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高校档案管理创新与档案管理数字化问题

摘要:如何做好档案管理创新以及数字化管理档案是二十一新世纪以来我国关注的重要问题,需要引起有关部门及个人的高度重视。本文主要介绍了高校档案管理创新及档案管理数字化具备的含义,分析高校档案管理创新及数字化管理档案中存在的主要问题,进而提出一些建设性意见,为我国高校的发展贡献微薄之力.

关键词:高校档案管理;创新;数字化问题分析

众所周知,随着我国社会市场主义经济的高速发展,科学技术的显著提高,促使我国的各行各业迅猛发展。其中教育行业尤为突出,得到质的飞跃,各个高校档案管理工作也得到显著提升。随着我国网络技术的发展以及广泛应用,数字化管理高校档案方式应运而生,高校档案管理需要不断创新,紧跟时代的脚步,紧扣时代的需求。今天,本文就以“高校档案管理创新及档案管理数字化问题”为主题进行探析。

1高校档案管理创新

据调查可知,现代管理方案是我国各高校进行档案管理创新以及档案管理数字化的必要前提和必然基础。现代管理方案中具有先进的管理观念以及管理形式,我国各个高校有效结合先进的管理形式,从而能够有效打破传统落后单一的档案管理形式,促使高校档案管理能够进行有效创新,高校档案管理形式能够逐渐变得规范化、科学化以及系统化。笔者通过查询高校传统的档案管理形式发现,将传统档案管理形式与现代化档案管理形式进行对比分析,现代化档案管理形式具有多种多样的特征,呈现多元化趋势。主要表现为占据空间较小,有效减少教学资源的流失,档案信息储藏形式丰富多样。

2高校档案数字化管理的具体含义

据调查可知,档案数字化是随着计算机技术、OCR技术、多媒体技术、数字摄影技术以及存储技术的不断发展而衍生的一种新型档案信息形态,能够把各种各样载体的高校档案资源巧妙转化为数字化的档案信息,存储方式呈现数字化趋势,运用网络化的形式将诸多档案信息进行连接,进而结合计算机系统来统一进行管理,形成一个有结构性、有序性的高校档案信息库,能够实现资源共享,推动高校的进一步发展。显而易见,高校档案管理数字化建设是必然发展趋势,能够紧跟时代发展的脚步,顺应时代潮流,高校档案是一种原生资源,其重要程度不言而喻。

3高校档案管理创新及数字化管理中存在的主要问题

众所周知,随着我国国民经济的高速发展,我国各个高校的档案管理工作取得一定成效。然而“金无足赤人无完人”,高校档案管理以及数字化管理中不可避免地存在一些问题,主要表现在以下三个方面:

3.1档案管理工作缺少统一性

众所周知,我国各个高校的发展时间以及发展形式都存在差异性,从而促使各高校档案管理工作缺少统一性。各个高校的发展时间不同,从而导致管理技术存在差异,进而导致高校档案管理工作没办法进行统一。并且,高校档案管理室的设施应用的效率以及使用时间也存在不同,种种因素导致高校档案管理工作缺少统一性。

3.2档案管理形式缺少创新性

随着时代的发展,高校档案管理发展趋势逐渐演变为数字化管理。众所周知,随着我国的信息技术的不断提高,我国对档案管理现代化发展越来越重视。然而,笔者通过调查发现,我国多数高校档案管理工作存在局限性,档案管理形式缺少创新性。由此可见,高校档案管理应该具备创新观念,紧跟时代的脚步,紧扣时势的需求,进而能够促使档案管理不与时代脱轨。

3.3构建的档案数据库缺少实用性

目前,我国在投资高校管理经济上,对档案管理工作的资金投入比较少,没有重视高校档案管理工作。正因如此,我国多数高校在开展工作的时候存在局限性,不能够及时更新一些优质的管理设备,从而促使构建出的档案数据库缺少实用性、档案管理形式比较单一、落后,高校档案管理工作不够规范化,大大减少了档案管理的完善性。

4高校档案管理创新及数字化管理的有效措施

各个高校负责人应该针对档案管理创新以及数字化管理中存在的种种问题,进行具体问题具体分析,进而寻找促使高校档案管理创新以及数字化管理的有效措施,并将措施加以落实,进而能够有效推动高校档案管理具有创新性,并且能够做到数字化管理,有效提高高校档案管理水平。笔者结合自身多年的工作以及查询相关资料,提出以下见解:

4.1完善高校档案管理的系统

各高校负责人想要有效创新档案管理,实现数字化档案管理,首先就必须完善高校档案管理的系统,一定程度上减少网络影响,开发出有效的高校档案管理软件。一般情况下,优秀的档案管理数字化技术需要具备以下几个特征:(1)必须满足各种各样形式的档案需求,做到“有求必应”;(2)数字化技术应用起来非常容易;(3)能够有效保障高校档案管理信息不受网络平台的约束。高校负责人应该结合以上三个特征来进行高校档案管理创新,进而能够促使数字化技术满足管理人员的需求,保障档案信息的有效性。

4.2构建数字化档案管理

据调查可知,构建数字化的档案馆是推动科技技术进一步发展的必要前提和必然基础,能够有效创新档案管理形式以及档案管理方向。基于此,为了实现高校档案管理的创新以及数字化管理,我们应该构建数字化档案管理。随后,档案管理人员可以通过扫描以及手工录入的形式将优秀的信息资源储存到U盘以及光盘等系统中。

5结束语

综上所述,随着我国计算机技术以及多媒体网络的不断发展,人民群众的物质生活水平得到显著提高,促使人们对学习形式的要求越来越高。在信息数字化的社会背景下,现代化管理形式应运而生。传统的档案管理形式已经不能与时代接轨,需要将其摒弃,从而灵活运用现代化管理形式,推动高校档案管理创新,从而能够推动高校档案管理数字化理念的发展以及广泛应用。

参考文献

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[3]乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].福建质量管理,2016(05):26.

[4]青格乐图.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].大观周刊,2012(02):115-115.

作者:万青 单位:武汉科技大学城市学院

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