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保险公司会计电算化体系建设

摘要:会计电算化是财务部门工作发展的必然趋势,实施会计电算化不仅是时代发展的要求,更是企业自身发展的需求。保险公司作为大型金融类企业,在经营过程中会产生大量会计信息,传统的管理方法难以满足客户和企业的需求,应积极构建会计电算化体系,为客户、企业各部门提供便捷的会计信息,同时为公司领导制定决策提供参考。

关键词:保险公司;会计电算化;体系;建设

1概述

我国经济的快速发展,壮大了资本市场,保险公司由此得到了新的发展契机。保险公司的发展规模和业务范畴越来越广,传统的作业模式难以适应企业发展的需求,实施会计电算化成为企业发展的必然要求。在这一背景下,保险公司积极引进先进的会计技术,提高自身的业务水平和效率,进而改善对新形势变化的应对能力。本文将对保险公司构建会计电算化体系的相关内容进行分析。

2会计电算化体系的构建

2.1会计电算化体系构建前的准备工作

①硬件准备。计算机硬件设备是实施会计电算化的物质基础,保险公司应根据自身业务需求,选择合适的计算机机型、性能参数等。若公司规模较大,应尽量做好统一,为后期的网络运行、信息传输奠定硬件基础。②软件准备。会计软件是保险公司实施会计电算化的基础,企业在选择会计软件时,应坚持以下原则:通用性、合法性、安全性和可扩充性,确保软件服务和软件开发包功能满足当前业务需求,同时还能实现后期的业务拓展。

2.2会计电算化体系建立原则

保险公司构建会计电算化体系时,应对公司内部的会计工作特点进行深入分析,结合当前的法律法规构建会计电算化体系。在构建过程中要坚持合法性、效益性、系统性、规范性、可靠性和易用性原则。

2.3会计电算化体系内涵

会计电算化是利用现代信息技术管理会计信息的一种先进技术,电算化的实施和运用能有效提高企业的管理效率,企业领导还可运用信息管理系统中的数据挖掘技术对企业会计信息进行分析,从而挖掘潜藏在内部的、更有价值的信息,以便更好的改善管理,做好经营决策。会计电算化体系的建设包括相关管理制度、责任制度、运营机制以及监督机制的构建和实施。以下将对部分内容进行分析和讨论。

2.4会计电算化管理制度

①会计电算化运行管理制度。会计电算化运行过程中涉及的主要部件为计算机硬件,配套软件以及由此产生的数据,这是体系管理的主要内容。首先,要制定硬件设备使用、维护、保养等管理制度,确保计算机性能的安全和稳定。其次,做好软件系统和数据的安全保密工作,防止病毒感染或者非法侵入导致的会计数据泄漏或丢失。最后,做好监督工作,防止计算机和配套软件在维护、升级、更换过程中产生数据丢失的问题,确保会计数据的安全性和连续性。②会计电算化档案管理。会计电算化产生的档案形式较多,如计算机硬盘中的会计信息、磁性介质存储、纸质文件等都属于电算化会计档案。档案管理是会计管理的基础性工作,会计电算化的实施同样需要加强档案管理。首先,要严格按照相关的规定对会计信息档案进行管理,配置专人负责档案信息存储介质的管理工作,做好防磁、防火、防潮和防尘工作,确保存储介质的安全性和可用性。其次,做好会计档案的备份工作,对于重要的会计信息资料应在不同地点进行存放,并适时检查文件的安全性和完整性,定期进行复制,防止磁性存储介质的损坏导致数据丢失。最后,会计档案管理范畴划分。与通用会计软件、定点开发的软件、通用与定点开发相结合的软件配套的文档资料按照会计档案管理标准进行保管;保管期限一般为软件停止使用后或发生重大更改后五年。

2.5岗位责任划分

保险公司实施会计电算化管理,需要有电算主管、软件操作人员、审核记账人员、硬件维护人员、审查人员和数据分析人员。各岗位的职责分别为:①主管负责协调计算机和软件系统的运行,需要具备会计知识、计算机操作能力、组织能力和管理能力,一般可由会计主管兼任;②软件操作者负责将原始凭证中的数据进行输入,同时输出会计账簿、报表,需要具备初级电算化操作能力;③审核记账人员是对会计数据和各项凭证进行审核,操作软件登记或者打印输出账簿,需要工作者具备会计知识、计算机知识和中级电算化水平;④维护人员主要负责硬件设备和软件设备的运行,定期对硬件进行养护,需要工作者具备中级电算化知识、会计知识和计算机操作能力;⑤审查人员的职能是监督体系的运行,需要工作者具备会计知识、计算机知识和中级电算化知识,一般由会计稽核人员兼任;⑥数据分析人员负责会计数据的分析整理工作,工作者应懂会计知识、计算机知识和中等级别的电算化知识。

2.6会计电算化体系的实施

会计电算化体系的建设是一项系统工程,需要保险公司的各个部门参与实施,其实施过程应是由上而下的渐进过程。首先,公司财务总监负责会计电算化的领导工作,对整个工作的开展进行规划,协助公司各部门共同做好会计电算化的基础性工作。如各部门资产信息的登记和记录。其次,会计电算化工作主要由财务会计人员承担。财务部门工作任务包括提出实现电算化的具体方案、组织和实施具体的财务电算化工作,为公司管理层和各部门提供真实、可靠、便捷的会计信息。再次,各部门是会计电算化实现的必要补充,财务会计人员的具体工作需要各部门大力配合。最后,会计电算化工作的开展要本着循序渐进、逐步提高的原则,既要时效性,还要经济性,正确处理新技术、新设备和成本节约之间的关系。对于一些大型的投资项目,要加强监督指导,使有限的成本发挥最大的效益。

3结语

保险公司实施会计电算化的主要目标是利用现代化的信息技术,提高会计工作地位,提高财务部门的工作效率和工作质量,为公司的经营管理提供更有价值的会计信息;公司的会计电算化工作取得一定成果后,应逐步展开其他管理工作的电算化或信息化,逐步建立以会计电算化为核心的信息管理体系,实现公司内部不同部门之间的信息共享,充分发挥会计信息在公司经营决策中的作用。

参考文献:

[1]张鹏.新时期保险公司会计电算化研究[J].东方企业文化,2014,04:183-184.

[2]刘梅玲.会计信息化标准体系研究[D].财政部财政科学研究所,2013.

[3]汪慧甜.会计信息化服务市场的财政监督[D].华东理工大学,2013.

[4]张翔.会计电算化下审计研究[D].安徽农业大学,2009.

作者:吕朝鸣 单位:中韩人寿保险有限公司