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民办高校档案管理工作存在的问题

随着规模化发展,民办高校已占了高等教育的半壁江山。民办高校档案管理工作中面临着“机遇和挑战并存的局面”。广大档案管理者要立足于创新机制、完善制度、增加监管和资源融合等方面,实现民办高校档案工作的全面发展。

一、民办高校档案管理工作的价值意义

在民办高校的发展进程中,档案是学校发展的真实记录,也是一种十分珍贵的信息资源。它真实地记录了学校的发展历程,并且在学校的校园文化建设、内外管理、科学研究、办学特色、人才培养工作评估等方面,发挥着重要的作用。在发展过程中,民办高校在教学设备的投入水平上,无法与公办学校相比,因此在档案工作上,难以对学校档案教学、人才培养建立系统的档案管理。另一方面,学生及其他档案积累的数量也在逐步增加。民办高校作为高等教育的一个组成部分,其档案科学化管理、信息化管理应该及早提上工作日程,要在纸质档案管理和数字化档案管理的基础上,形成系统的管理方法,继而减少档案工作所带来的工作压力,为学校教育教学管理、民办高校发展与建设提供发展基础,对民办高校管理工作确立帮扶作用。

二、民办高校档案管理工作存在的问题

1.管理者对档案管理重要性认识缺失

民办高校本身就在教育师资力量、招收生源质量、教学科研水平等方面,存在着发展弱势。民办高校管理者往往更加重视对生源、师资等方面的投入,却忽略了对学校档案工作的重视。大部分高校管理者认为档案工作就是一项“面子工程”,是可有可无的资料整理。它既没有什么经济效益,也没有什么工作业绩,因此将档案工作的性质变得附属化、淡薄化。比如在一些具体的资料、数据上存在着一定的匮乏,在基层部门的文件资料立卷归档工作中,有的部门领导将档案工作认为是额外负担,所以对积压的档案资料不给予经费充实和关注,导致有的档案资料残缺不全、有的档案文件有批复无请示,所以致使学校的档案工作难以适应学校建设的发展。加之档案管理者的专业程度偏低,规范化管理意识淡薄,造成了对档案管理工作的重要性未能形成共识。

2.档案管理工作流程不够规范

现阶段,一方面,虽然档案管理的内容、服务模式、整理手段在实际的工作中存在着一定的变革。在档案管理人员的实际工作中,他们往往只能运用手工的操作手段,进行资料、文书的整理、归档、完善工作。这一传统化的工作模式,与现代化的办公手段产生了强烈的反差,所以导致档案管理手段较为落后,实施流程不够严谨。另一方面,民办高校档案“归档难”的问题十分突出。对档案管理工作理论层面研究还显得很薄弱。比如,有的民办高校在档案与文本管理过程中,虽然在办学之初就已经制定了相应的管理规章,但在执行上还是不够严谨。有的工作人员在文件管理后,因查阅不便而不愿意提供档案借阅;有的档作人员把档案材料随意摆放、整体秩序较为杂乱;文书归档登记后,没有按工作流程进行统一的登记管理,导致一些档案材料丢失。

3.档案管理人员的专业素养较低

受各项教学资源的制约,从民办高校的角度来说,师资力量不足是一个通病。民办高校在师资力量上,只能吸引刚毕业的年轻教师或是退休之后返聘的教师,使民办高校在科研方面存在着严重的滞后。对于年轻教师而言,他们的教学经验较少、对档案管理工作缺乏实践经营,难以满足高校档案管理工作的发展需求。而离退休教师的思维较为保守,大多以传统的授课形式为主,导致教学档案理论与教学实践形式脱节。很多教师在外兼职,未能够全身心地投入到高校的教学工作中,相应的在档案科研方面,一样呈现出一定的空缺。

4.档案信息工作的利用率较低

伴随着经济的发展,在民办高校办学管理工作中,计算机技术也得到了广泛的推广和应用。很多院校都已经实现了档案信息管理模式。但是,和教学系统、教育软件及其他技术相比,档案管理工作存在着明显的滞后性。在档案的实施检索和档案资源库的建设上,缺少相应的多媒体数据库和全文数据库。档案管理工作在具体的档案查询工作上,工作活力较为缺失,工作效率和服务质量都存在着较大的空白。无论是对于学生还是对于教师来说,当档案工作的智能查阅不足的时候,那么会对档案查询工作形成极大的困扰。

三、提高民办高校档案管理工作实效性的对策

1.完善民办高校的档案管理制度

从民办高校所扮演的角色上看,学校应该充分履行职业教学的发展原则,结合高校自身的办学条件,设定一套科学的档案管理制度。明确档案工作岗位编制及职责,人员配备、软硬件建设最低标准,严格把握档案管理制度的科学化服务,从管理理念上对民办高校的档案工作予以支持与重视。民办高校管理者要协同教育行政主管单位,建立一个健全的档案工作交流考核机制,通过建立《学期档案管理规划》的方法,通过增加档案经费、投入工作人员、增加职能档案查阅设备等手法,使档案管理工作更加规范。当地教育部门要通过健全的考核机制,对档案管理工作的流程、细节进行定期检查考核和评估。促使民办高校的档案工作人员能够具备较强的法律意识和完善的业务能力、通过树立“规范化”、“法制化”的档案工作理念,融合“信息化”和“智能化”的档案工作化水平,使民办高校的档案管理工作的程序更加规范和科学。

2.加强师生双方的档案价值认同

在增强档案管理工作中,必须加强师生双方的档案价值认同,立足于学生、教师两个方面,提高全校师生对科研档案价值的认识。民办高校要改变“重课题、轻科研”的发展局面,改变课题项目在立项时过于重视论文的发展局面。要从档案工作中的科研宣传、课堂研究、论文发表、科研成果、推广应用等方面做起,继而使档案工作成为一项集科研、教育、文化、历史为一体的综合性工作,使科研档案能够起到应有的知识传承和使用。要进一步明确全校师生对档案收集的重视程度。结合科研工作中的新思想、新知识,先后制定专业的科研工作交流规划,配备与业务共享相适应的专兼职科研档案管理人员,加强对全校师生宣传科研档案业务的培训和指导。进一步明确档案收集工作的归档细节。

3.创新对档案资料归纳模块的设定

在民办高校事业的推进过程中,通过创新档案资料归纳模块等形式,能够逐步实现对教学档案的现实作用,增加民办高校档案资料的运用效率。因此,档案管理者要在档案实践工作的过程中,严格院系两级档案管理模式,积极践行归纳、整理、借阅等工作。按照民办高校的办学理念、专业特色和教学类别的调整设置不同的模块,将其分为党群、行政、常规教学管理、科研成果四个板块:第一是党群板块,在材料中由校党委、组织部门、宣传部门、工会部门和团组织部门形成的有价值的图片、视频及文件材料。包括民办高校不同院系之间的党团组织学习、社团活动、生活情况等等。第二是行政板块,具体归类存档资料由民办高校的理事会、人事处、教务处、招生办等方面所形成的工作计划、例会记录、工作大事记等等。第三是常规教学管理板块,具体归类存档资料包括不同院系的专业现况、专业申报材料、教育计划及教师的多媒体课件等教学管理材料。从不同的方面,增进教育档案资料的完善度,尤其是要对于其中所包含的学生档案这一部分,给予较高的关注。要通过对学生的学习成绩、竞赛结果、日常考评、毕业设计等档案信息的收集,确保常规教学管理板块的设计更加合情合理。第四是科研成果板块,主要针对的是在科研管理和科研实践中所形成的各类文件质量,包括院系教师的项目计划、申报立项、检查情况等等,进一步提高民办高校档案管理的工作质量。

4.加强对档案工作人员的业务培训和工作督查

要对民办高校的档案工作人员设立“持证上岗”的标准,结合档案行政部门举办的从业资格培训,给档案工作者颁发合格证。通过系统的培训,进一步提高档案管理员的专业水中。特别是在推进档案信息化管理的过程中,要结合档案工作人员所了解的计算机技术和信息管理技术,通过“远程教育培训”“档案信息制度考核”“民办高校档案管理分析工作会议”,查找档案工作中存在的不足,定期淘汰一些不具备档案管理能力的工作人员。确保通过科学的业务督查,逐步推进高校档案信息化工作的监督质量。相关教育部门要和民办高校管理人员达成共识,将民办高校教学纳入学院可持续发展规划中。要严把质量关,提高民办高校对档案工作的发展认知,强化对民办高校档案工作的监督审查。使档案工作人员的工作能力、发展意识、思维水平得到有效的提高。

5.整合档案资源以促进教学经费运作

为了解决民办高校档案工作中管理经费不足的现象,学校管理者要结合档案工作的建设情况,通过不同的形式,保障民办高校有限的教育经费。形成“优势互补、资源共享”的工作原则,把同一区域内的几所民办高校的档案建设资源进行统一起来,建立一个网络化的档案管理机构。并且借助于网络资源的便利性,形成“联合档案室”。在对档案资源进行管理的过程中,同时对“联合档案室”的举办经费进行公开的筹集,“联合档案室”的活动经费由几个民办学校共同承担。在减轻各单位档案资源压力的同时,进一步缓解经费短缺的问题。除此之外,还可以利用互联网电子信息技术,投入一定的经费,建立“电子档案资源网络数据库”,实行互通的档案管理,构建一体化的数字档案信息系统,增强不同档案部门的相互融合,以促进区域民办高校形成发展合力。

四、总结

综上所述,通过完善的档案管理工作,推动民办高校教育事业的良性发展,进一步规范档案管理工作的发展流程,缓解及解决其中存在的各种问题。创新档案管理工作模式,充分利用科技信息化技术,以弥补民办高校档案工作者的资金、经济、设备等方面经费投入不足,协力提升档案管理工作中工作效率和水平。

作者:李江霞 单位:广州南洋理工职业学院

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