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流动人员人事档案管理问题分析

摘要:社会经济的高速发展,促进了人员的社会化流动。流动人口的日益增多,使得我国人事档案管理工作更为复杂。针对流动人口的档案管理在当前人事档案管理工作之中暴露出了不少的问题,这些问题在一定程度上对我国人事档案管理工作形成了制约。为促进人事档案管理工作的发展,需加强对流动人员人事档案的管理,有效解决相关档案管理问题,以使该项工作全面、深入开展。对此,本文探讨了实施流动人员人事档案管理之意义,并就相关管理问题提出了相应的优化策略,以期促进人事档案管理工作的完善,推动社会更好发展。

关键词:流动人员人事档案管理问题优化策略

国家“人才强国”战略的提出以及流动人员档案管理由“单位档案”向“社会档案”的转变,使得相关档案管理工作呈现出了新特点,出现了许多新问题,需要相关人事档案管理人员理清工作思路,认清工作现状,优化工作方式,完善流动人员人事档案管理工作。特别是在用人机制不断变化、人员流动日益加强、人才需求量日益增加的时代背景下,人档分离也增加了流动人员人事档案管理工作的强度,使得档案的收集、完善、更新难度加大,需要专业人员进行科学合理的管理,以满足新环境下各企事业单位对于人才的需求。因此,本文探讨流动人员人事档案管理现存问题与优化策略也就具有一定的现实意义与工作指导价值。

1实施流动人员人事档案管理的意义

人事档案,即人员履历、才能、品德、政治面貌、家庭情况等各类信息的集中反映,是对人员进行管理、考察、选拔的重要参考依据,也是人员参与社会活动最真实、最直观地反映。而流动人员人事档案即是人事档案中一种类型,是人员与不同区域、不同单位或组织之间关系的反映,是对人员各类信息的整合。在当前国家经济飞速发展的时代背景下,我国流动人员日益增多,针对流动人员的人事档案管理工作亦日益重要,加强相关工作建设是时下人事档案管理工作之重点,具有重要意义。第一,有助于人们加强对人才社会化的认识。人档分离,对流动人员人事档案实施集中管理,可有效解决用人主动权与人才所有权相分离问题。流动人员的人事档案交由相关服务机构代为管理,可实现人才资源为社会统一所有,变“单位人”为“社会人”,解除了人事编制对人力资源的束缚,使人员可以无后顾之忧地流动,更为大胆地进行工作的选择。对此,人们对于人才社会化将有更强的认识,有助于人事制度的改革。第二,有助于“人才强国”战略的实施。当前,人力资源已成为各国、各行业必备的竞争资源,特别是在知识经济时代,国家提出了“人才强国”战略,对于人力资源管理工作要求更高了。作为人资管理中的重要组成,人事档案管理也要做出应有贡献,更好地收集、整理、更新人员资料信息,为人员的选拔、任用提供有价值的参考,使各人员不管流动到何处,于何单位任职,皆能最大化发挥自身优势作用,实现人力资源合理配置。第三,有助于用人单位与人才的发展。做好对流动人员的人事档案管理,可为用人单位提供详实的人才资料,方便其对人才进行选择聘用;而人才被聘入合适的单位,也更利于其施展才华,实现抱负,这对于单位与人才而言是双赢。由此可见,做好流动人员人事档案管理意义重大。

2流动人员人事档案管理现存问题分析

2.1对档案管理重视不足

流动人员档案管理工作虽然十分重要,但从当前我国部分档案管理服务机构的工作情况来看,相关工作人员对于流动人员人事档案管理工作还缺乏应有的重视,不仅没有认识到该项工作的重要意义,还不能积极改进工作方法,档案管理混乱、资料更新不及时、补充不完善等现象普遍存在,严重影响了用人单位对人才的了解与选用,难以充分发挥流动人员人事档案管理的作用。

2.2档案内容结构失衡

受社会环境以及用人单位需求的影响,当前流动人员人事档案在内容结构上存在严重的失衡现象,不仅信息真实性有待考察,且很多应有内容缺乏,很多档案仅是对人员姓名、性别、学历等基本情况的介绍,而对于工作能力、工作经历、技术特长等信息涉及较少,这种档案内容不健全情况的出现,主要是由于档案材料收集、归档不及时,没能进行资料信息的实施完善。此外,流动人员档案信息的连续性不强,很多档案资料难以接续,这使得用人单位难以完整获知人才的具体情况,影响了人员的选用。除上述外,一些人员档案中过多地反映人员家庭状况、社会关系等内容,这些信息与人员工作能力、个人品质不相关,对于用人单位选用人才的价值也不大,在一定程度上也造成了档案内容结构的失衡。

2.3管理机制有待加强

当前,流动人员人事档案管理还缺乏规范、完善的管理制度,责任难以落实到人,致使档案难以及时移交、档案转递混乱等现象时有发生,甚至还出现了人员档案遗失的问题。此外,档案资料收集、整理制度也不完善,信息分散现象严重,缺乏统一的档案管理标准,对于人才与用人单位都造成了许多不便。上述问题的出现皆由于流动人员人事档案管理机制不健全,需要相关单位加强机制建设,以实现规范化管理。

2.4档案信息化建设滞后

随着信息技术的发展,信息化管理已于各行各业中开展,流动人员人事档案管理虽也进行了信息化建设,但还是存在诸如信息录入不及时、数据库不完整、信息检索查询效率低下、不能进行信息分享与关联、信息调取利用便利性低等不足之处。此外,一些流动人员人事档案管理机构的信息化设备较为落后或设备不足,档案信息化建设仅停留在档案电子化层面,缺乏有效的管理软件,难以实现信息的充分利用,这些都制约了流动人员人事档案管理工作的高效开展。

3流动人员人事档案管理的优化策略

3.1强化档案管理意识,提高对档案的重视程度

要做好流动人员人事档案管理工作,需首先提高相关档案管理机构以及管理人员对于该项工作的重视程度,增强其档案管理意识,通过加强人手、责任到人来强化相关人事档案管理工作。一方面,要加强宣传教育,使档案管理人员转变服务理念,纠正以往的“官本位”思想,认真做好本职工作,增强服务意识。另一方面,需对流动人员个人进行教育,使之认识到个人档案保管的重要性,增强档案保护意识,认真对待档案资料的归档、递送、接收等工作。此外,还应增强档案管理人员的保密意识,遵循相关制度和工作原则进行人员信息的公开或半公开,提高服务质量。

3.2加强档案收集整理,开展规范化管理

第一,健全档案资料收集渠道。通过建立完善的流动人员档案信息收集网络,实现定时、定向的信息收集,并采取动态跟踪方式对资料收集进行补充完善。此外,可与各企业单位、人才市场达成人事档案管理协议,以契约的方式保证材料的及时归档。第二,完善档案内容结构,与时俱进,建立诚信档案以及技能档案。当前的人才选用十分重视人员品质与实际技能,人事档案管理机构也应对流动人员档案内容进行补充完善,对人员的专业技能水平、职业操守、个人品质等信息进行收集整理,提高档案利用价值。第三,严格规范档案资料的转递。为避免流动人员档案资料的缺损、遗失,对于遗留于单位的档案应通过专人派送、专业快递等方式移交至流动人员人事档案管理机构,保证档案资料准确无误,并及时做好入档登记处理。

3.3完善档案管理机制,提高管理服务水平

针对流动人员人事档案管理工作,相关机构或部门需严格按照《档案法》《干部档案工作条例》《人事档案管理八项制度》等规章制度的内容要求,根据流动人员人事档案管理工作的实际情况制定更为科学合理的档案管理制度,使各项工作都能有章可循。此外,要加强管理监督,完善相关监督机制,对于档案管理违规行为严厉查处,将责任落实到人。同时,还要规范档案利用程序,使档案调阅、查询皆按统一标准实施,简化相关流程,提高服务效率。对于档案转接工作也要制定严格的规章流程,实施规范化管理。

3.4加强档案信息化建设,实施现代化管理

档案管理现代化需要充分利用信息技术实现档案的信息化建设与管理,这就需要流动人员人事档案管理机构从下述方面着手:第一,选择适宜的档案管理软件,建立档案库,并配备扫描仪、计算机等现代化设备,对纸质档案进行电子化转变,并做好数字化资料备份,保障信息安全。第二,基于电子档案数据库建立相应网站,实现档案资料的联网管理,便于异地查询与档案的实时更新,完善档案信息系统。第三,加强相关管理人员的信息技能培训以及思想政治教育,使之既具备专业技能,提高业务水平,还保有良好职业操守,端正工作态度,不泄密、不遗失档案,进一步提高服务水平。当前,流动人员数量激增,使得相关人事档案管理工作亦日益复杂。对此,档案管理机构应与时俱进,及时发现管理中的问题,科学合理地加以解决,不断优化管理方式,实现档案的现代化管理,提高服务水平。

参考文献:

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作者:梁艳 杨春丽 单位: 昆明市人才服务中心卫生分中心 昆明市疾病预防控制中心

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