计算机信息处理技术在办公自动化上的应用

摘要：文章首先分析了办公自动化系统的系统特性，在此基础上对其所应用的多种信息处理技术进行了分析，最后对其未来的发展趋势进行了讨论和预测。

关键词：办公自动化；信息处理；发展趋势

计算机技术的发展具有巨大的推动作用，极大地促进了企事业单位的办公效率，特别是基于信息处理技术的办公自动化系统的发展与成熟已经使其成为现代办公的主要工具和手段之一。依靠办公自动化相关技术可以将信息以数字的方式进行存储、传输以及管理，可以充分利用多种信息资源来提升员工的工作效率和工作质量，可以帮助更好地优化现有组织与管理结构，实现协同办公，增强经济效益。

一、基于计算机信息处理技术的办公自动化系统特性分析

办公自动化系统以计算机信息处理技术为核心，可以便捷高效的实现对个人办公、信息资源等的管理，还可以增强对共享信息的控制力，提升办公网络的传输效率，优化工作及其管理流程。

（一）个人办公管理

办公自动化系统中的个人办公管理允许员工利用软件对个人的各项工作进行编排与统一管理，还能够提供提醒、查看等功能。这对提高员工的工作效率具有非常明显的推动作用。同时，个人用户还可以通过办公自动化系统中的电子邮件等功能进行资料传输、意见交流、问题讨论等来简化工作流程。

（二）工作文档管理

企业事业单位中文件的收发与管理是一项重要内容。当需要生成和提交一份工作文件时，员工可以利用系统相关功能起草拟定文件内容，并通过工作网络传递给特定审批人员，审批后意见还可以及时返回给员工，便于员工进一步修订或归档。这样就可以非常方便的实现收发文件的一站式管理。

（三）资源管理

系统可以对办公资源进行存储以及管理，这就降低了传统的基于人工的管理工作的复杂度，增强了资源管理的科学性与调理性，使得各类信息资源都可以在统一的平台下进行处理与存储，这就极大地提升了办公工作的灵活度与可信度。此外，诸如电子公告、邮件通知等功能还可以方便的将公共信息传递到员工手中查阅，这是传统的办公管理所无法实现的。

（四）网络传输及其管理

通过办公自动化信息传输网络，各用户之间可以非常方便的实现文件的发送、接收，还可以设定相关参数来确定信息接收者是否进行自动回复等。这种基于网络的信息处理方式消除了传统办公方式中存在的不确定性，增强了信息传输的保密性能。

（五）工作流程管理

办公自动化系统的突出特点之一就是可视化工作界面，通过该界面用户可以对诸如登记、待办、已办、办公文档状态等的流程进行管理与监控，使得各部门、各员工的协同办公成为可能。

（六）系统管理

自动化办公系统还能够提供功能强大的系统管理功能，便于管理者对用户工作状态、部门工作效率、用户权限、文档信息等进行设置与管理，最大限度地增强了办公自动化系统的可靠性与安全性。

二、办公自动化系统中的计算机信息处理技术

（一）文字处理技术

文字处理技术是办公自动化系统的核心技术之一。通过该技术可以规范高效的进行数字信息录入、编辑与输出，还可以及时对所生成的信息进行收集和归档。该技术可以有效提升员工的工作效率。

（二）数据处理技术

利用该技术可以对办公或管理过程中生成的多种原始数据进行加工、分类、计算、汇总等，通过上述操作可以获得精确的处理结果，还可以生成更加直观和明了的统计图表等，通过这种可视化数据处理结果可以更加明确地开展后续工作或执行计划制定。

（三）网络通信技术

应用网络通信技术可以通过办公网络或专用数据交换设备完成相关信息的传输、交换与共享，进而实现诸如远程会议、信息监控、活动开展等。

（四）电子邮件技术

电子邮件技术是实现无纸办公的可靠保证。该技术不仅具有便捷、高效、经济等特点，还可以根据办公需求将相关信息传送给多个不同类型的人群，使得信息传输效率大大提升。此外，电子邮件还支持如声音、数据、图像、文字等的多媒体信息传输，用户只需要登录客户端即可完成信息的收发与读取操作，这是传统的办公方式所无法实现的。

（五）决策支持技术

办公自动化系统可以按照工作需求定期收集与分析相关工作信息并生成明晰的分析结果供管理人员进行数据筛选与信息分析，从中预测和寻求最佳的决策方案和制定工作计划，使得决策更具目的性和功能性。

三、办公自动化的发展趋势

就其发展趋势而言，办公自动化更加倾向于向以下三个方向发展：基于C/S架构的办公自动化，该发展趋势可以支持用户以更加便捷和高效的方式接入办公自动化网络中进行办公和信息处理。基于C/S和Web的办公自动化，Web网络可以为企事业员工提供更加多样的网络接入方式和信息接收渠道。B/S架构的办公自动化，该系统可以支持全网络办公和移动化办公，使得办公灵活性更强。

四、总结

总之，应用办公自动化系统进行办公是现代企事业单位发展的必然趋势。其不仅可以提供更为灵活和便捷的交流与沟通方式，还可以增强办公的效率，帮助企业实现管理，降低运营成本，规范员工工作方式。在可预测的未来，基于计算机信息处理技术的办公自动化系统必将得到广泛而深入的应用.

作者:毛华 单位:江苏省外事办