中学档案管理的安全保障措施

【摘要】随着我国对档案越来越重视，档案管理的安全性问题也日益得到社会的关注。随着中学综合档案室已初具规模，档案室的管理越来越规范，这对于学校的教育管理工作起到了一定的推动作用。本文从中学档案管理的安全保障措施展开分析，并提出自己的意见和建议，期望对切实完善档案管理工作有所帮助。

【关键词】中学；档案管理；安全管理措施

档案已经成为一种重要的社会信息资源，逐步得到人们的关注。学校将各种资料整理、归档、立卷，使得这些资料既可以为大众服务，也可以使档案得到科学合理的利用。根据这些资料，学校领导可以制定出科学合理的决策，促进学校的更好发展。因此，在学校教育管理工作中，做好档案的安全性保管工作十分重要。

一、定期对管理人员进行培训，提升档案管理工作者素质和安全管理意识

（一）加大法制宣传力度，提高全体师生的安全应用档案观念。在我国《档案法》和《保密法》已修订得相当完善，学校应该加大安全应用档案的宣传，强化师生档案管理工作的意识。学校可以可利用校板报、校园文化走等大力宣传相关的档案知识。互联网普及的今天，学校也可以利用QQ、微信等宣传手段，使全体师生都能充分认识到档案管理工作的重要性。

（二）定期对档案管理人员进行培训，加强对其的职业教育。档案管理及其安全性保管工作的顺利开展需要一只专业化的档案管理人员队伍。为了加强档案管理队伍建设，学校应该进行岗前知识培训，然后进行考核，只有通过岗前考核的人员方可持资格证上岗，还要定期地对上岗人员的业务知识、技能和职业道德进行培训。进而提高档案管理工作的规范化，使得学校档案管理工作健康的发展。

（三）学校应加强档案安全性保管工作的意识，建立领导责任制。档案管理工作是一项长期的任务，是学校整体工作的一部分，但是在我国很多学校这部分工作是被学校忽视的，这样使得我国档案工作存在很多问题，例如部分案卷保管不完善，在查阅时资料不全面，甚至需要的资料找不到、丢失等。为了避免这些情况，校方应该加强对档案管理工作的重视，建立领导责任小组，由校长或者副校长担任该小组的组长，其他成员必须选用素质能力和业务能力较高的档案管理人员担任，建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》《档案利用制度》等工作制度，建立起完善的档案管理机制，使得学校档案管理工作更加健康有序的发展。

（四）实现管理现代化，拓宽服务领域。随着互联网技术的发展，我国档案管理的现代化、信息化发展也日益成熟。利用现代化高科技手段完善档案管理安全工作的现代化，档案的作用在于为学校领导的决策提供依据，这是就需要档案管理者通过一定的手段将档案资源及时提交学校领导。利用现代科技实现档案管理工作的现代化不断提高了资料利用率，更使得校方通过档案资料的使用过程，使得他们更加重视档案管理工作。

（五）紧跟时展，将档案管理工作与校园文化建设相结合。学校档案工作应该以广阔的社会文化为背景，结合自身学校的发展特色，不断地改革创新，紧跟时代潮流，建立独具本校特色的文化氛围，再通过学校文化走廊、校报等进行校园文化的宣传。

二、我国档案管理工作的安全管理措施

档案管理工作中安全管理工作尤为重要，但是由于我国学校档案管理意识淡薄，造成档案管理工作中存在“重保密轻利用”的现象。怎样将档案管理工作的安全管理措施与利用做到良好的结合？

（一）档案管理人员要做到“两勤一查”。档案管理工作人员要做好定期的宣传工作，利用校报、宣传走廊、QQ群等，向全体师生宣传《档案法》《保密法》及查阅档案资料的规章制度，使档案使用者可以科学合理的使用档案资源。在平常的工作中做好观察，实时对监控录像进行监看，防止出现档案被阅读者偷撕、涂改甚至损坏。在阅读者归还档案资料时，管理人员也要做好档案是否完好的检查，如若发现问题，管理人员应该及时向领导小组进行汇报，在问题出现的第一时间做到问题的检查。

（二）做好档案开放前的基础工作。学校在进行档案管理工作时，要做好档案开放前的基础工作，提高开放案卷的内在质量。要根据档案的原有存放规律，将档案进行科学分类、组卷、编目、排列。在做好这一系列工作后，要对珍贵、重要的档案进行复印、扫描进行复制，做好档案副本，进而延长档案的使用寿命。

（三）做好档案的解密工作。部分档案还是属于“保密”档案，而档案保密是有时效性的，根据《保密法》的规定，保密档案划分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级。这就要求档案管理者应该及时对保密期慢的档案进行清理和划分，将这些文件进行公开，使得师生可以借阅。

三、总结

综上所述，档案安全管理工作是一项长期的艰巨的工作，也是尤为重要的工作。学校应该加强对档案安全管理工作的重视程度，结合学校的工作实际，不断地总结经验教训，转变档案管理工作思路，创新档案管理方法，定期对档案管理者进行职业素质、业务能力等方面的培训，加强管理人员档案保密安全管理的培训，这样可以促进档案管理工作健康、有序的发展。

【参考文献】

[1]陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学(第三版)[M].北京:中国人民大学出版社,2008.

[2]郭小萍.论如何做好档案保密工作[J].科技之友,2008(7).

作者：袁秋玉 单位：泉州市双阳中学