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浅析优化物业档案管理问题

摘要:物业档案管理是物业服务工作中十分重要的一部分,其管理质量的好坏直接体现出物业企业的服务规范和质量,因此应当重视对物业档案管理工作的优化。本文首先对当前物业档案管理工作中存在的问题展开探讨,然后在此基础上提出优化物业档案管理的策略。

关键词:物业档案管理;问题;策略

1引言

在当前的社会中,人们对各方面的服务质量提出更高的要求,在物业服务之中也同样如此。而物业档案管理与物业服务质量有着直接性的影响,优化物业档案管理工作对提升物业服务质量有着非常大的帮助,下面对优化物业档案管理问题的相关策略展开具体研究。

2物业档案管理存在的问题分析

在当前的物业档案管理工作中存在着较多的问题,这些存在的问题严重影响到当前物业服务的质量,对物业企业的发展带来较大的不良影响。其主要体现在以下几个方面:

2.1管理层对物业档案管理不够重视

在当前物业企业中高层领导者中对于物业档案管理的意识较为薄弱,没有充分认识到物业档案管理与物业服务质量之间的关系,从而在对物业企业中远期规划建设之中,在物业档案管理的投入上较少,在人才的引进上没有引起重视,在相关信息设备的采购上没有进行合理的规划。这就造成物业档案管理工作效率十分低下,影响到最终物业企业的整体服务质量,实质上造成这一点的根本原因在于领导者没有看到物业档案管理工作带来的长期效益,进而影响到其在这上面的重视度。

2.2管理制度上存在较多漏洞

在当前的物业档案管理制度中存在着较多不完善的地方,其中主要体现在以下三个方面:第一,在基础管理工作上缺乏统一有效的管理标准。在进行物业档案管理的过程中没有对如何进行分类、信息保管时间的长短等做出统一,在操作上表现出较大的随意性,影响到物业档案管理的质量。第二,在档案信息的管理上过于分散。对于许多的物业企业来讲,在档案管理工作中都是将信息管理分散到各个部门之中,并没有对档案信息进行集中统一,不仅容易造成档案信息的遗失,而且对档案信息的利用效率也较为低下。第三,物业档案管理缺乏前期档案介入。

2.3物业企业档案管理人员综合素质较低

当前,物业档案管理存在缺乏专业人才的问题,该管理工作属于一种基层的管理工作,很难吸引一些具有高素质的人才,这就造成在当前物业企业档案管理中许多管理人员在专业性上较弱,在理论知识上较为缺乏。甚至一些物业企业采用兼职的方式来进行物业档案管理,没有专门的物业档案管理人员,由其他的一些工作人员代为进行管理,在这种情况之下严重影响到物业档案管理的水平和质量。

3优化物业档案管理问题的策略研究

针对当前物业企业档案管理中表现出来的一系列问题,物业企业应当重点针对这些问题展开优化,采取有效的物业档案管理策略,从而有效提升物业企业服务的整体质量,促进物业企业健康发展。

3.1提升管理层物业档案管理意识

物业企业领导人员对物业档案管理的重视程度直接影响到物业档案管理的效果,因此在对物业档案管理问题进行优化时,首先需要提升物业企业管理层物业档案管理的意识,让他们充分意识到加强物业档案管理对提升物业服务质量的重要性。为此需要加强对物业企业管理人员档案服务工作的宣传教育,通过宣传教育来改进和提升他们的管理意识。

3.2不断完善物业档案管理制度

物业档案管理工作的开展必须具有完善的档案管理制度,才能够更好地对管理工作进行约束和规范,从而提升物业档案管理的质量,其主要可以从以下几方面加以完善:第一,建立统一完善的标准,对物业档案信息的分类、保存时间做出明确的规定,对于重要档案信息需要做好保密工作等,实现对物业档案的规范化管理。第二,根据物业企业的实际情况,选取科学合理的物业档案管理方式。明确物业档案管理的岗位职责,实施全方位管理,保证档案的质量,促进物业管理和服务水平的提高。

3.3提升物业企业档案管理人员综合素质

提升物业企业档案管理人员的综合素质对优化物业档案管理问题起到关键性的作用。首先,物业企业档案管理人员应当在招聘时选取更加专业,具有较强的专业知识和专业技能,能够独力高效地处理各种物业档案管理问题的人才;其次,物业档案管理人员必须具备较强的信息技术能力,能够熟练应用相关的管理软件,这也是现代物业管理工作必备的技能之一;最后,物业企业应当加强对档案管理人员的培训工作,通过定期对物业档案管理人员进行培训,提升他们的专业知识和专业技能。

4结语

综上所述,物业档案管理工作在现代物业服务中有着非常高的重要性,物业企业应当对此引起足够高的重视,对当前物业档案管理工作中存在的问题引起关注,并针对这些问题采取科学有效的优化策略,以此来不断提升物业档案管理的质量,让物业服务的整体质量得到提升,从而有效提升当前物业企业的综合竞争力,促进物业企业的健康发展。

参考文献

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[4]梁淑琴,董九兵.物业档案管理工作的特点和作用[J].北京档案,2007(7).

作者:李明阳 单位:吉林省四平市物业管理中心

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