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阿里钉钉的高校管理部门应用

摘要:目前,各大高校管理部门都已普遍使用办公自动化系统,但在实际应用中也存在不少问题。本文试图通过将阿里钉钉应用到高校管理部门进行探索分析,尝试为解决这些问题提供一个新思路。

关键词:办公自动化;高校管理;阿里钉钉;探析

一高校管理部门办公自动化系统(OA)应用现状

目前,各高校都广泛使用办公自动化系统,实现各种资源共享、提升工作效率。但在实际应用中,还存在不少问题,最主要的就是OA系统的功能利用率低、移动办公未真正落到实处,还有就是各个系统之间单独运行,信息孤岛难以打破。

(一)系统功能利用率低

在高校管理工作中,办公自动化能够实现对文本资料的整理、审批等各项功能的有效实施。但是在学校日常教学管理工作上,办公自动化系统虽然已经成为了使用率最高的功能,但是在具体的受众感受上,仍然遭遇着一定的发展瓶颈。尤其是从整体发展制度上看,很多教育管理人员对于这一系统的使用并不熟悉。对于教师自身应该掌握的行政技术、系统查找、文件搜寻等方面,存在着较大的欠缺。尤其是在办公自动化系统中的教育考勤记录功能上,并没有得到有效和合理的利用,这些问题对高校管理部门效率的提升形成了阻碍,使得该系统的功能利用率较低。

(二)移动办公未落到实处

从移动办公的具体价值上看,它包括固定地点办公和移动终端办公这两个方面。当前,高校管理的开展都采用了B/S的结构,因此在移动技术层面上,借助于互联网PC技术,实现了多种形式的移动办公。不同移动办公形式的开展对于高校教育管理者来说具有一定的指导意义。但是从根本上说,在OA系统的缔造上,移动终端的多样性决定了它的性能比较复杂。如果对于这一系统的程序和插件进行开发,那么将会在很大程度上增加高校移动办公的工作成本,无法为高校管理者提供更加开放和全面的问题,增加教育管理成本,不利于办公自动化系统的普及和发展,成为了阻碍高校现代化管理工作的重要因素。

(三)信息孤岛难以打破

高校的信息化建设中除了办公自动化系统以外,一般还会有教务管理系统、科研管理系统、财务管理系统、人事系统等信息系统。与OA系统一样,大多高校直接购买市场上的成熟产品。每个厂商开发的系统独立运行是没有问题的,但高校所有数据无法在各个系统之间来回传递。若要打破信息孤岛的局面,对接各个系统,这需要良好的技术支撑,但开发难度有点大,在技术上实现起来比较麻烦;而重新开发一个包含以上功能的系统,需要足够的经费支撑,这在资金问题上也存在困难,因此,多数高校管理部门也不愿意花费大量经费打造一个功能齐全的系统。

二高校管理部门应用阿里钉钉的优势

钉钉(DingTalk)是阿里巴巴集团专为中小企业打造的沟通和协同的多端平台,2015年1月正式上线。钉钉因中小企业而生,帮助中小企业通过系统化的解决方案,全方位提升中小企业沟通和协同效率。目的在于为中小企业提供移动应用的入口。高校管理部门众多,各学院以及机关各部处,随着信息化建设和发展,每个部门内部的管理都需要更信息化与便捷化。鉴于OA办公的诸多问题,可将阿里钉钉应用于高校管理部门,其具有以下优势。

(一)免费通话与应用

作为一款免费的企业级即时通讯软件,钉钉自面世以来受到广大中小企业青睐。其显著优势便是零成本沟通、持续免费升级,不需要部署,即下即用。企业激活了第一企信后,员工可以通过客户端,看到公司组织结构和人事状况,同事之间进行文字、语音、电话、会议等即时沟通协作。钉钉自面世至今,在不足一年的时间内迅速获得大量企业用户的信任,涵盖各大行业。钉钉设置的应用功能已覆盖企业管理的各个方面。其核心功能主要是沟通功能和企业(团队)办公协同功能。钉钉突破了很多传统企业级应用的局限,并且打通了移动网络和运营商电信网络的无缝连接。而App用户本身,是无需纠结你的通话是走WiFi、移动数据网络还是运营商电信网络的,因为钉钉彻底将二者打通,一旦发给你的钉,你没有在一定时间内阅读,或者你根本不是钉钉注册用户,你就会收到钉钉给你的人拨给你的电话,阿里基本不会向中小企业收费。而语音“钉一下”转化成的电话拨号费用,也是阿里巴巴承担。对于高校多校区沟通,紧急多人会议,钉钉可以利用电话会议来给高校进行解决。传统单向通话,在企业里已经很难满足需求,举个例子,杭州校区出现紧急情况,做不了决定,需要进行紧急会议,可是校区总部在北京,单向通话满足不了,会议内容需要讨论,钉钉电话会议可以满足您的需求,多方通话,多校区沟通来开展紧急会议,解决了时间、空间上的局限性。另外,电话会议还能节省一部分的时间,比如学校通常8点上班,到学校开早会,8点半开始工作,很耽误时间,而我们在路上直接使用电话会议,就能解决这个问题,8点到单位直接开展工作。高校管理部门可以根据自身的实际需要,便捷地下载钉钉客户端,其应用服务平台完全可以满足单位内部管理和需要。

(二)神秘的“群聊”与强大的全类型消息收发

微信大范围普及后,白领经常抱怨上司在休息时间通过微信布置任务,很多人浏览后还可以假装没看见,但是这招儿可“骗不过”钉钉。因为随时可以被老板钉,而且老板还可以随时跟踪你有没有看到“钉”的状态,显示未读数,和未读的人。钉钉的另一点强大之处在于随时“DING一下”,对于没有收到的用户,老板还可以将内容以电话录音或短信的方式发送到对方的手机上。而你不仅仅可以在电话端收听留言,还可以按“1键”进行语音回复,按“2键”重复收听。相比传统的办公自动化系统中的消息传递机制,钉钉可支持图文、文件等全类型消息发送,极大扩展了高校内部管理信息传递的功能,为组织信息流的上下传递提供了良好渠道。同时,相对于微信公众号,钉钉几乎可以无限量地群发消息,再加上钉钉本身的未读已读功能,可以有效地通知每一位教职工和学生,更能保证消息的实时性和高阅读率。

(三)安全有效的内外沟通

钉钉平台中的组织通讯录全员共享,内部员工可对组织结构一目了然,找人随时随地,且实时保护教职工信息安全;在组织群中实行群员实名制,外人无法加入,且离职者自动退群。钉钉有个功能,是互联网时代的人们都会感兴趣,那就是防泄露,保护隐私的“澡堂聊天”模式。这种私密对话模式,只要你在两个人对话之前输入“***”就会自动进入安全模式,自动进入“澡堂”模式,不仅聊天对象名字被马塞克了,而且阅后即焚。正在这种模式下,可以畅所欲言而不必担心聊天内容会被传播出去。

(四)简单高效的协同办公

办公协同功能的考勤打卡、审批、与日志等功能,能够方便快捷的处理办公事务。钉钉推出了管理模式,管理者“方寸之间,尽在掌握”。进入管理日历之后,企业人员的签到、请假外出、日报提交等状态,将会一览无遗;进入外勤签到,管理者可快速查看团队外出员工分布,掌握员工外勤工作情况。传统的各类教学资料都通过电脑、U盘传递,资料分散没有统一存储,这些宝贵的教学资源很难在单位沉淀下来形成自己的资产。协同办公中的的钉盘拥有安全便捷的校园存储服务,钉盘可作为高校核心教学资产的沉淀与传播平台,与聊天、教学场景深度融合,随时随地进行文档的共享与保存,并且可将重要科研资料隐私保存。

三结语

阿里钉钉是新兴的集成化的企业移动办公软件。从其现在的功能框架来看,完全是朝着实现移动办公室的目标迈进。它集成了基本的日常办公应用、沟通协作和文档管理。应该说,对于一个只需要简单协同办公的高校管理部门而言,钉钉完全可以满足其需求。因此,阿里钉钉要建立起中小企业的移动办公室,并且采用免费甚至还倒贴电话费的营销方式,这对高校内部的行政管理具有极大的吸引力。

参考文献

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[4]邢玉凤,张晓艳.《办公自动化》教学内容及方法的创新研究[J].教育现代化,2016,3(11):32-33.

作者:黄丹丹 单位:四川大学现代教育技术中心

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