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我国流动人员的人事档案管理现状

摘要:针对流动人员档案管理现状进行分析,研究了其中存在的主要问题,分析问题出现的原因,提出必须正确认识、改革传统流动人员人事档案管理体制、加大资金投入、推进现代化的管理、重视团队建设,使档案管理更加的规范化、合理化等措施。

关键词:流动人员;人事档案;现状;对策

人事档案具有极其重要的作用,随着人才流动范围的扩大,解决流动人员人事档案管理问题迫在眉睫,应建立新型的人事管理模式,更好地满足人才社会化管理的需要。

1我国流动人员人事档案管理现状及存在的主要问题

流动人员人事档案真实性无法保证,经常出现弃档、死档的现象。目前,我国流动人口人事档案管理中存在多头管理的现象,部分流动人员的人事档案由人才服务机构管理,一些待业的大中专毕业生的档案由就业指导中心管理,有的中介机构也在从事着档案管理工作。流动人员档案管理无法实现集中统一,由于管理机构不同,很容易造成人事档案材料的缺失,以致档案材料真实性受到影响。调查表明,我国各地人力资源服务机构管理存在非常严重的“死档”和“弃档”问题,随着流动人口的增加,这种形势越来越严峻。信息化程度落后,流动人员人事档案管理不规范,无法满足当前经济社会的发展需求。流动人员人事档案传统管理是比较封闭的,本人不知道档案里有什么材料,也不能接触到自己的档案,这种管理模式无法适应信息时代人事管理的需求。流动人员档案的管理受职业自主性及人员流动性大的因素影响,明显阻碍了其正常发展。再加上缺少完善的档案管理制度,原本应归档的材料却没有及时归档,存在的问题很难及时解决。在流动人员档案管理中,缺少专业的管理人员,管理人员队伍弱化,其专业素质及管理水平有待提高。国家相关规定要求档案管理的专职人员数量有一定标准,每管理1000人的档案需配备一名专职干部,但在实际的管理工作中很难达到这个标准。尤其是县以下级别的档案管理单位,流动人员的档案管理人员比较短缺,尤其是专业素质高的专职人员更是严重短缺,甚至有些档案管理员是兼职的,专业能力水平欠缺,档案存放无序,甚至出现档案材料丢失和泄密的问题。

2导致我国流动人员档案管理出现问题的原因

我国人员流动性呈递增趋势,但人事档案管理体制混乱。随着新时期社会主义市场经济的发展,就业方式逐渐改变,主要是高校不断扩招,大学生明显增加,就业形势越来越严峻。大学生匆匆就业,可是一段时间后就会出现频繁跳槽的问题,加剧了就业流动性。然而当前大部分非公有制企业不需要员工提供档案,大学生无暇顾及自己的档案,导致档案多头管理。除此之外,流动人员档案管理体制不顺,现有的人事档案管理部门多,档案管理体制混乱。虽然国家档案局制定了一些政策规定,但在具体的实施过程中仍然没有真正落实,给人事档案管理质量带来不利影响。流动人员人事档案管理意识淡薄,档案转移程序过于复杂,档案内容缺失或陈旧明显。当前大部分企业在聘用工作人员的时候,多考虑个人的工作能力,对档案提供的信息并不是很重视,有些人错误认为只要有毕业证、职称证就可以了,认为档案并不是很重要,从而导致了弃档、死档的问题发生。同时各地执行档案转移的政策不统一,档案调动手续的繁杂、冗长,程序比较复杂,漫长的申请审核需要流动人员来回跑,需要花费很长的时间,甚至会耽误整个人才引进的过程。档案利用率低下,档案材料包含的内容及类别比较多,可是实际在档案中记录比较完整的只有学历材料,其他主要内容缺失,无法对个人作出全面的评价。各级领导重视程度不够,档案工作者自身观念陈旧,软硬件设备配备缺失。流动人员档案管理工作具有特殊性,工作内容比较烦琐,可是有的领导干部忽视了对档案管理工作的重视,没有真正把流动人员档案管理工作纳入议事日程。再加上档案工作者自身的知识结构老化,缺少信息化时代的敏锐洞察力,使用的档案管理手段比较落后,甚至有的工作人员根本不懂现代化的信息数字档案管理,档案管理信息化程度无法提高。此外,资金投入不够,无法提供标准化的档案管理软件,不能为档案信息化管理提供充足的电脑,没有完善的软硬件设施支持,缺少良好的网络环境支撑。

3解决我国流动人员档案管理问题的对策

第一,加强领导,规范管理制度。各级领导要加强指导监管,做好档案政策宣传,精心组织,推进流动人员人事档案管理工作深入开展。严肃查处违法违规行为,一旦有不良的行为出现,必须给予一定的处罚。充分调动工作人员的工作热情,确保相关工作人员认真履行职责,严格照章办事。规范制度,认真做好档案材料的收集鉴别、整理保管及接收转递的工作,强化基本公共服务。全面收集和鉴别档案材料,人才服务机构要科学谋划,确定需要归档的材料及范围,建立长效机制,确保归档材料的真实性及准确性。严把技术质量关,对流动人员档案材料进行加工,准确做好目录,完善服务标准,满足服务对象的基本需求。第二,加大投入,创新管理方式,加快软硬件建设,实现档案信息化管理。流动人员档案信息化管理应建立现代化管理设备,配置先进的档案信息网络系统。增强对流动人员档案管理的重视程度,加大投入引进现代信息科学技术,充分发挥档案信息化的整体效益。制定适应信息化建设的档案管理制度,大胆开拓创新,完善档案信息化管理业务流程,开发档案管理服务网上办公平台,研发适合人事档案信息管理的软件。建设统一的流动人员档案管理一体化服务平台,完善档案资源统计和共享功能,制定档案信息化建设方案,确保电子档案的完整性。第三,优化队伍建设,转变观念,从根本上提高工作人员的专业素质。在管理实践中,不断完善档案管理人员培训机制,改善现有人才队伍的年龄结构,为工作人员提供专业的业务培训,弥补人才的不足,使培训工作常态化。大力支持工作人员学习业务知识和技能,进一步提高工作人员的综合能力,不断开展思想教育活动,研究新的发展思路,促使工作人员全面掌握档案业务工作的管理方法。档案管理人员应掌握计算机操作技术,不断学习新政策、新技术,进一步推进传统档案管理模式向现代化模式的转变。提高人员的各种待遇,激发工作人员的工作积极性,保证工作顺利开展。

4结语

新时期人才流动速度加快,人才流动逐渐成为常态,从而产生越来越严重的流动人员人事档案管理问题,甚至产生了许多废弃档案,不但阻碍了档案管理工作的发展,还会给个人的发展带来不利影响。面对新问题和新挑战,我们必须提高重视程度,认真分析原因,采取有效的措施不断完善我国流动人口档案管理工作。面对人力资源配置日趋市场化,必须改变人事档案管理意识淡薄的问题,加强组织和宣传,增加人事档案的实用内容,创新档案信息化管理。转变用人观念,为企业人事部门选拔人才提供必要的依据,优化分配社会资源。规范人事档案的管理,适应新时期人力资源管理需要,促进人才队伍的合理流动,推进社会经济建设的健康发展。

参考文献:

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作者:马士君 单位:哈尔滨市企业流动人员档案管理服务中心

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