高中档案管理存在的问题

摘要：高中档案管理是学校教育教学及管理工作的重要组成部分。但是目前高中档案管理工作还存在着诸多问题，影响了高中教育教学管理的质量与效率。本文首先对高中档案管理工作存在的问题进行了分析，进而针对存在的问题提出了一可行性解决策略。希望能给高中档案管理工作提供参考与借鉴。

关键词：高中；档案管理；问题；解决策略

一、引言

高中档案是反映学生在高中学习、生活及发展情况的载体，通过档案可以对学校的管理情况进行了解，档案也是体现学校在教育教学工作的真实材料。随着时代的发展、社会的进步，档案管理工作的重要作用日益凸现出来，高中学校必须高度重视档案管理的作用，把档案管理作为教育教学管理的重要组成部分，提到了议事日程。高中学校需要在提高档案管理效率的基础上，不断提高档案管理质量，对档案信息进行核对，探索高效档案管理的有效途径。

二、高中档案管理存在的问题

第一，信息收集存在着障碍。目前相当一部分高中学校在档案管理方面仍然沿用传统的管理模式，档案信息的收集存在着障碍。因为信息收集的范围非常广泛，如师生的各个方面、每个阶段的信息，都需要收集完整。工作量较大，需要大量的人去做信息收集工作，在信息收集之后，又需要进行信息录入工作，又需要投入大量的时间。很多学生对信息收集工作缺乏应有的重视，在提交信息时存在着应付心理，影响了信息的质量，会出现大量的错误，再加之教职工对于信息录入工作缺乏重视与热情，即使信息录入档案当中，在以后的查询过程中也会存在诸多困难，这就影响了信息收集工作的质量与效率，档案信息也发挥不了应有的作用。第二，学校各部门配合不主动。由于目前大多数高中学校忽视档案管理工作，对档案管理缺乏有效的管理制度体系，或对相应的管理制度落实不利，导致学校各部门对档案管理的配合不主动。档案信息管理所涉及的范围很广，具有系统性，尤其涉及到的个人信息又较为复杂，学校各部门部认为档案信息的收集是一种额外附加工作，各部门存在着推诿现象，加之档案管理制度不完善，要求不具体，分工不明确，责任不到位，导致各部门在档案信息管理工作方面效率与质量不高，工作失误现象频频出现，导致管理的程序混乱，影响了档案管理的规范化、高效化。第三，科技手段的应用程度不高。部分学校还在沿用传统档案管理的手工操作管理形式，具体的档案信息需要档案人员耗费大量的时间，劳动强度大，还通常会出现失误，影响档案的准确度。个别学校只是把提高学生升学率放在首位，对档案管理缺乏应有的重视。随着科技的进步，信息化管理手段引入也为档案管理工作的高效管理提供了保障，信息的传输、整理、存储、共享等，打破了传统档案管理方式，提高了查询功能，提高管理效率，而学校还没有真正认识到档案管理信息化的重要作用，档案管理效率难以提升。

三、高中档案管理有效策略

第一，完善档案管理制度。档案管理离不开制度的规范，管理部门需要根据实际工作，使档案管理系统化，提高档案信息的质量与精确度，要制定出相关制度规范档案管理工作。如建立与完善档案信息收集制度、整理制度、查阅制度、网络制度等。要有专人具体负责档案管理，进行档案信息的收集与预立卷工作。档案管理工作需要分工明确，责任明确，才能使档案管理工作有章可循，落到实处。同时，要根据学校的实际情况，发掘档案信息资源，真正发挥档案的服务作用，以及教育管理功能。将传统档案管理以收藏为主的功能转变为以开发利用、为教育教学管理提供服务的功能。学校要重视档案管理的作用，并且进行管理的投入，更好的发挥档案管理的服务功能。第二，引入信息技术进行高效管理。档案管理的信息化是网络背景下档案管理发展的趋势，所以要大力推进档案管理信息化进程，从而改变传统教学以手工操作为主的管理模式，通过建立网络信息平台，促进档案信息管理手段的全面运用，这需要引入先进和档案管理硬件与软件，实现高中档案资源的校与校之间的共享与借鉴。此外，还要运用计算机及网络的管理储存功能，开发高效的档案管理信息系统，为学校与社会提供基础性和系统性的信息服务，发挥档案管理的服务功能。第三，提高档案管理人员的业务技能。档案管理是一项较为复杂的信息管理工作，需要有效的管理系统，这对档案管理者提出了更高的业务要求。高中学校目前缺乏专业的档案管理人员，这是档案管理低效与质量不高的重要原因。同时，需要成立专门的档案管理小组，加大对档案管理人员的培训力度，对档案管理人员进行考核，促进档案管理人员素质的提高。并且可以引进档案管理专业人才，激发档案管理人员的工作积极性，促进档案管理向着信息化、规范高、高效化的方向发展，提高档案管理的效率与质量。第四，科学地进行信息收集与管理。档案信息的收集需要持之以恒，是一个长期积累的过程。学校要加大宣传力度，提高师生对档案管理重要意义的认识，使广大师生能够积极投入到信息收集工作中来，提供完善的档案信息，完善档案材料。此外，档案管理人员要密切配合学校各部门的工作，对于复杂的信息材料，运用科学的手段进行筛选，保障信息的真实、完整与高效。提高信息质量，更好地为学校管理与社会发挥服务功能。

四、结语

做好高中档案管理工作是提高高中教学质量与管理效率的重要途径。学校要建立健全管理制度，运用科技手段提高档案管理的质量与效率，提高档案管理者的管理技能，更好地发挥档案管理为学校与社会服务的功能。

参考文献：

[1]秦尧：高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2016（06）.

[2]柯童：高中档案工作存在的问题及解决策略[J].黑龙江档案，2012（03）.

作者:徐强 单位:山东省邹城市第一中学