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科技档案管理存在的问题与对策

【摘要】随着社会的进步和发展,科学技术水平显著提高,越来越多先进技术涌现,并广泛应用在档案管理中,能够有效提升档案管理成效,朝着更加科学化、标准化方向发展。就当前科技档案管理现状来看,作为一项技术性和专业性较强的管理工作,更为客观、全面地了解科技档案管理特性,有利于为高质量档案管理工作提供更为坚实的基础和保障。故此,科技档案管理工作应该从多种角度进行分析,明确档案文件收集、分类和编目等各个环节中存在的问题,提出合理的改善措施。

【关键词】科技档案;档案管理;问题;对策

档案作为一种原始数据资料的载体,是人类社会活动的真实反映,具有十分突出的历史考证价值。此外,档案也可以看作是一种知识符号的积累,是一种十分珍贵的信息资源。科研机构和事业单位的档案资料在长时间的积累中获得了丰富的经验,具有突出的参考价值和借鉴作用,同时具有真实性、广泛性、权威性等众多特点。科技档案管理工作开展中,档案管理人员应该具备更高水平的科技素质,利用现代化信息技术辅助档案管理开展活动,提升科技档案管理质量,促使档案管理工作更加高效地开展。由此看来,加强科技档案管理存在的问题和对策研究是十分必要的,对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。

一、科技档案管理中存在的问题

以中泰化学阜康能源公司科技档案管理工作为例,公司预计在今年4月份开展工作建设糊树脂项目,该项目工程将全新培育10个以上产品牌号,吸收了超过20名高科技人员,为工程项目提供技术支持。为了推进糊树脂项目建设活动有序开展,就需要档案管理人员同工程项目管理部门协调配合开展工作,提供一期项目建设聚合厂房、出料回收厂房、出料汽提、PVC界区外线走向图等52个工号的竣工图和施工档案。与此同时,档案管理员由于自身素质水平较高,可以更为及时、快速地开展档案查询工作,为工程项目活动开展提供更为坚实的保障。但是在工作期间,仍存在档案管理常见问题,具体如下:

(一)设备资料管理分散,资料归档责任不明确。企业在科技档案管理工作开展中,企业领导干部和管理人员应该提高对档案工作的重视和认知程度,只有这样才能确保各项工作更加高效开展。但是就当前企业科技档案管理现状来看,其中存在很大的问题,设备资料管理过于分散,由多个部门进行管理,资料归档责任不明确,致使移交档案室的设备档案出现不完整的问题。与此同时,在关于设备购买时同供货商签订的合同协议、安装调试、检测验收等材料又分别由公司采购事业部和项目管理部门负责管理,资料较为分散。

(二)档案资料移交不及时,忽视档案资源建设工作。公司内部的项目管理部门在档案资料收集和管理工作时,由于管理人员自身的疏忽,致使未能严格遵循预先设定的移交计划时间要求,及时有效地将档案资料移交到阜康能源公司档案管理部门,档案资料归档不及时现象尤为典型,很容易造成档案资料丢失。与此同时,公司内部的项目管理部门为了确保档案资料能够及时归档,会从其他部门临时抽调部分人员进行整理,但是由于这部分临时人员自身档案管理意识不高,实际工作开展中出现一系列错误,严重影响到档案资料归档效率和质量。

(三)档案形式不规范,影响档案资源数据库构建。档案管理中,公司内部个别部门在数据资料记录中,可能由于用笔和纸张方面存在不规范现象,归档文件的格式不清晰,导致档案资料填写不规范,不符合实际要求,严重影响到档案管理成效。

二、科技档案管理对策

(一)提高档案利用价值和凭证作用。为了提高档案管理工作成效,应该健全和完善档案管理制度,制定完善的档案资料收集、归档和分类程序,选择合理的管理方法,严格遵循归档要求,确保档案资料原始性得到充分体现。档案管理中应该对可供利用的复印文件资料进行归档,收集到原件后再替换,确保档案资料的原始性,充分发挥档案资料作用。

(二)提高科技档案技术文件资料完整性。档案管理人员在开展工作中,应该严格遵循工作标准和制度要求,充分了解工程项目的技术方案和技术路线,探究工程项目之间内在联系和因果关系,为科研人员实际工作开展提供更为坚实的保障。更加客观准确地了解工程的具体实施过程和主要内容。此外,为了确保档案资料归档的完整性和真实性,档案管理人员应该选择合理的管理方法,列出工程项目的具体归档资料清单,确保资料归档的完整性。

(三)改进档案管理分类方法。为了提升档案管理成效,应该注重档案资料管理方法的选择,根据实际情况,建立完善的分类体系,促使档案管理工作更加标准化、规范化。根据行业分类标准,制定明确的类目,突出科技档案管理特色,提升管理成效。在设备仪器档案管理中,可以进一步将其划分为综合档案和项目档案,促使档案管理工作更加科学合理。

三、结语

综上所述,企业档案管理不仅仅是档案管理部门的唯一职责,企业内部各个部门都承担着档案管理重担,这就需要日常工作中,各部门协力注重书写规范,确保数据资料保存完整,运用先进技术建立完善的数据库系统,辅助档案管理工作有序开展,提升档案管理成效。

作者:郑小红 单位:新疆中泰化学阜康能源有限公司

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