加强基层人民银行外包合同管理

[摘要]本文基于行政事业单位内部控制原则，剖析了基层人民银行外包合同管理中存在的问题及潜在风险，为进一步加强合同管理、完善内控治理、促进廉政建设提出可行性建议。

[关键词]人民银行；外包合同；审计；风险；内部控制

由于外包合同管理呈现出数量逐年递增、主办部门较为分散、管理风险未受重视的特点，而实际工作中，一些人员对合同管理的重要性认识不足，合同管理制度体系还需要进一步完善，外包合同管理仍存在一些风险隐患，亟需引起重点关注。开展外包合同专项审计，可以帮助人民银行规避外部风险，完善内控管理，促进廉政建设。

一、业务外包的范畴

外包是指从外部供应商购买的一种可创造价值的服务。有效的外包可以使组织提高灵活性，降低风险，并减少资本投资量。通过将组织自身缺少核心竞争力的业务活动外包出去，可以专注于那些能够创造价值的核心竞争力。从概念上看，“业务外包”与“买卖服务”容易混淆，区分两者的关键在于三点：是否为非核心业务，是否为周期合作，是否为经常项目。对人民银行地市中支而言，外包业务主要分为劳务外包、科技外包和后勤外包。劳务外包主要是人事科将综合服务大厅的部分业务岗位外包给具备相关资质的金融配套公司；科技外包主要是机房精密空调维保、UPS维保和办公自动化OA系统维保外包；后勤外包主要是食堂、物业、电梯维保、消防维保外包等。此外，办公室主办的招标委托也属于业务外包的范畴。

二、外包合同管理存在的问题

（一）合同制度方面

1.未严格执行合同归口管理制度。目前，人民银行的合同散落在各个主办部门，保管在各经办人手中，一旦合同经办人员离职或调岗，合同泄露或丢失等现象发生的几率较高。究竟有哪些合同，合同保管在哪些人手中，这些都很难追溯，归档的完整性将无法保证。2.外包合同的相关制度有待完善。一是合同签订期限有待统一。审计发现，外包合同的签订期限没有统一规定。例如，物业外包合同期限是1年，部分维保合同期限是3年。合同期限越长，对合同对方的约束就越小，对人民银行的利益维护力度就越小，人民银行承担的风险就越大。二是合同签订范围有待明确。人民银行外包合同范围较广，涉及办公室、科技、人事等部门，主要为基础性、非核心性业务，范围广、业务杂。一些部门可能为了避免合同监管，存在合同漏签的情况，极大增加了人民银行的法律风险。三是合同实施效果评价工作有待确定。目前，人民银行外包合同续签时一般是合同经办人员或合同经办科室负责人自行评价确定，没有纸质资料留存，续签合同缺少有力依据。

（二）合同内容方面

1.支付方式、支付时间及违约责任未做约定。部分合同只约定了标的金额，但是对支付方式和支付时间未做具体约定。未约定违约责任，缺失了合同签订的关键要素，极易引发法律纠纷。2.合同条款不严密。一是保密条款不够严密，如缺少保守甲方秘密的条款或只约定保守商业秘密，对工作秘密等其他秘密未做约定。二是招标合同中关于费用的约定不够严密，对于招标次数超过一次情况下的费用未做约定，容易引发法律纠纷。3.存在“假外包、真派遣”的潜在风险。劳务外包合同主要表现在两个方面：一是管理方面。合同服务收费表的说明条款中约定“人员招聘由甲方负责”，将合同履行风险极大地转嫁给人民银行，存在劳务派遣的用工风险。二是费用结算方面。人民银行按照每人每月X元的标准向乙方支付劳务费，符合派遣关系费用结算特征，不符合劳务外包合同中按照工作量支付费用的特征。

（三）合同审核方面

部分合同存在法律审核不严的情况，如法律部门未审核出合同内容与招标文件不一致的情况。招标委托外包合同中约定招标服务费由中标人支付，而招标文件中却标明由招标人支付服务费，费用支付的约定出现前后矛盾。对于招标控制价编制服务费也未做约定，存在法律风险。

（四）合同授权方面

一是法定代表人的书面授权形式为《合同审批表》，无单独的纸质授权书。二是个别合同的签订人员为经办人员，不是科室负责人，超出了授权范围。

三、加强外包合同管理的建议

（一）优化组织层面合同管理控制

1.明确合同归口管理机制。《行政事业单位内部控制规范》第五十四条明确规定了“单位应当对合同实施归口管理”。目前,人民银行基层分支行合同管理工作执行的是分行级别的合同管理办法，中心支行没有进一步细化和及时更新合同管理方面的制度。建议进一步完善合同管理制度，对合同归口管理做出明确规定。例如，由某一部门负责合同的登记、分类、统计、编号、归档等相关工作，所有的合同进行台账登记并连续编号。同时，建立电子档案，逐步实现对经济合同的信息化动态管理，提高合同管理工作水平。2.完善外包合同有关规定。一是完善合同签订期限。针对不同类别的合同规定不同的签订期限，如对于灵活性较强的合同乙方，后勤外包合同签订期限为1年；对于技术成熟的合同乙方，科技外包合同为3年，进一步降低低效履行合同的风险，保障人民银行权益最大化。二是完善合同签订范围。进一步明确劳务外包合同、科技外包合同和后勤外包合同的具体类型，避免出现合同签订的空白区域，造成管理漏洞。三是完善合同实施监控工作的规定。建议成立由主办科室负责人和法律部门负责人等组成的合同监控工作小组，建立合同履行效果评价工作机制，为合同续签及维权提供有力依据。3.严格委托授权工作。目前，基层人民银行法定代表人授权的形式为《合同审批表》，实际操作中，容易误将《合同审批表》仅做合同审批流程的书面载体，而忽视书面授权的作用。建议建立书面授权委托工作机制，制作单独的书面授权书，对授权委托书建立登记、使用、归档手续。受委托人在授权范围和期限内签订合同，使各项工作按照预定目标和规定程序运行，不允许越权或未经授权从事合同签订工作。4.提高管理人员素质。合同管理工作极具综合性，人民银行应进一步加大培训力度，注重提高合同管理人员的专业技术水平。建议外聘合同管理专家，不定期进行合同管理业务授课。同时，邀请公职律师或法律顾问进行法律业务培训，不断提高合同管理人员的职业道德及业务水平，切实提高合同管理的工作水平。

（二）重视流程层面合同管理控制

合同管理是全程性、动态性的管理，从前期准备、资质考察到合同履行及归档，都要进行实时监控。建议设置合同监控岗位，明确责任人，对于重点环节要加大监控力度。建立合同管理跟踪提醒机制，设置合同监控登记簿，覆盖从签订到履行完毕的各个环节，确保能够随时查看合同进度和执行情况。当合同变更或终止的触发条件发生时，及时与对方协商，充分行使合同权利。对于服务商发生的违约情形，视情况采取解除合同、追究违约责任等相应的方式处理，最大限度维护人民银行的权益。

（三）加强操作层面合同管理控制

人民银行法律部门承担着合同审核工作，人民银行地市中支的合同审核人员为办公室法律岗位人员，实际工作中由一名法律岗位人员进行合同审核，容易存在疏漏。建议增加合同复核环节，由法律顾问对合同的条款进行复核把关。例如，保密条款应确定为“不得泄露依法应当保密的任何信息”，标的金额的支付方式及时间应明确约定等。将合同条款逐字逐句进行推敲审核，确保条款内容完整、准确、严密，将外部风险降到最低。

作者:陈颖 单位:中国人民银行潍坊市中心支行