相比,档案管理工作不显山、不露水,不容易引起人们的注意,也不容易出成绩。长期以来,大多数人甚至包括一些领导都对档案管理工作的认识存在误区。在他们看来,档案管理工作无非是抄写、收集、保管等内容,既不是单位的重要工作,也不是创造单位经济价值的工作,鉴于这些原因,档案管理工作在单位往往遭到忽视,缺乏对档案工作重要性的认识。

(五)人事档案收集工作的整体性不强

一是档案收集制度不健全,工作开展力度不够,归档工作被动、滞后;二是归档材料缺乏全面性、完整性;三是归档材料缺乏真实性、准确性。真实性与准确性是密切相连的,在实际档案中,部份档案存在不准确、不真实的情况,这类档案不仅没有发挥档案应有作用,相反还产生负作用、负能量,给人事档案管理带来负面影响。

二、提高普洱事业单位人事档案管理水平的措施

(一)强化人事档案工作的基础建设

为进一步改善档案管理基础设施建设,档案管理部门要加强与领导部门沟通的力度,最大限度争取到相关支持。一是要进一步强化专用档案库房建设,提高防火、防盗、防潮的能力;二是要更新档案管理设施设备,优化配置档案柜、空调、灭火等设备;三是要加强档案管理检查,将防蛀、防火、防光、防潮落到实处;四是要加大资金投入,及时更新信息管理设备。

(二)加强人事档案管理信息化建设

科学技术的飞速发展,加快了档案管理信息化进程的步伐。人事档案部门要加大信息技术引入档案管理的力度,建立健全网络信息平台,降低管理成本,最大限度发挥信息化管理的优势,提升档案管理效率。

(三)着力提高人事档案管理人员自身能力

人事档案管理工作的政策性、实用性、业务性极强,同时兼具服务性以及保密性等特点。因此,普洱各事业单位、部门在招聘档案管理人员时,要从政治、作风以及责任心等多方面进行考察,将那些政治觉悟性高、专业素养过硬、责任心强的年轻同志选配到档案管理工作岗位上来。此外,档案主管部门应经常组织业务培训,进一步提高从业人员对档案管理工作的认识。要严格要求从业人员不断学习专业知识、开拓视野,切实提高发现问题、分析问题、解决问题的能力。

(四)提高思想认识,切实做好人事管理工作

一是各单位领导要充分认识档案管理工作的重要性,将档案管理纳入日常的议事日程,加强档案人员素质建设和单位干部队伍建设一同谋划、一同落实、一同考核。二是各部门各单位组建本系统本单位档案管理领导团队,对档案管理工作进行定期不定期检查、督促、指导,强化考核机制,对工作进行定量考核,分级分类实施监督、指导,进一步健全完善档案管理制度。

(五)着眼于平常,不断提高人事档案管理水平

档案资料的收集要着眼于平常,这是档案工作的基础。当前,政治体制改革深入推进,干部制度的改革、各种各样的培训以及专业晋升、党内学习活动等材料逐年增多,层出不穷,这对档案材料的收集提出了新的要求。人事档案管理人员要立足于平常,做到及时收集各种档案资料及时进行分类和整理,及时处理那些不符合归档要求的材料,对那些手续不足的材料要重新退回到材料收集部门。档案材料要做到完整、准确、真实,确保人事档案的权威性。

三、结语

人事档案管理在事业单位的工作中占据十分重要的地位。随着时代的发展,档案管理的方式也在不断改进,传统的档案管理方式已经不能适应社会发展需要。各事业单位伴随人事档案制度改革,必然对人事档案管理提出新的要求。对人事档案事业来说,既是机遇,也是挑战。因此,应该牢牢抓住机遇,从制度、机制、观念等方面加以创新,迎难而上,及时处理好人事档案管理中存在的问题,从而为普洱事业单位人事档案管理作出新的贡献。

参考文献:

[1]李凤娟,牛颖,关于事业单位人事档案管理创新思路的探讨[J].黑龙江史志,2011,(3).

[2]孙伟,浅析事业单位人事档案管理特征与作用[J].黑龙江史志,2014,(5);

[3]常艳杰,浅谈事业单位人事档案管理存在的问题与对策[J].神州(中旬刊),2012,(6).

作者:罗艳 单位:普洱市疾控中心

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