开放教育教务管理系统优化

1引言

电大开放教育作为一种开放式的远程高等教育，具有很多传统校园封闭式教育不具有的特征：一是管理上实行国家开放大学、省级电大（国家开放大学分部）、市级电大、教学点多级管理模式，各层级分工明确、各负其责，统一为学生的各种教学、教务服务；二是以学生为中心，实行春、秋两季招生，对学习者的年龄、职业、地区、学历等限制较少，凡符合基本条件的均可申请入学，学生在学习方式、学习进度、学习时间和学习地点等方面可以根据自身条件进行选择；三是学生规模大、分布范围广，目前国家开放大学开放教育学生由全国每个省级电大的数万至数十万学生组成，规模达到了300万，学生分布在全国各省、市、县以及部分行业教学点。开放教育这种管理的统一性与学生的开放性相结合的特征，对开放教育教务管理的数字化、信息化水平提出了非常高的要求。基于此，电大教务管理随着信息技术的不断进步和业务需求的扩展，其使用的教务管理系统也经历了3个阶段的变革，即DOS单机版、C/S网络版、以及目前基于web的B/S版，每一个版本都是在前一版本的基础上进行升级改造，使系统的功能更加适应教务管理的业务需求。笔者长期从事省级开放教育教务管理及系统维护工作，并经历了从C/S网络版到基于web的B/S版管理系统的工作过渡及转换，对当前基于web的B/S版教务管理系统有比较深的了解，对系统的运行现状和优化提出了一些自己的想法。

2系统简介

广播电视大学教务管理系统（B/S版）是一个需要国家开放大学、省级电大、地市级电大、县级教学点等四级管理单位密切配合，同时需要各级具体负责课程、专业规则、学籍、选课、考务、成绩、毕业审核等业务管理部门相互协作，才能发挥其作用的管理系统。系统从物理上分为2个后台数据库（国家开放大学、省电大）和5个系统平台（国家开放大学平台，省电大平台、地市级分校平台、县级教学点平台、学生平台）。中央电大后台支撑中央电大平台，主要由国家开放大学使用，数据是各省数据的全集。省电大后台支撑本省的省电大、地市电大分校、县级教学点、学生等4个平台，各个平台分别由省电大、市级分校、县级教学点、学生使用，数据是本省电大数据的全集。省电大平台、地市级分校平台、县级教学点平台等3个平台功能有一定交叉，但大部分工作需要独立完成，即教学点平台具备的功能（如选课、报考）其他平台不具有，无法通过其他平台完成；分校平台的免修免考功能，其他平台没有，无法通过其他平台完成。每个平台内部，各模块之间也有前后数据使用和共享的约束，需要密切配合才能完成管理任务。

3系统使用的成效与作用

开放教育分级管理的办学模式使各层级的管理人员面对着不同的学生，处理不同的业务工作。国家开放大学、省电大级管理人员面对的主要是系统中一个个“虚拟”的学生，即一条条的学生数据，通过系统完成这些学生的学籍、选课、考试、成绩、毕业审核等各个环节的教务工作。而到了市电大分校、教学点等基层管理单位，面对的通常是一个个实际的学生，学生的虚拟化程度逐渐降低，更多是通过与学生面对面、一对一来为学生办理各种学习及教务需求服务，他们不能像省校管理人员那样花太多时间在系统上进行业务处理。系统的设计很好的体现了上述理念，这从各层级系统平台的菜单数量就可以看出，随着层级的降低，系统菜单相应减少，各层级系统功能都充分考虑了各层级管理人员的业务需求，使大家通过系统密切配合共同完成学生从入学到毕业的各个环节的教务管理工作。除此之外，系统还具有以下3个方面的特性：

（1）系统采用基于web的B/S架构模式，使得工作人员能够随时随地登录系统，使用各种通用浏览器就可以完成系统的所有功能，解决了以往C/S版系统在每一台使用的电脑上都需要安装客户端，并进行数据库的各种配置、连接操作所带来的问题。

（2）系统的国家开放大学、各省电大级数据库独立搭建，既减轻中央后台数据库负担，也便于各省级电大围绕省级数据库开发相应的管理系统，满足各省特色化教务管理的需要，如文献中开发的省校成绩查询系统和文献开发的考试通知单优化系统等。

（3）省校的4级平台使用统一数据库，确保了省校数据的完整性、同步性，使各级管理人员围绕统一的平台进行各种教务管理操作，体现了教务管理在学校管理运行中的枢纽作用。同时，各级平台权限分明，职责明确，使各级管理人员更加明确自己需在系统中完成的业务工作。

4系统使用过程中存在的一些问题及其对策分析

4.1系统与应用系统的兼容性应进一步加强

为了体现开放教育的开放性特征，国家开放大学、省级电大甚至市级电大分校都围绕教务管理开发了大量的管理、学习、考试等应用系统，这虽然大大提高了开放教育的信息化、网络化管理水平，但各个系统与教务管理系统的兼容性、统一性还不够，数据共享程度并不高。以成绩管理为例，就有多套考试系统对应教务管理系统的多种处理方式。

4.1.1本科全国网络统考课程成绩：由国家开放大学将成绩接入中央平台，省校通过在线方式从中央平台接入省平台，同时需接收相应的课程和专业对照表后记录成绩才算处理完毕（统考课程需在教学点平台进行选课，如不选课则无法记录成绩，但不需报考，如报考则将收取相应的报考费，影响后期考试费用核算）。

4.1.2专科《职业技能实训》课程成绩：由国家开放大学通过文件形式放在考试论坛，各省校先登录论坛下载后再导入省平台，省校进行成绩合成与后，从省平台导出上传至考试论坛，待中央管理员从论坛下载导入中央平台后学生成绩才算处理完毕（该课程不需选课，也不需报考）。

4.1.3基于网络课程形成性考核及终结性考试成绩：需省校从各个考试平台下载后导入省平台（有些成绩数据甚至需要省校技术人员进行处理成符合要求的格式才能导入省平台，否则需工作人员一条条手工录入系统），合成与后导出通过考试论坛上报国家开放大学，待成绩接入中央平台后才算处理完毕（该类课程既需在教学点平台进行选课、报考，也需在相应的考试平台进行选课或报考）。

4.1.4本科学位外语课程成绩：与专科《职业技能实训》课程成绩处理流程相同，但成绩文件不能直接导入省平台，需进行技术处理或手工录入（该类课程需在教学点平台选课并报考）。造成上述问题的原因主要是由于教务系统在与应用系统进行兼容时，采用的是一种被动兼容方式，即有一种新的应用加入，就开发一个新的接口来对接新的应用，这导致教务系统功能及业务流程逐渐复杂化。而采用主动兼容方式，能很好的解决上述问题，即教务系统提供统一的接口，有新的应用加入时，新的应用需符合教务系统接口标准才允许加入，这既体现了教务管理系统的中心枢纽地位，也能进一步简化、规范业务流程。

4.2提高系统的自适应性

4.2.1系统虽然采用基于web的B/S架构模式，简化了系统的开发、使用和维护，使系统的配置管理及培训推广具有C/S版系统不可比拟的优势。但系统为降低开发难度，开发更有针对性的功能，对部分功能的实现是通过安装插件实现的，如打印报表插件、成绩录入插件，这些插件需省校上传到某个公用的ftp、论坛或其他网络存储服务器端，用户使用系统过程中自行下载并安装，系统不能自动提示安装或自动下载安装，部分用户由于没有安装插件导致功能无法使用时以为是系统故障，或不知从何处下载插件进行安装。同时，由于现行的浏览器种类较多，即使同一浏览器也存在较多版本，用户使用浏览器的偏好差异性较大，部分浏览器的设置需进行较多的调整才能使插件得以正常运行，这对用户的计算机技术和经验都有较高的要求。系统作为一个区域级平台，涉及用户多、用户分布广，目前系统使用的插件安装技术给系统的使用培训和故障排除带来了一定的影响。为解决该问题，可通过将插件内置在web服务器上，用户在使用相应功能时，系统自动提示下载并安装插件。或者采用浏览器内置支持的javascript脚本语言开发相应的功能，进一步扩展系统的自适应性。

4.2.2开放教育庞大的管理结构、分级的管理模式、开放式的学习方式，决定了其教务管理系统的开发不可能一步到位，而是持续渐进式的。目前系统采用的是通过更新补丁的方式来扩展或调整系统功能。但采用的是一种被动更新模式，即用户发现部分功能不完善或无法使用后，再联系系统开发人员进行补丁下载安装，给用户的业务工作带来一定影响。如能采用主动更新模式，系统开发人员更新补丁后，能自动下发至各省平台，并提示用户进行更新，使系统保持最快的更新速度，保证系统功能的完善。

4.3增强系统的安全性

作为一个关系到各省数万至数十万学生用户以及全国300多万学生用户的教务管理系统，其安全性是需要重点考虑的问题之一，因为学生数据涉及学籍、成绩、毕业等各个环节。系统在设计开发、安装配置、系统环境要求等方面已经做了很多努力来确保安全性，如web服务器和数据库服务器分开搭建、web服务器采用linux系统环境，程序执行代码封装为dll模式。但是，在用户层的设计还稍有欠缺：一是虽然系统设计规定同一用户不能同时在不同的机器登录，但实际上在同一网段的局域网内，同一用户是可以同时在不同的机器登录；二是用户账号如果被盗并进行了相应的系统操作，用户是无法识别出。如能像QQ登录那样采用排挤式登录（即同一用户在不同的机器登录时，会给先登录的机器做出掉线提示）以及记录最后登录地址和登录时间，并在用户每次登录系统时做出提醒，让真正的用户了解最近的登录是否是本人登录，从而最大限度的确保账号安全性。同时，数据库中用户表的密码存储方式是明码形式，这对省校进行数据备份保存，开发应用系统使用数据库时都存在安全隐患，如采用加密方式存储密码，将大大加强安全性。

5结束语

教务管理系统的使用，大大提高了开放教育教务管理的数字化、网络化水平，减轻了工作量，提高了工作效率。虽然在使用过程中还存在一些问题，除本文提到的一些问题外，文献中也提到了一些问题，其中一些问题其实与具体业务的处理方式有关，并不是通过系统的使用就可以完全解决。因此，系统的应用既需考虑系统功能适应于业务管理流程，使业务管理信息化、便捷化，也应考虑业务管理流程适应于系统功能，进一步使业务管理更加规范化、标准化。

作者：邓明学 单位：广西广播电视大学教务处