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林业科技档案管理的强化措施

[摘要]林业科技档案是林业领域中的重要信息,包含着大量的林业科技信息资源,它能够真实地展现林业科研及其他相关工作的发展历程,因而是一种非常重要林业信息财富。然而在当前的林业科技档案管理工作中,却存在着工作不规范、人员能力不足等问题,急需得到彻底的改善。

[关键词]林业科技;档案管理;特点;问题;强化措施

林业是关系到自然生态环境及社会经济可持续发展的重要内容,因而近年来我国也在不断加大对该方面的关注和支持力度。在对林业进行科技研究的时候,必然会产生各种形式的大量珍贵文件材料,在对他们进行整理和归纳的过程中,就形成了林业科技档案。加强林业科技档案管理是林业生产、科学研究管理、科技研发和推广的重要保障,有助于维护经营者的合法权益,在很大程度上关系到林业综合效益。

1林业科技档案的特点

1.1复杂多样性

在广袤的森林中,蕴含着丰富的各种资源,动植物种类非常繁多,并且还与当地的气象、水文、地理等密切相关,共同形成一个统一的整体。林业生产及建设与农业、工业、交通、环保、旅游等行业密切相关,而且像森林或动植物资源调查、林业作业等大部分工作都需要在户外进行,并且会产生许多原始材料,这就决定着林业科技档案也呈现出复杂多样性的特点。

1.2差异性大

在不同的地域,因为地质、气候、水系等外界环境的不同,森林的生长也会表现出很大的差异性的特点,甚至对于同一地域也可能会呈现各自不同的生长特点,因而在开展林业生产或调查时,相关档案材料也会表现出这样的特点。

1.3阶段性强

森林的培育需要一个非常漫长的过程,一般来说,从采种到育苗,再到抚育成为茂盛的森林,需要几十年甚至是上百年的时间,林业生产周期非常长,因而建立一套全面的林业科技档案材料也随之需要非常长的时间,也就是使得该工作只能分为采种、育苗、造林、采伐、加工等几个阶段来开展。

1.4地域性突出

森林的生长需当地的地质、气候、水系等自然条件有着非常紧密的关系,也就呈现出明显的地域性分布特征。林业工程不应该根据行政区划来开展,必须冲破各自地区的边界,进行跨省区、跨流域工作,因而林业档案也就同样表现出这样的特征。

2当前林业科技档案管理存在的问题

2.1思想上重视不足

当前,很多林业领导干部及档案管理工作人员没有认识到档案管理的重要意义,没有把档案管理及相关设备的配备纳入到整体的工作计划之中,这就导致当前的相关基础建设不足,而且也没有分管领导来抓,没有设立专门的工作人员进行负责。还有很多部门人员缺乏最基本的档案观念,连最起码的什么是档案和归档都不知道,更不用说归档的方法了,因而导致很多重要的科技资料出现了损坏或丢失的情况,降低了档案的收集质量。另外还有一些科技人员不愿意把相关文件材料交出来,都是自己去保管,归档统一管理工作困难重重。

2.2缺乏完善的相关规范管理制度

在当前很多林业部门,都缺乏完善的科技档案管理制度,实际管理工作存在严重的不规范问题。一是制度不符合基层工作实际,可操作性差,造成档案管理工作有制不能依,工作无章可循;二是制度的滞后性,不能适应科技工作的发展,没有认识到新形势下档案形式、内容及范围的扩大化及复杂化,没有有效的解决举措;三是监督机制缺失,资料收集难,档案借出后不归还,制度只是用来贴在墙上的,没有监督落实,形式化严重;四是档案工作缺乏相关的规范化标准,信息检索查阅难,利用效率低,不能充分发挥出档案的作用。

2.3工作人员的素质有待提高

当前很多基层林业科技档案管理工作人员都是兼职,没有把全部精力用到加强档案管理工作上,他们既不了解科研工作,也不重视自身的科研档案管理工作,平时不做好日常的管理工作,一到归档时就急忙一起去做,降低了工作质量。很多基层林业科技档案管理工作人员都没有接受到系统的专业知识培训,不能完全掌握档案的收集、整理、归档和装订等业务,只是直接把材料装入档案盒后在放到档案柜里,没有注重后续的归档及编制目录等工作,工作能力较差。

3强化林业科技档案管理的具体措施

3.1提高思想认识,加大投入力度

林业科技档案管理是整个林业工作中必不可少的重要工作内容,对于促进林业科技进步、发展林业经济具有重要的现实意义。因而林业部门要在思想上提高认识,尤其是基层科研单位领导更要加强重视,加大投入力度,把工作经费纳入到财政预算之中,配备必备的工作设施,完善相关基础设施建设,建立信息化内网管理系统,提高工作效率及质量。此外,由于林业科技档案管理是一项专业性比较强的工作,因而相关人员就要加强专业知识的学习,提升自身的工作能力,同时单位部门也应该积极组织培训学习活动,这样才能促进工作的规范性和有序性,在信息化技术手段的支持下,更加深入有效地开发和利用档案信息资源。

3.2健全档案管理制度

在林业科技档案管理工作进行中,需要相关制度的有力保障。林业科技部门应该根据国家的相关法律法规,结合自身实际情况及未来工作发展的需要,进一步完善档案管理制度,建立目标责任管理及激励制约制度,从根本上确保档案管理水平的不断提升。鉴于林业科研项目周期长、涉及部门广、工作人员多的特点,应该指派业务能力及责任心强的专门档案管理工作人员,确保各种科技材料能够及时、完整的收集和管理。

3.3注重档案信息资源的开发利用

林业科技档案管理的最终目标就是要开发并利用这些信息资源,发挥他们的潜在价值,为林业科技及经济发展服务。因而,林业科技部门要注重对档案进行科学化管理,提高资源利用率,要把握本地区林业科技发展特点,进一步拓展科技信息的服务范围,积极组织开展送科技下乡活动,惠及广大林农,促进林业生产不断进步。在课题研究过程中,档案管理人员应该准确及时地提供相关文献资料,保障科研工作的顺利开展,做好服务保障工作。

3.4推进科技信息化管理

在当今信息化时代,计算机信息技术已经广泛应用到了很多领域中,有力地支撑着各种行业的不断发展,因而林业科技档案应该加快信息化建设。各林业科技部门领导应该统筹规划,促进档案信息化管理与单位信息化建设的共同协调发展,这也同时要求档案管理人员的思想要与时俱进,顺利社会发展的潮流,积极学习利用计算机、多媒体等先进信息技术,努力实现档案收集、储存、归档、编目、查询、借阅等工作的一体化管理,提高工作效率。

[参考文献]

[1]刘薇.浅谈林业科技档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务,2015(01):22-23.

[2]杨杰.发挥林业科技档案在生产中的作用[J].中国林业,2014(12):41-42.

[3]陈晓瑚.浅谈林业科研档案的收集与归档[J].湖北林业科技,2014(01):61-64.

作者:刘艳清 单位:襄阳市林业科学技术推广站

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