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医院药品库存管理方法初探

【摘要】医院药品库存管理是一项非常重要的内容。随着国家对药品行业管理严格,医院内库房药品储存条件以及设备要求逐渐增高,医院内药房药品管理成本明显增加,传统医药管理模式逐渐凸现其不足以及劣势,无法满足医药行业的需求。药品是医院发展的主题。医院长期持久发展,需要选择高效经济的药品管理模式,有效提高药品管理的有效性,在保证临床科室使用药品的基础上,降低药品库存成本,保证医院的正常运转。本研究阐述了现代医院发展过程中常见几类管理模式,将其中的管理优点以及缺点明确进行阐述,提高药品管理效能的目的。

【关键词】医院;药品;库存管理

2009年,国务院出台文件明确提出,2020年前全国范围内建立覆盖城乡居民的基本医疗卫生制度,建立科学的医疗卫生机构管理体制和运行机制,完善相关医疗服务体系和公共卫生服务体系,规范药品供应保障体系[1]。而降低医院管理运行成本提高效益是医院进一步发展的关键。因此,需改变传统的管理模式,建立科学、高效、经济的药品库存管理模式,优化药品库存管理模式,以提高医院的整体管理效率[2]。

1医院药品管理过程中存在问题

1.1医院药品库存存在的问题

医院药房储存大量药品,精神专科医院作为专科医院,部分药物存在存货过多现象,可导致医院占用大量资金,浪费整个管理空间,同时增加库存管理成本。由于无法实现信息共享,导致信息逐渐扭曲和放大,需求信息波动较大,最终导致剧烈动荡[3]。

1.2时有缺药、断药现象

在医院整体给药过程中,经常会遇到缺药和断药现象。造成这一现象因素较多,部分原因与医院库存量有关,由于药房库存不是直接面对临床科室的前线科室,大部分药品采购计划均依靠历史药物消耗评估和长期管理经验进行制订,预测与临床科室需求变化会造成一定冲突,进而引起断药情况[4]。

1.3药品信息不通畅

传统信息系统在医院管理过程中运行时间较长,未及时进行更新,随着时代发展,医院整体管理模式以及用药改变,其信息系统并不完善。供应商和医院库存之间,中央药房和各个部门之间的信息交流改进空间较大。

2ABC分类法应用于专科医院库存管理

2.1ABC分类法的概念及应用步骤

ABC分类法的基本思路主要是根据资金使用量制订医院采购和库存数量,分为A、B、C三类,可增强药品管理针对性,提高采购和管理效率[5]。ABC分类法的步骤主要分为以下几步,具体如下:①收集数据:根据药房库存情况,提出合理的分析对象和内容,收集相关数据,并对库存中原料以及资金所占总额进行分析统计,能够详细了解原料占用资金比例,做好相应管理工作。首先,这些药物主要分为3类:一类:价格便宜为常用品种;二类:价格较为昂贵;三类:价格昂贵。②做好整理和处理收集的数据,并计算花费在各种药物上的费用。③通过每种药品的年购药经费比例,每月购买品种数量占购买资金的比例,对以上因素进行分析,找出每一类药物最佳采购剂量以及次数,通过计算相应数量以及药品的总消费金额量,以确定一类药物6个月的消费量,二类药物两个月的消费量。三类药物1个月的消费量,可以作为该医院最佳的药品采购计划。

2.2临床应用

ABC分类法也称为巴雷分析,主要是根据事物在技术以及经济方面的特征性表现,做好相关排列准备,进行重点划分,是临床常用的一种分析方法。其主要指导思想为在某些群体和事件中,重要因素往往只占少数,后期则会影响或主导整个群体或某一事件的发生和发展。由于医院内使用的药品种类多达几百种,每种药品的采购流程均是一项艰巨的任务。若无良好的管理策略,可导致药品未及时采购,影响门诊以及临床科室供应,或暂时不需要的药品过量采购引起库存积压。

2.3不足之处

ABC分类标准太单一,主要是利用将库存药品以及所占资金总数做好分类处理,并没有考虑其他因素,如采购难度、采购前置时间、供应商垄断和生产依赖因素等,存在一定片面性。因此,应对ABC分类方法进行扩展,结合整体采购难度、时间以及供方垄断生产依赖性等因素,利用网络系统做好分析处理。

3药品零库存管理模式

3.1药品“零库存”管理模式概念

零库存概念最早起源于二十世纪六七十年代,日本丰田公司通过实时控制特定的库存策略,实时控制库存量,以达到库存最小化[6]。零库存应用于生产、供应、物流和分销的各个环节,并取得一定成绩。目前,这种先进的管理理念已逐渐应用于医疗行业。“零库存”药品管理主要是指药库没有库存,采购的药品在入库后直接送至药房,通过药品少量多次采购。利用药品配送实现仓储,保证药品最低库存量,严格运用量化管理来控制药品需求变化,最终保持药房自身库存周转率,实现资本投资最小化、经济效益最大化目标。

3.2医院管理信息系统(HIS系统)系统管理下实现药品“零库存”管理

3.2.1具体操作措施

①特殊药品控制:这些药品主要是指急救药品、突发事件用药品等。由于该类药品具有一定的特殊性,常规状况下使用频率较低,但一次性使用量大,使用剂量处于不稳定状态。因此,对该类药物管理模式并不采取“零库存”管理模式。采购机构根据医院应急预案备药数量,药品使用期效,定期做好采购计划,避免造成库存量不足,同时工作人员定时做好监控工作,避免盲目储备。②全面实施药品“零库存”管理,主要是指抗菌药品等常用药品,不受流行病和季节变化影响,使用稳定,全面实施“零库存”管理。当医药公司收到医院采购计划并及时交付时,药房仓库经检查验收立即入仓,并送至各个药房。

3.2.2应用效果

HIS系统作为现代医院管理中的重要基础设施和技术支持,可以推动医院的整体信息科学、制度化,有效推动经济效益以及社会效益[7-8]。在HIS体系支持下,加强管理,充分实现药品信息共享,促进“零库存”药品管理。HIS系统具有快速查询和统计功能,便于药物入库,同时,该种方式在临床应用中能够方便药房工作人员随时查阅药品使用情况,并根据使用状况、库存状况、医院内医师使用习惯等,详细计算医院药品使用最小量以及最大量,并选择合理购入数量,减少药品积压、药物不足现象。零库存药品管理设置4d为最低存储容量,最大存储容量为7d。系统自动生成药品输送计划,并将实际库存和药品输送计划之间的差异提交给仓库。医药公司在收到计划后立即交付药品。同时再次制订后期药物使用计划,使药物和药物控制数量控制在一周内。利用少量采购药品取代医院内的大量库存,加快药品流通,实现药库的“零库存”。

3.3实现药品“零库存”管理面临的困难

实施医院药品零库存管理可减少库存,增加资金周转,降低管理成本和药品消耗,确保药品有效性。然而,对于库存量偏低的特殊药品,临床使用频率较低,工作人员需制订更详细和科学的方式来准备药品,以防造成药品储备不足,为临床用药造成不便。这就要求药房管理人员有强烈的责任感,并始终控制药品流动,以确保临床正常使用药品。

4基于供应商管理库存(VMI)模式的药品库存管理模式

4.1VMI药品库存管理应用流程

药品VMI模型的基本流程框架与一般产品相似。首先对药品供应商的相应销售状况和医院库存水平进行预测,对订单数量进行计算和管理,并将订单数量发送给客户。当客户提交订单时,根据供应商订单流程中的生产计划安排采购和生产。最后,会根据药品补货计划通知医院实际补货。药品VMI管理的基本流程主要包括两个模块,预测模式和补货分配模块。除对处方药权利的限制外,零售店中患者购买的药品种类也有限。药品供应与一般产品的区别主要体现在:药品供应商需要及时面对紧急情况并实现补货和分销。药品供应商短时间内在医院内生产和交付所需药品到指定地点。补货过程中会出现意想不到的情况,如上游原料供应短缺,药品分销过程中出现意外情况的延误等。药品配送过程中不仅需要考虑整体配送路线,同时要考虑其他因素。

4.2VMI模式弊端

药品管理模式下实施VMI模式,医院以及供应商两方面均掌握药品相关订货、采购以及生产信息,对信息化共享。信息传递准确性能够保证药品有效供应。受中国药品市场影响,大部分医院采购以及药品销售处于垄断地位,在国际药品市场并不多见。同时,医院与药品供应商之间的合作竞争关系体现在具有较强谈判能力的领导者和供应商,是医院药品库存提供服务的追随者。在VMI模型下,双方角色的差异导致医院隐藏药品信息的风险增加。

5小结

医院无论为实现社会价值还是经济价值,药品在其中起着至关重要的作用。因此,医院的药品管理越来越受到医疗相关部门的重视,医院药品管理的相关改革也在不断进行中。由于缺乏科学的管理模式,目前我国大部分医院库存量均根据以往经验储存药品,会占用医院大量流动资金,阻碍医院进一步发展。当前的医疗改革加强了药品储存规定,取消了公立医院自制药品。因此,库存管理中的医院药品种类有所增加,在药品收入减少情况下需要进一步发展,寻求更加科学、高效和经济的库存管理模式来降低库存成本并提高运营管理效率。本研究就以上三种管理模式进行阐述,各有利弊,医院需结合自身实情况,选择合理药品库存管理方法。

参考文献

[1]李文静,徐进,程莉华,等.两种门诊库存管理方法的对比分析[J].药学与临床研究,2016,24(4):346-349.

[2]张蕾,周莉莉,王延昭,等.医院药品、材料和试剂的库存管理方法对比研究[J].中国医院管理,2015,35(9):62-63.

[3]高育红,潘大炜.医院药品库存精细化管理的探讨[J].中国医院管理,2015,35(12):63-64.

[4]蔡冬明,张卫,朱建国,等.品管圈在药品库存精细化管理中的应用与实践[J].中国药房,2015,26(19):2677-2680.

[5]刘敏豪,黎颖怡.DDDs在药房库存管理中的应用启示[J].中国药房,2016,27(34):4894-4896.

[6]宋毅斐,鹿岩,孙世光,等.基于库存模型法的药品采购与库存控制策略[J].中国药房,2016,27(1):70-73.

[7]吴颖坤,张健,沈烽,等.我院药品采购管理模块的改进与应用[J].中国药房,2016,27(22):3099-3101.

[8]刘水,李怡文,樊硕,等.ABC分类法在我院抗肿瘤及其辅助用药库存管理中的应用[J].中国药房,2018,29(1):21-24.

作者:吕杏放 罗肇明 肖长久 夏伟梅 梁雯雯 单位:肇庆市第三人民医院药剂科

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