计算机信息技术下的机关档案管理

[摘要]科技高速发展的今天，计算机技术已经渗透到社会生产生活的各个方面，在档案资料管理工作中，计算机技术也得到了日益广泛的应用，传统的档案管理日渐呈现信息化的发展趋势，档案管理更加科学化、智能化、系统化，管理水平得到极大提升，服务社会更加高效。下面将重点探讨计算机信息技术在机关档案管理中的应用问题。

[关键词]计算机信息技术；机关档案管理；应用

随着信息化网络时代就此到来，计算机信息技术在生活中的应用无处不在，渗透到社会的各个领域，促进了各行各业的发展。档案管理工作也日益呈现信息化、智能化的发展趋势。在一些发达地区，传统的卡片式管理、人工服务不见了，代之而起的是计算机管理、网上查阅等先进的管理服务模式，让人们在体验档案管理服务便捷化的同时，感受到时代的变迁。机关档案储藏的信息资源十分巨大，相对于一般的社会档案，地位重要，管理层级高，管理难度大，传统的管理办法过于落后，不易存储，管理服务效能低下，无法适应快速发展的时代需求。计算机信息化管理方式很好的解决了这一问题，在应用了计算机技术后，繁琐的数据变得易储存，有条理，便于查询，不仅提高了工作效率也让档案管理的体制更加健全，引导档案管理走上了科学化的持续发展道路。计算机信息化管理虽然优点众多，但是在一些落后地区，由于各种环境条件的限制，还在采用传统的档案管理模式，人力资源投入多，管理效能低下。所以，让人们更多的了解计算机信息技术给档案管理工作带来的巨大变革，意义重大。

1计算机信息技术在机关档案管理中的作用

1.1拓展档案管理资源

在档案管理中，传统的方法技术落后，不能及时的实现资源共享，并且机关单位档案管理有一定的局限性，只能在单位开发资源，是处在一个小范围的档案资源管理的局面，当计算机信息化管理的到来就彻底突破了这个瓶颈，不仅将现有的机关内部档案管理系统，科学的管理起来，也实现了全面的资源共享，带给科学的，系统的机关档案管理。

1.2促进档案资源管理系统化

计算机信息化的档案管理将整个资源数据的容量，以及保障性引领到了一个新的时代，让档案管理更加科学化，在计算机信息化的到来，档案管理将进入到一个新的领域，将管理更广阔的资源范围，实现更加智能化的资源共享，计算机信息化保障了各个档案资源的完整和统一。

1.3提高管理者自身的科学规划水平

目前的机关档案管理当中，适当的引入计算机信息技术，可以保证各单位内部实施严格的精细化管理要求，利用电子信息的形式将各种档案资源信息保存在一起，方便随时随地进行查询。

2计算机信息技术在机关档案管理中所面临的问题

2.1真实性问题

电子文件可以通过各类工具软件进行人工编辑处理，或修改，或替换，甚至直接删除的可能。使用计算机制作加工的电子文件，通常不会留下操作者自身的痕迹，不能像纸质文本那样，管理者可以在已经形成的文件资料上进行签发。如此，一旦有人因为自身的利益将存储于计算机中的相关文件资料进行篡改甚至直接删除，管理者如果不能及时发现，后来的使用者就无法确定档案材料的真实性，从而影响档案管理服务的实效性和权威性。

2.2保密性问题

网络技术越来越发达的时代背景下，网络终端设备可以对网络上存储的电子文件进行索取，更有甚至多个网络终端可以对同一终端的文件信息进行接收，这对需要进行保密的重要文件来说，根本不具有安全性。当前，各种网络技术日新月异，信息窃取与保密的斗争此消彼长，如何妥善处理好计算机信息技术在机关档案管理当中的保密性问题，是各级档案管理者必须严肃面对的重大现实问题。

2.3保存问题

伴随着社会进步，办公方式也正在不断进步。目前很多单位已经实现了无纸化办公，主要是依靠网络的力量。无纸化办公具备便捷的特性，依靠键盘对其进行操作就可以获得资源信息。但是无纸化办公也存在一定的缺陷，如果计算机网络崩溃，黑客、病毒就容易出现，这些问题将导致电子文件丢失，从而带来无法估量的损失。

2.4安全性问题

在机关档案管理工作中，计算机信息技术的应用，在带来便利的同时还是存在一定的风险。比如，一旦计算机软硬件出现故障或者损坏，就会导致保存的数据损坏。网络安全问题也对计算机信息技术在档案管理当中的应用产生了影响。虽然计算机用户端拥有防火墙、杀毒软件等安全防护措施，可是对黑客、木马病毒等非法入侵还是束手无策。电子档案材料一旦被恶意损坏或者删改，恢复的难度就很大，严重威胁到档案管理的安全性和可靠性。

3计算机信息技术在机关档案管理中的应用对策

3.1维护档案文件的真实性

电子文件的形成过程中，首先要对文件的处理与归档，电子档案才可以得到保存。在实践过程中，一旦信息丢失，可以利用电子文件形成过程中的多个环节，找回丢失的信息。当然，即便拥有完整的信息安全技术，也需要采取灵活多样的管理措施，确保档案管理的安全系数拥有充分的冗余度。所以，建立相对应的法律规范和管理制度，最大限度地维护好电子档案的原始性和真实性，是各级档案管理者必须优先解决的现实问题。

3.2加强档案文件的源头管理

通常情况下来说，新型文件资料的归档处理工作十分关键，一定要档案管理人员深入对文件工作领域进行分析，针对出现的大量的电子文件的接收处置工作进行相对应的指导，保护好电子文件的原始信息，为对档案文件信息进行重组奠定良好的基础。此外，利用技术上的科学处理，可以更好地做好信息的及时归档工作。比如，把一些归档的电子文件设置为只读性文件，使之只能读取无法更改，这样可以识别相对应的电子文件，有效保护电子文件的初始信息，确保每一个电子文件的可靠性。

3.3解决好电子文件的保存问题

电子文件主要是利用化学磁性材料作为载体，从理论上来说可以长时间保存。由于其信息读出并无接触式，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封到塑料保护层当中，不会被外界磁场所影响，也不会被空气当中的灰尘、有害气体侵害。因为电子档案文件形成时间不长，缺少实际存储的验证，所以电子文件当中长时间保存原始信息的问题亟待档案工作人员深入探究。对长时间保存的电子文件，要定期进行复制，避免信息丢失。

3.4建立电子档案信息安全评价指标体系

信息技术广泛应用到档案管理过程中，不但可以提高档案工作的效率，扩大档案的社会影响，而且不稳定的存储介质、技术落后、黑客入侵等都让电子档案信息的安全保护面临着巨大的挑战。电子档案信息安全管理是一个过程，并不是一个产品，无法通过一个安全产品就把全部的安全问题解决。针对各个档案管理系统来讲，想要将电子档案信息安全问题完美的解决就需要首先对自身信息系统所面对的威胁进行识别，包含这些威胁带来的风险以及影响的程度，之后充分进行分析以及评价。一定要利用科学的模型以及方式才可以实现全方位的安全评价，才可以从真正意义上掌控内部信息系统的安全情况，对各种存在的威胁进行分析，便于对产生的威胁采取行之有效的安全手段，提高总体安全水平，逐步建立稳固的电子档案信息安全管理体系。

4结语

计算机信息技术在机关档案管理中的应用，给档案信息资源的开发提供了无限的可能，也为档案事业数字化建设提供了良好的发展条件。伴随着计算机信息技术与现代通讯技术的融合，档案信息的管理使用可以摆脱时间和空间的约束，管理者和用户可以随时随地在一台计算机、甚至一部手机上实现档案资源共享。计算机信息技术改变了档案管理方法，同时也改变了知识信息的结构和形式，为机关档案管理开辟了一方广阔天地。

【参考文献】

[1]费东岚.计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].兰台内外，2016(01)：35.

[2]胡海敏.浅析计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].网络安全技术与应用，2015(04)：49-50.

[3]李莉虹.档案信息通过计算机辅助管理的尝试[J].山西建筑，2010（05）：15-16.

作者:王慧 单位:南通市人大常委会办公室