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企业人事档案管理的人才使用作用

摘要:企业人事档案管理在企业人才使用方面具有重要的作用,是企业人力资源开发、员工考核及人力政策制定等工作的重要依据,直接影响着企业自身的经营发展。在信息时代背景下,现代企业对人事档案管理提出了更高的要求。文章从企业人事档案管理在人才使用中的重要作用入题,分析企业人事档案管理工作变化、现状及存在问题,并进一步对新时期企业应该采取的管理措施提出建议。

关键词:企业;人事档案管理;作用;存在问题;改进措施

企业人事档案管理工作是人力资源管理工作的重要组成部分,是对企业内部人员的个人经历、思想品德、工作能力以及奖罚情况进行记录和如实反映的重要管理工作。企业在不断地发展过程中,人事档案管理起到了不可忽视的积极作用,它为企业在人力资源开发、员工考核、人力政策和人事制度制定等工作上提供重要依据。

一、人事档案在人才使用中的作用

1.直接反映企业人力资源的现状。企业的人事档案是企业人才基本情况的真实反映。通过对人事档案的汇总和分析,可以了解企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况,能够直接反映出企业人力资源的现状,也能够大体的反映和判断一个企业的发展水平。对于企业管理者而言,通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析,从而很直观的判断出那些方面的人力资源对企业的发展发挥着积极作用,哪些方面的人力资源还需要加强和改进,为人力资源开发提供依据。2.为企业用人选才提供真实信息。人事档案管理为企业用人选才和制定用人计划提供依据。对拟选用员工考察的第一手资料信息一般都来自人事档案。在考察工作中,由于需要大量的考核记录作为依据,所以人力资源管理部门则需要利用人事档案中的信息,对员工的业绩、素质和能力进行综合评价,并做出科学、合理的决策。人事档案材料如实反映员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩、个人素质、思想品行、业务水平等基本情况,这些信息为企业选才用人提供重要依据。3.为优化人力资源配置提供重要依据。人力资源配置是将人与物有效地搭配,从而更好地发挥人潜力,提高工作效率。一方面,由于人力资源处于不断地变化状态下,人员具有较强的流动性,所以可以通过人事档案来实现人力资源信息的共享,对人力资源的需求进行科学预测,在促进人力资源合理流动的基础上,也能够对人力资源配置进一步进行优化。另一方面,企业人力资源管理可以从人事档案中充分地挖掘每一名员工的潜力,做到人尽其才,使其在更合适的岗位上能够发挥最大的效能,这对于更好地发挥人力资源的作用具有极为重要的意义。

二、现阶段企业人事档案管理常见问题

1.对企业人事档案管理不够重视。虽然人事档案管理在企业发展过程中占据重要地位,但不会产生直接、明显的经济效益,故而一些中小型企业及少数大型企业不重视人事档案管理工作,没有认识到人事档案管理背后的实际意义,从而导致人员配置缺失、设备配置不到位、档案管理混乱等一系列问题,严重阻碍着企业人事档案管理工作的良性发展。2.人事档案管理模式落后。在传统模式中,人事档案所记录的信息一般不对外公开,而只用在本单位或者是上一级的人事部门,为他们查阅时提供方便。在更新和完善人事档案时也主要以人才在本单位的思想品德和工作表现为主要依据,属于封闭式的管理形式。这种现象使人事档案得不到充分利用,让实现人事档案信息共享的目标有了约束,让人才配置和流动不够合理。随着市场经济发展,对企业人事档案管理的工作内容及实际要求发生了很大变化,但目前一些企业相关人事档案管理工作,仍以纸质档案和人工管理的传统管理模式为主,工作效率低,档案管理质量差,档案信息有效利用率较低,无法满足现代企业的实际发展需求。3.管理机制不够灵活性。现代企业管理理念中,人才资源占据重要地位,直接决定了企业的市场竞争力和企业的未来发展,增加了企业对于优秀人才的实际需求,促进了企业用人方式的灵活发展。这种环境背景下,企业员工的流动性大大增加,给人事档案管理工作带来巨大的工作困难和挑战。传统的人事档案管理模式较为僵化、灵活性差,面对目前越来越灵活的企业用人模式,表现出较为明显的不适应性和局限性,无法发挥人事档案管理工作的实际效用。

三、加强企业人事档案管理工作的措施

1.提高对人事档案管理工作的重视度。人事档案是企业用人决策的重要参考依据,在现代企业发展过程中具有重要作用。企业要认识到人事档案管理的重要性,提高人事档案工作的地位和作用。人事档案管理是一项系统、复杂的工作,企业管理者需全面重视内部人事档案管理工作,将其作为企业发展重点工作,加强人事档案管理工作,提高对人事档案管理工作的重视,增加对其的资源投入,从而提高企业人事档案管理工作效率,规范人事档案管理流程,以充分发挥企业人事档案管理的实际效用,促进企业经济效益的稳定发展。2.提升人事档案管理理念和管理模式。在信息时代背景下,企业需积极创新自身人事档案管理理念,充分认识并重视信息资源对于企业发展的重要性,为加强各项人事资源管理措施的有效落实,奠定扎实的基础。创新档案管理模式,充分利用现代化的管理手段,实现人事档案信息数字化,建立网络档案信息数据库,利用网络技术来实现信息共享。同时,企业需科学规范人事档案管理工作流程,重点加强对电子人事档案安全的管理和保障,避免企业内部人事档案资料遭到泄露和篡改。3.健全人事档案管理体制。系统、完善的制度是人事档案管理工作质量提高的基础保障。企业应结合人事档案管理信息化建设发展需求,对原有人事档案管理制度进行补充和完善,从而规范人事档案管理行为,落实人事档案管理优化措施,提高人事档案管理工作的针对性和科学性,促进企业经营管理效益的良性增长。比如,企业制定严格的材料鉴别和调查制度,对档案进行分类管理,保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明,使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。此外,企业需要努力提高档案管理人员的综合素质,加强人事档案管理队伍建设。4.充实人事档案的内容和时效性。加强人事档案的动态性管理,定期对原有的人事档案进行审核鉴定,剔除无保存价值的内容,补充新的内容,使人事档案的信息得到及时更新。如奖励惩处,评优评先,工作调动,职务任免,何因何果、完成任务总结,组织评价结论等。一句话,看到档案就如见其人、看完档案就能对其人有一个总体上轮廓上的把握,看完组织鉴定就能大致了解和掌握其人的本质特征和德,能,勤,绩,廉方面的情况。一方面,充实人事档案的内容。在原有档案内容基础上进一步进行完善,将能够反映个人个性化的一些信息和材料补充到人事档案中来。另一方面,加强人事档案的时效性。把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去,针对流动的人才,对他们的信息,人事档案管理部门应该有效追踪记载,保证他们信息真实完整,增强人事档案信息的时效性。

结束语

人事档案是企业人力资源管理工作中非常关键的环节,对于发现人才、使用人才和管理人才具有非常重要的现实意义。随着社会经济不断发展,企业对人才需求更加迫切,对人事档案管理工作提出了更高的标准要求,加强企业的人事档案管理,不但是企业内部人事管理的需要,也是企业谋求长期发展,提高核心竞争力的需要。

作者:孙洁 单位:浙江盛世前程人力资源服务有限公司

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