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水利工程技术档案管理工作分析

水利工程技术档案管理工作分析

摘要:近年来水利工程事业取得了较快的发展,在水利工程管理、运行和维护养护工作中,离不开水利技术档案的支持,水利技术档案作为水利工作项目全过程的真实记录,可以为水利工程投入使用后的管理、运行及维护工作等提供重要的参考,能够更好的服务于水利事业。对水利工程技术档案工作的重要性入手,对加强水利工程技术档案管理工作进行了具体的阐述,有效的推动了水利工程技术档案管理的正规化和标准化。

关键词:水利工程技术档案;管理;重要性;措施

在水利工程项目实施过程中,从立项、设计、招投标、施工、监理、竣工、验收及试运行的整个过程中所形成的文字资料、图纸、图表、声像及计算材料等都会进行归档保存,从而形成水利工程技术档案,以水利工程建成投产后的管理、运行及养护等工作提供重要的依据,同时也能够为其他工程建设提供重要的参考。因此需要做好水利工程技术档案管理工作,从而更好的推动水利事业的健康、有序发展。

1水利工程技术档案管理工作的重要性

水利工程技术档案作为对水利工程项目全过程的真实记载,是水利科技档案的重要组成部分,由于水利工程技术来源于工程建设的全过程,因此在水利工程建设过程中具有非常重要的作用,同时在工程建设投入使用后的管理工作中也是不可或缺的重要资料。通过水利工程技术档案,可以了解和掌握水利工程建设过程中的详细情况,特别是对于水利工程建设质量,档案可以充分的发挥重要凭证的作用,一旦工程投入使用后存在质量问题,则可以作为追责的重要证据。加强水利工程技术档案管理工作,确保档案资料的完整性,不仅有利于水利工程档案的开发利用,而且还能够更好的发挥出水利工程技术档案重要的价值。一旦水利工程技术管理工作不到位,导致档案资料残缺不全或是档案资料不准确,则会对档案资料作用的发挥带来严重的影响。因此在水利工程项目施工过程中,需要对各个阶段档案资料的原始记录、收集、整理和保存工作给予充分的重视。通过强化水利工程技术档案的管理,有效的推动水利工程建设事业的快速发展,为我国经济的健康、可持续发展奠定良好的基础。

2加强水利技术档案管理工作的具体措施

在水利技术管理工作中,需要以水利技术档案作为重要依据,同时水利技术档案在水利建设活动及水利技术交流过程中也发挥着非常重要的作用。由于水利技术档案形成于水利工程建设的全过程中,是水利工程建设各个环节形成的不同形式及不同载体的历史记录,因此需要做好水利技术档案管理工作,从而使其在水利工程建设及管理工作中发挥其重要作用和价值。

2.1水利工程技术档案管理工作要注意其完整性、准确性、系统性。一般来说,水利技术档案文件归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施丁图设计阶段施工建设阶段、竣工验收阶段及与项目建设有关的批复文件,参考资料等方面着手。对一些中小型水利工程,可在工程结束后。一次收集整理归档,而对于大型水利工程,由于规模大,投资大,周期长,就应该按可研前期准备,设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步归档整理。通过系统性的档案管理工作,能够有效的提高档案资料的完整性和准确性。

2.2加快推进水利技术档案标准化。水利技术档案管理过程中要按着《中华人民共和国档案法》和国家现行档案法规文件精神,努力贯彻理论联系实际的方针,力求符合思想性、科学性和实用性的要求,采取灵活多样的方式和方法,建立健全档案管理的各项规章制度,把水利工程技术档案工作进行分解,责任落实到人,确保水利工程技术档案的完整、准确、系统和规范,使水利工程技术档案达到标准化。

(1)工作方法的标准化。首先应确定积累、立卷、归档等各环节的技术标准。其次建立标准的技术档案工作程序图,具体列出与各部门之间的关系及工作的周转运行图等等,使其达到程序化。

(2)管理制度标准化。从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准,而且要形成文件,用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度,对水利工程技术资料形成的每个重要环节,凡是有做出突出贡献的。组织上都应给予适应的奖励,对确实属于不重视档案工作,工作马马虎虎,对档案工作造成损失的,应给予必要的处分,从而在抓档案管理工作中,树立先进典型,起到示范带动作用,把档案管理工作进一步做好、做实。

(3)统计标准化。所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查,统计分析,提供统计资料,对水利工程各阶段技术档案工作实现统计监督。具体就是统计技术档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它等相关的各项内容。只有使用统一的计量单位,统一格式的报表,才能有完整可靠的技术档案数据。

2.3做好水利工程技术档案的库房管理工作

在库房管理工作中,需要制定一定标准化管理的方法,严格依照标准化管理要求做好库房的防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等工作,同时还要根据《档案法》的相关要求保证库房具有良好的通风性,保持适宜的湿度。库房的设计要做到科学合理。这样档案管理人员才能准确、迅速的查找到借阅者所需要的档案信息。另外,由于当前技术档案数量不断增加,因此需要借助于检索工具来查找自己所需要的技术档案,这就需要检索工具也需要做到标准化,从而有效的提高水利工程技术档案管理的水平。

2.4加快水利工程技术档案的信息化建设工作

近年来网络技术得以普及,水利工程的资料管理工作也充分的运用了网络平台,水利工程项目数据库的建立,使各类水利工程信息及进度在网络系统中能够综合的体现出来,为档案管理人员进行监控提供了更多的便利条件。这就需要进一步加快水利工程技术档案信息化建设工作,在水利工程项目实施过程中,及时对重要文件进行归档,特别是纸质文件需要与电子文件一并进行归档,更好的实现水利工程技术档案管理工作的现代化、数据化,满足工程建设过程中对档案资料的利用需求,为水利工程项目建设和管理提供优质、高效的档案服务。

3结论

水利工程技术档案能够真实对工程建设的整个过程进行如实反映,具有重要的凭证和参考作用,在水利工程建设和管理工作中发挥着非常重要的作用。水利工程技术档案管理工作具有一定的复杂性和琐碎性,需要档案管理人员具有高度的责任心,细致的做好各项档案管理工作,这样才能更好的发挥出水利工程技术档案在水利建设中的重要价值,为水利事业的健康、持续发展打下坚实的基础。

参考文献

[1]周学成.水利工程技术档案管理探讨[J].甘肃水利水电技术,2014(2).

[2]高宁.论水利工程技术档案管理与资料整理分析[J].办公室业务,2013(5).

[3]李淑诗.水利工程档案管理技术问题与对策研究[J].城建档案,2015(11).

作者:郑欣 单位:黑龙江省三江工程建设管理局