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干部人事档案管理的问题探讨

摘要:近年来,干部人事档案造假事件频发,影响恶劣。十八大后,在全国范围内开展了干部档案专项审核,目前,专项审核虽然已经结束,但是审核过程中仍然存在一些遗留问题,同时档案大体检、大排查也暴露了干部档案管理中存在的一些顽瘴痼疾。笔者主要针对专项审核中干部档案管理方面的存在的问题提出对策建议。

关键词:干部;档案管理;问题;对策

近年来,干部人事档案造假事件频发,有的干部为获取领导职务档案信息除性别外均造假,有的无视组织程序入党材料造假,有的在年龄上变戏法,年龄大小随意改,还有的干部凭空造履历,以满足干部选拔任用中需要的工作经历……这些为获取个人私利而造假的行为在社会上造成了十分恶劣的影响,也损害了党和政府的形象。

一、存在的问题及原因分析

首先,干部档案专项审核过程中一些遗留问题仍然存在。一是少数档案材料还存在“缺项”。如:由于年代久远和时代变迁,有的学历档案材料已无法补充;有的军队学历因其涉密属性无法从学信网验证,又因为军官证、学历证书丢失等一些特殊原因无法申请在线学历认证等等。二是对档案存在问题重“调查”轻“处理”,对党员干部的震慑力不够明显。如,有的地方因为替干部个人发展考虑较多,处理问题时批评教育和责令个人检讨多,真正的处理或处分少,由此产生的震慑影响力不大。其次,在专项审核过程中发现的突出问题。一是思想上重视不够。档案管理工作是一项默默无闻的工作,往往出现对档案工作“说起来重要,抓起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”的现象。有的主管部门领导思想观念跟不上形势发展,对新形势下档案工作的新要求不了解,新政策不熟悉,甚至提出做好干部档案管理工作,只要确保不丢档案就行的低层次工作要求,还是凭以前的老经验、老看法办事,重“看管”轻“管理”;有的领导干部认为干部档案工作是管档单位的事、管档人的事,与自己关系不大,对干部人事档案工作不了解、不重视,因此存在填写档案材料时责任心不强,存在填写内容不规范、前后不一致等情况,给干部档案管理工作带来了一定的困难;少数管档人员还存在政治站位和政治水平不高的问题,对档案管理工作在政治上的重要性缺乏深刻认识,主动学习大政方针积极性不够高,主动服务的意识不强。二是经费保障和硬件配套不到位。有的地方没有建立专门的经费保障机制,常规化的支出无法保障,影响了档案管理工作的正常运转。硬件建设是基础,也是保障干部档案安全的必备条件。如有的档案库房还没有做到三室分开,“九防”(防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染)设施不健全,在档案的保管和保护上存在隐患,有的数字化档案服务器、扫描仪、打印机、复印机等设备陈旧,严重影响了工作效率和工作质量。三是档案管理人员力量不足,专业化水平不高。如:有的管档单位还不能按照千卷1-2名安排专职管理人员,多数档案员是“半路出家”,业务素质不过硬,还有的甚至主要靠兼职人员完成大量工作。如:有的档案员兼职过多,要完成其他工作任务,有时档案工作根本无法开展。档案管理人员接受专业化培训不多,学习政策规定不及时,专业素质和思想观念更新不快。如:档案管理人员流动性较大,安下心长期工作的专职人员很少,“传帮带”作用不明显。此外,干部所在单位没有档案管理方面的“明白人”,一定程度上影响了工作开展。四是规范化管理的制度不健全,落实不到位。有的管档单位在档案管理制度上没有紧跟形势及时健全,如随着专项审核的开展,档案审核和调查应该列入档案管理的重要一环;有的单位建立了制度但是落实不到位,制度“如同虚设”。五是运用现代化技术进行管理的水平不高。有的单位数字化档案建设进程缓慢,信息查询和数据统计基本靠人工,现代信息技术的运用率较低,不能为干部工作提供快速便捷的统计数据,大数据的分析利用情况更少。

二、解决问题的意见建议

一是针对干部档案专项审核中的遗留问题及时开展自查,确保不留“后遗症”。对档案材料不完善的及时催交,对于确实无法补齐的材料,要单独建立信息补充收集台帐备案待查,并就所缺材料是否影响“三龄两历一身份”认定和干部选拔任用进行定性。重新核查档案问题处理是否符合政策规定,对处理存在偏差的及时核实修正,整改到位。二是加强思想引导,提高干部档案意识。档案管理负责同志要经常向主要领导、分管领导汇报工作、解释政策,宣传档案工作的重要性,确保主要领导、分管领导的思想认识到位。及时宣传干部档案相关政策和违规案例处分,进一步增强各级领导干部对档案工作的重视程度,确保以严肃认真的态度认同档案管理工作和自身档案信息的填报。要关心关爱埋头苦干的档案管理人员身心健康和政治进步,要引导他们切实提高政治觉悟,以对党、对组织负责的态度干好本职工作,增强从事档案管理工作的自豪感、荣誉感、责任感,真正认识到自身工作的重要性,提高政治站位。 三是强化物质保障。建立经费保障机制,为档案管理工作的正常运转提供基础保证。档案库房要按照“三室分开”(档案库房、阅档室和档案管理人员办公室分开)和“九防”要求配备到位,数字化服务器、办公电脑、扫描仪、打印机、复印机等电子设备按照更换年限和使用现状及时更换,既可为档案管理的标准化、规范化和信息化提供保障,又可维护干部人事档案的安全、完整。四是加强干部档案管理员队伍建设。建设一支高素质的档案管理干部队伍,是提升档案管理水平的根本。要挑选党性强、作风正、有强烈的责任心,能够勤于学习、忠于职守、严守机密、甘于寂寞、不计名利、勤恳工作的人员从事档案工作。要提高档案管理人员的物质和政治待遇,保持队伍相对稳定。注意加强对档案管理人员的知识和业务培训、继续教育,采取多层次、多种形式的培训学习,使档案工作人员了解《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等法律、法规及档案专业的基本理论知识,熟练地掌握和应用管理档案的基本技能,还应掌握现代化管理技能,加大计算机知识的学习,重视网络知识教育,以适应新时期档案工作的需要,全面提高综合素质。管档单位要建立完善档案联络员制度,加强对联络员的业务培训,真正把联络员培养成“明白人”。五是完善干部档案管理制度。要全面贯彻落实中央从严管理干部要求,巩固和深化干部人事档案专项审核成果,进一步提升干部人事档案规范化管理水平。要不断健全和完善材料收集与归档、审核与调查、保管与保护、提供利用、档案转递、组织领导等日常管理制度,统一印制《干部人事档案材料报送单》、《干部人事档案转入登记簿》、《干部人事档案转出登记簿》、《干部人事档案交接单》、《干部人事档案审核风险点列表》、《干部基本信息审核确认表》等常规业务表格,为档案报送单位提供规范的报表格式,使各项档案管理工作做到制度明确、规范具体,确保档案材料收集归档利用工作做到真实、全面、及时、规范。通过建立责任制,明确责任人,确保制度落到实处。六是要加快档案信息化建设。要加快数字化档案建设,对人事档案的录入和查询管理实行信息化管理,尽量避免人为接触档案。抓好计算机应用工作,注重档案数据库基础建设,建设数字化、信息化的档案管理方式,探索大数据检索、整合、分析,为干部工作提供准确有效的参考信息支撑。加快现代化技术人才的引进和培养,使其成为能担当起档案管理迈向信息化建设的中坚力量,真正建立起现代化的档案信息管理体系。

参考文献:

[1]张虹,姬瑞还.档案管理基础[M].北京:中国人民大学出版社,2005.

[2]吴广平,向阳.档案工作实务[M].北京大学出版社,2008.管理论坛

作者:陈新国 王悦明 李春艳 葛海荃 单位:潍坊市工业干校 奎文区委党校

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