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论档案管理的设计与实现

摘要】新形势下我国发展速度的加快,对其档案管理水平提出了更高要求。在落实档案管理工作时,为了降低其问题发生率,优化档案管理方式,应注重功能强大的档案管理系统设计与实现研究,落实好相应的研究工作。基于此,本文就档案管理系统的设计与实现展开论述。

关键词】档案管理系统;设计;实现;研究工作

1引言

重视档案管理系统的设计与实现研究,有利于保持其良好的档案管理效果,全面提高档案管理工作效率及质量,并实现对档案管理中信息资源的高效利用。因此,需要结合档案管理的实际需要,对其管理系统的设计与实现进行深入分析,完善该系统所需的设计方案,从而为可持续发展提供可靠保障。

2实践中档案管理系统的设计研究

2.1系统的软件结构设计

在档案管理系统设计过程中,设计人员应结合该系统的功能特性及档案管理工作的实际需要,落实好系统的软件结构设计工作。具体表现为:(1)加强模块化分析方法使用,对档案管理系统进行功能模块设计。该系统实践应用中所包含的功能模块为:用户管理模块、机构管理模块、档案库及档案管理模块、借阅管理模块等。设计中在明确这些功能模块的基础上,设计人员应注重系统参数表设置,像文件类目表、档案种类表等;(2)结合档案管理系统中不同功能模块的实际作用,在其软件结构设计中需要在有效的设计方法支持下,确保系统功能模块设置合理性,并对软件结构设计效果进行综合评估,以便满足档案管理系统的实际需要。

2.2系统所需的顺序图设置

为了提高档案管理人员的工作效率,保持其良好的管理水平,应注重系统所需的顺序图设置。具体表现为:(1)档案管理系统工作人员及相关人员登录过程中,为了确保他们能够顺利登录,并有个人的ID及密码,则需要根据实际情况,注重档案管理系统中的登录系统顺序图设置;系统运行中为了达到添加用户的目的,则需要设置添加用户顺序图;(2)档案管理系统运行中对用户进行修改或删除时,应设置好相应的修改及删除用户顺序图,确保系统实践应用中能够处于稳定的运行状态。

2.3系统的数据库设计

在档案管理系统运行中,为了达到数据存储及调用的目的,则需要重视系统数据库设计。具体表现为:(1)通过对档案管理系统各组成部分功能特性的深入分析,应明确其中的用户、档案库、机构等要素的属性、包含内容等,从而为系统的数据库概念结构设计提供相应的参考依据,得到所需的设计方案;(2)通过对档案管理系统中用户信息表、档案信息表、系统日志信息表等不同数据库表的定义分析,在确定各表关系模式的基础上,实现系统数据库表的合理设置;(3)为了降低系统数据库运行中的问题发生率,也应在需求分析的基础上,开展数据库完整性设计工作,确保最终设计得到的数据库实践应用中能够达到档案管理系统要求,并为档案管理信息的高效处理及管理工作计划的深入推进提供相应的支持。

3实践中档案管理系统的实现研究

3.1确定系统总体结构

当档案管理系统设计工作完成后,为了提升其潜在的应用价值,需要在该系统实现过程中确定其总体结构。具体表现为:(1)通过对档案管理系统所有业务工作内容的深入探讨,在信息技术与计算机网络的共同支持下,在计算机三维空间中绘制出系统总体结构图,从而为其后续工作开展提供科学指导。

3.2实践中的登录窗口设计

在档案管理系统实现研究中,为了确保用户与系统之间能够进行交互,则需要设计人员对系统登录窗口进行设计。具体表现为:(1)在计算机三维空间中,通过对档案管理系统运行中用户实现基本功能流程图的绘制,完善档案管理功能,进而为系统登录窗口设计提供必要的参考信息;(2)结合用户访问权限管理要求,在设计理念与方法的支持下,确定档案管理系统所需的登录窗口,确保其设计合理性。

3.3实践中的验证模块

为了实现对档案管理系统的高效利用,保持其良好的运行效果,则需要在系统登录窗口设计工作完成的基础上,设置好该系统所需的验证模块。具体表现为:(1)结合档案管理工作的具体情况,绘制出档案管理系统运行中的验证流程图,从而实现对系统登录人员的身份验证,使得系统安全性能够得到可靠保障,优化其管理功能;(2)在档案管理系统验证流程图的基础上,设置相应的代码,使得该系统运行中的验证思想得以体现,为档案管理系统的高效利用提供参考信息。

3.4系统的WEB著录操作界面

档案管理系统中可以利用网络进行远程著录操作,同时还可以整理和移交档案,操作之前,系统管理员会先进行账户的设置操作,每个立卷归档的部门都会被管理员事先指定一个单独的账户,通过该账户,用户可以将需要立卷的文件进行归档,并将其著录在文件服务器上,这一过程中,需要网络的支持。因此,需要注重WEB著录操作界面设置。其设置过程中应从全宗著录、档案文件著录等方面入手,确保该操作界面设置有效性。

3.5系统实现中其它要点

在档案管理系统实现研究中,除过以上所述的内容,也需要明确该系统实现中的其它要点。这些要点包括:(1)为了满足文字类、图片类等不同类型档案的管理要求,应加强档案管理系统实现中的公共文件上传设计,并设置好相应的块,确保系统应用中的各类档案文件能够及时地长传到档案管理系统中;(2)在档案管理系统运行中,结合文件打印的实际要求,也需要落实好通用打印控件设计工作,提升档案管理系统的潜在应用价值。

4结语

综上所述,结合当前的形势变化及档案管理的实际需要,落实好其档案管理系统的设计与实现研究工作,具有需要的现实参考意义:有利于提升档案管理方面的信息化管理水平,保持其管理工作高效性。因此,未来发展中相关人员应给予其所需的档案管理系统设计与实现更多的关注,且在设计人员丰富的实践经验、先进的设计理念及方法等要素的支持下,确保档案管理系统实践应用效果良好性。

参考文献

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[2]梁景秀,张婧.行政事业单位档案信息化建设分析[J].企业改革与管理,2014,(20).

[3]孟微.如何加强事业单位档案管理体系建设[J].黑龙江档案,2014,(05).

作者:朱乔芙 单位:吉林省四平市人事考试中心

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