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国企开展全面合同管理的建议

摘要:为进一步规范集团公司及各子公司的合同管理,提升企业经营管理水平和经济效益,针对公司需要开展的全面合同管理工作,提出个人的一点建议。

关键词:管理目的;遵循原则;主要内容;保障措施

一、开展全面合同管理的目的

1.遵守法律法规和市场规则,树立诚实守信的经营理念,做到依法经营。2.规范合同管理行为,确保企业的经济行为合法有效,从源头上避免或杜绝违法、违规以及各类纠纷的发生。3.适应市场变化,增强市场驾驭能力,防御经营风险,提高市场竞争力。4.完善合同监管体制,使合同管理民主化、公开化、透明化,最大限度地避免或杜绝经营管理过程中产生问题。5.加强企业管理,提升企业管理水平、经营全面合同管理效益和商业信誉,为公司战略规划的顺利实施提供有力支持。

二、开展全面合同管理遵循的原则

(一)立足实际、注重创新。要立足实际,在总结、继承、发扬已有工作经验的基础上,寻求突破和创新。(二)全面覆盖、突出重点。建立全面覆盖公司各层面、各单位、各部门的合同监督管理体系,全面运行合同管理基本流程。关注重点部门、重点单位、关键业务环节的合同管理。(三)统一规范,分级管控。制定集团公司合同管理制度和相应的工作标准,各单位按照统一规范,在上级合同主管部门的指导、监督下,分级开展合同管理工作。(四)统筹安排,协调推进。各单位、各部门要按照集团公司的统一部署,逐级落实,协调推进。(五)加强监管,注重效益。以提高经济效益为中心,建立符合本单位实际的合同监管体系,加强合同全过程的监督管理,提升企业经营管理质量。(六)合同管理与风险管理相结合。通过开展全面合同管理实现对合同管理风险的有效管控,并借鉴此项工作的经验和做法,探索管控其他重大风险的新方法,完善风险管理的内容。

三、全面合同管理的主要内容

全面合同管理是指通过完善合同管理组织体系,明确各层次、各单位、各部门在合同管理中的地位和作用,建立涵盖集团公司及所属各单位的合同监督管理体系;完善立项、审批、调研、会签、履行、验收、结算等合同管理基本流程,使合同管理人员全面参与企业经营管理工作,提高企业经营管理的效益和质量;开发运行合同管理信息系统,推动合同管理工作规范化、标准化、程序化和信息化,使合同管理成为公司及所属单位开展经营活动的重要方法和手段。(一)规范组织建设,完善合同监督管理体系。在明确合同管理主管部门的基础上,建立纵向管理系统和横向管理系统相结合的合同监督管理体系。纵向管理系统:由单位负责人、合同主管部门、合同管理员组成。保证集团公司经营决策顺利贯彻实施,并及时收集反馈信息,提高管理质量和工作效率。横向管理系统:由合同主管部门、法律、财务、审计、运营等部门以及合同承办部门和使用单位组成,共同参与合同的监督管理工作。纵向管理和横向管理相辅相成,即可避免合同管理中个别部门权力过于集中和合同签订中推诿扯皮,又能保证合同管理工作高效运行。(二)规范合同管理工作,完善合同管理流程。合同管理过程分为立项、审批、调研、会签、履行、验收、结算、归档等环节。1.合同立项。各单位签订合同,以书面报告形式说明合同标的的基本情况及数量、价款等,经本单位负责人审核同意,作为立项依据。2.合同审批。合同承办部门按照立项报告的要求,根据合同标的性质,推荐能满足合同标的要求的相关方,填写《合同立项审批表》,由主管部门、运营、财务等部门签署意见,报单位负责人审批后,作为签订合同的依据。3.合同调研。合同项目需要调研的,由承办部门会同财务、审计、运营等部门组成调研小组,对合同标的涉及的产品及市场情况、供应商资信情况等进行市场调研,并出具《市场调研报告》。4.合同会签。依据《合同立项审批表》、《市场调研报告》,合同承办部门召集有关部门,与合同相对方采用商务洽谈、竞争性谈判或邀请招标等形式会商签订合同,形成初步意见并填写《合同会签单》,经各相关部门及单位负责人审核后,盖章签字后合同生效。5.合同履行、验收、结算。合同生效后,承办部门与合同向对方根据合同要求履行合同。履行完毕后,由参加订立合同的部门按照合同的约定内容进行全面验收,填写《合同验收单》,验收部门签署意见。合同承办部门签署意见,单位负责人签字同意后,送交财务部门办理结算手续。6.合同归档。合同承办部门将签批的《合同立项审批表》、《市场调研报告》、《合同验收单》以及对方的资质证明、报价单等与合同有关的资料收集齐全,编号入档,以备后查。(三)建立保障合同管理工作有序开展的完善制度1.合同管理人员持证上岗制度;2.客户信用管理制度;3.合同会签制度;4.合同监督管理制度;5.合同审查、备案制度;6.合同检查考核制度。

四、保障措施

(一)加强组织领导,明确责任分工。公司成立由单位负责人任组长,分管领导任副组长,其他各部门领导为成员的全面合同管理领导小组。领导小组下设推行全面合同管理办公室,法律事务部或风控部负责人任,办公室主任。公司各职能部门和直属机构根据职权,对所管辖业务范围内的合同提供主要技术审查和指导。(二)加强学习与培训,不断提升合同管理人员素质。做好相关法律法规的学习与培训,采用现场会、座谈会等形式,推广经验,促进集团公司合同管理队伍素质不断提升。(三)完善信息系统建设,不断提高管理效率。建立合同管理基本流程和合同管理信息平台。加强管理系统和ERP信息系统的有机融合,实现资源共享。(四)加强督导,确保工作有序推进。(五)合同管理效益的统计方法及考核奖惩。公司各单位根据考核结果,结合本单位的合同管理效益,从合同节约额度中提取适当比例对合同管理人员给予奖励。

作者:于明利 单位:山东经达科技产业发展有限公司

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