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人事档案管理在社会中的地位

摘要:随着改革开放的进程不断深入,我国社会经济的跨越发展创新驱动要依靠人才,而档案管理是体现人才价值的一个侧影,无论是机关还是企业都离不开人事档案的管理工作,档案管理是一项严肃的政治工作。我国人事档案管理与人力资源建设形成的因果、依存和互动具有不可分割的关系。所以加强和做好人事档案管理工作,对于进一步深化企事业单位和机关人事制度改革,加强人才队伍建设和推动企业全面发展具有重要意义。

关键词:人事档案;人力资源管理;地位和作用;价值

人事档案是每个人形象的“缩影”,是个人最具有保存价值的原始记录。它记录着人员身份、工作经历、学识水平、德能勤绩、社会关系等最真实、最直接的证明,人事档案是人力资源管理、调配、鉴别、使用的有力工具,是用人单位挑选所用人才的重要依据。人事档案信息中涵盖着人才的年龄、籍贯、学历、专业、工种、招工表、入伍表、劳动合同、体检、学业、培训、业绩功效、奖惩、爱好、专长、工作经历、社会关系及婚姻等真实可靠的第一手资料。因此做好人事档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用工作,为企事业单位人力资源配置、利用提供相关人事数据和信息支持的重要依据,为企事业人力资源的规范化管理奠定了基础。

1人事档案的价值和作用

一是借助人事档案信息资料,用人单位可以对潜力型、可持续发展型人才进行有目的性的选择和培养,同时也可了解到人才具备的特长和既往发挥的优势资源。二是各级人才交流服务中心和就业服务中心在组织人才资源时,通过人事档案信息可以根据招聘单位的要求,很客观地将人才的工作能力进行合理的预判、甄别、分类,为招聘单位提供对口专业型人才、合理规划人力资源计划。这样的人才一旦进入到招聘单位,在适宜岗位就能以最快的速度产生自身价值。三是对于被选人才而言,能找到专业对口工作,从而能发挥出自己最大的资源价值,增加了自信和尊严,保障了生活和自我发展的平台,也有利于人力资源管理进行最优化的人才配置。四是人事档案信息管理能够帮助人才服务中心和就业服务中心对于人才资源进行系统完善的了解,有利于通过人才数据的监测和对比,对于人才的需求量进行合理的预判,做到有的放矢,提高人才、就业、招聘、培训的相互服务质量,为各培训机构和企业提供人才专业、工种需求,避免专业培训人才过剩,从而引导培训方向和专业设置。为培训机构、用人单位和求职者构建便捷的服务渠道。

2人事档案管理的现状和问题

人事档案管理是指将人才的个人信息、家庭情况、工作经历的相关信息收集整理到一起,进行分类、甄别、立卷、编号、登记、保存、归档等一系列流程,使人才交流和就业服务中心和用人单位的人力资源职能部门能够在较短的时间内获取到人才全面系统的信息资料。

2.1石家庄流动人员档案管理现状

第一,对人事档案管理工作重视程度前所未有地提高。自2012年石家庄市团委“假干部”王雅丽事件后,市委市政府对全市所有机关事业单位和企业的人事档案进行了普查,对查出的“假干部”、假档案、假党龄、假工龄、假年龄、假学历等进行了严肃处理。各单位领导对人事档案的重视程度得到了有效提高。第二,对人事档案管理工作建设水平有了提升。首先对档案内容、目录、条款、分类、组卷、装订统一规定,做到规范化、制度化、统一化。其次明确了档案管理人员的职责和任务,加强了责任感和压力感,强调了保密原则的遵守和纪律,加强了对新进人员档案的审查和建立,对缺项的在尽可能的情况下进行补充,同时加强对档案管理从业人员的培训。第三,开展对档案管理的信息化的建设。加强档案信息化建设的软硬件配置,开发专业档案管理软件,配备电脑、打印机、扫描仪、多功能档案架及监控设备,逐步实现档案管理的信息化和数字化。每份档案材料都能通过数据库进行管理,方便查阅和使用,使数据分析更加准确和便捷,同时也保证了档案的真实性。

2.2人事档案管理存在的问题

第一,人事档案信息内容贫瘠和不真实,根据档案管理规定,必须维护档案的完整与安全,这是使人事档案具有真实性的条件之一。据调查,人事档案的真实性普遍偏低,各种不准确的信息让人事档案的利用面临着困难。造成档案信息不真实的原因是人们对档案材料填写的重视程度不够,在填写时候不以实际情况为基础,很多填写的内容与自身情况不符,随意填写年龄、工龄、奖励等。甚至一些人故意更改学历、年龄以便晋升,更改参加工作时间、更改特殊工种,以便早退休和套利。这样的随意性为档案的有效利用带来了极大的困难。第二,人事档案材料中材料的内容单一、不完整。人事档案的内容应该包含个人履历、学历、职称、党团材料、奖惩、劳动合同等材料,但是,内容只是形式单调的表格,千篇一律的内容以及调入调出的证明等,很难看到其他的材料。第三,用人单位想了解到的是所聘用的人员以往的教育培训经历、工作能力、绩效考核、个人能力水平等方面的信息。人事档案反映这方面的内容记载很少,甚至没有。第四,人事档案管理部门的管理机制不完善,制度执行不力,监督机构形同虚设。尤其是流动人员人事档案管理,除政府人事部门所属的人才交流服务机构管理外,社会上很多部门和个人都在公开或私自管理人事档案。如社会保险经办机构、社区街道办事处、中介机构、社会团体等利用各种名目也在管理人事档案,把管理人事档案当成谋利的手段。第五,人事档案管理的要求和标准不一致。各省市及国有单位在管理个人人事档案时没有统一的要求和标准,存在较大差异,特别是人事档案的转递程序。人事档案转递,是档案管理部门接收人事档案和档案材料的主要途径。但是在实际操作过程中,人才流动并不能实现档随人走。流动人员从原单位进入人才市场或者调到其他单位前,有些原单位对已调走的人没有按规定将其人事档案转交人才服务机构保管或者转递至新单位,而是将档案交由本人,导致个人私拆档案或丢失;有的流动人员私自违规拆封档案,或认为档案无用而将档案遗弃,造成档案丢失等;还有一些单位在转递档案时没有及时登记,也不按规定填写《人事档案转递通知单》,致使档案去向无从查找。第六,人事档案管理人员的职业道德和业务水平有待提高,保密意识较差,对单位领导察看自己档案任其改动,不敢得罪领导。收集资料不及时不全面,对个别人的不良记录不予入档;对个人再教育、培训、参加证件考试得到的晋级证书和非本部门上级得到的个人荣誉、奖励不予入档等。随着档案管理向信息化和数字化的推进,对档案管理人员的业务技能、职业道德同样提出了更高的要求。

3加强人事档案管理的措施

3.1更加完善人事档案管理的制度建设

在一定程度上规范管理的基础就是完善的制度,单位要制定与人事档案管理有关的制度,实行责任到人制责任追究制,将责任分解到具体管理档案人员,明确负责人与管理人员的工作责任任务,以便确保工作质量,保证人事档案材料的准确性完整性,维护人事档案的真实性与严肃性。查阅个人档案要有主管领导批准和登记,杜绝私改档案的现象发生,严禁假干部、假学历、假工龄、假年龄的现象出现。以维护个人经历的真实性,保护个人资料的完整性,保证个人信息的可靠性和安全性,从根本上杜绝王雅丽丑恶现象的重演。

3.2增强人事档案管理人员的使命感和责任感

档案管理人员要克服工作枯燥无味、无职无权,没有技术含量的错误思想,要充分认识到人事档案管理工作的重要性。人事档案是国家、集体和个人合法利益的书面材料,是每一个人一生功过经历的纪实。管理人员是这个纪实的实录者,是为所经手每一个人建立的人生碑。

3.3改进管理模式,加大信息化建设

档案管理模式要适应社会的发展,对不适应发展的不仅要进行修订,还要对其进行变革。随着网络时代的到来,人事档案管理也应顺应时代发展的需求,建立电子信息化人事档案管理平台。电子信息化的管理模式有利于人力资源部门对于信息进行数据的整理、整合,形成一体化动态式的管理模式。比如人才交流中心和就业服务中心在发布委托单位招聘人才的信息时,只需要在网络平台上增加相关的信息,这些开放的信息有利于人才交流和就业服务中心对于人才信息的真实性进行核查,提高了办公效率和质量。同时加大信息化建设,需购置信息化管理所需要的软硬件设备设施,建立完善的人事档案信息数据库,采取现代化信息管理,实现分类清楚、快速查找、节省空间的管理优势。将纸质资料和电子音像档案相结合,实现信息化档案管理。

3.4加强职业道德建设,提高素质,使人事档案管理人员热爱本职工作

人事档案管理人员的职业道德就是在人事档案管理活动中应该遵守的行为准则。要爱岗敬业,诚实守信,忠于职守,乐于奉献,办事公道,坚持原则,秉公守法,严守保密原则,坚持国家集体利益至上,杜绝不正之风。还要对档案管理人员定期不定期地进行培训和业务学习,鼓励档案管理人员进行再教育学习和进修学习。使其成为又红又专的复合型行家里手。

4结束语

人事档案管理这个古老而又鲜活的事业,在现实社会中扮演着十分重要的作用,尤其是领导职位的年轻化、知识化的硬性要求和退休、病退、工伤、工龄等涉及个人利益的硬性要求,使人们认识到人事档案的神奇作用,产生了许许多多违背“增一字不容,减一字不能”的实录精神的弄虚作假不正之风。因此,加强对人事档案管理和应用具有重要的研究价值。

参考文献:

[1]中共中央组织部、人事部.流动人员人事档案管理暂行规定[R].人发[1996]118号,1996-12-02.

[2]吴正朋.浅谈流动人员人事档案管理[J].华章,2013(13):327.

[3]匡秀辉.人事档案管理工作之我见[J].黑龙江档案,2015(4):89.

作者:周 怡 单位:石家庄市人力资源和社会保障局人才交流中心

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