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新时期人事档案管理信息化建设探析

人事档案在机关事业单位管理与发展过程中,发挥着重要的作用,是事业单位未来发展的重点依据。随着时代环境不断变化,信息技术被广泛应用,在人事管理领域,为了使档案管理更加高效,应将信息技术与档案管理结合起来,构建高效的人事档案管理体系,从而为事业单位实现深入发展,奠定良好的档案信息基础,完善高素质人才储备。因此,事业单位应该清楚认识到信息化管理平台建设的重要性,并重点思考如何利用信息技术,构建信息化管理平台,保障人事档案管理的质量。

1人事档案管理信息化建设的意义

1.1有利于实现现代化管理

随着网络时代的全面到来,现代生活形态发生了显著变化,各种信息技术普遍应用于各项生活、工作活动中,智能信息技术的应用,给人们的生活提供了便利的保障。而在事业单位人事管理领域,人事档案作为重点管理内容,其工作形态理应跟随社会形态发展变化,加以改进和更新。将信息技术与人事档案相结合,构建信息化管理体系,能够促进事业单位在未来市场领域实现现代化管理,对事业单位实现可持续发展具有重要的意义。

1.2有利于实现档案资源共享

信息技术具有信息传播速度快、传播范围广的特点,将信息技术应用于人事档案管理中,能够有效实现资源共享。例如,当完成人事档案信息化管理平台建设后,用户完全可以在家或者任意具有网络的地方,利用电子设备对档案信息进行查阅。如此一来,不仅能够有效提高人事档案管理的效率,还能够实现资源共享,进而促进人事档案信息实现最大化利用。

1.3有利于实现档案信息查阅

以往,人事档案管理方式比较滞后,由于档案信息比较繁杂,检索流程比较烦琐,所以用户在查阅档案信息时,查阅效率比较低下。而选择将信息技术有效应用于查阅平台建设中,能够有效解决传统查阅体系效率低的问题。利用信息技术建立智能检索平台,对人事档案信息进行分门别类。用户可以利用现代化检索软件,对档案信息进行有效检索,从而提高用户的信息查阅效率。

1.4有利于档案资源开发与利用

众所周知,信息技术与传统管理手段相比,存在的优势在于该技术手段具有加强的信息存储和传播的功能。因此,利用信息技术对人事档案进行管理,能够实现原有档案信息基础上的人事资源有效开发与利用。可见,将信息技术有效应用于人事档案管理中,对此项管理工作未来深入发展,以及提高事业单位在行业中的整体竞争力与影响力,具有重要的作用。

2新时期人事档案信息化管理中存在的问题

2.1意识淡薄,缺乏重视

目前,国内机关事业单位在人事管理方面不够重视。很多事业单位在建设与发展过程中,重点关注内部业务开发,以及技术研发与创新,而对于人才在事业单位建设与发展中的作用,并未形成正确的思想认知。事业单位在人事档案管理方面花费较少的人力、物力和财力,导致内部人事管理工作并不理想。因为思想缺乏重视,导致档案管理发展受限,这对于事业单位未来发展都是极为不利的。因此,事业单位要想顺利实现人事档案信息化管理,当务之急便是在思想上加以转变和更新。

2.2数据库系统不完善,信息安全建设滞后

据了解,在信息化环境中,事业单位人事档案管理工作系统逐渐衍生出一系列问题,由于数据库系统建设不全面,导致事业单位构建的档案信息管理平台,存在较大的安全风险与漏洞。例如,在不健全的档案管理体系运行过程中,经常会出现人事信息记录错误、混淆,甚至出现重要人事信息丢失的问题。由于人事档案数据库建设不够系统、完整,导致档案信息管理效率低下,同时也因为记录错误或混淆,导致部分人事信息失真,这对于事业单位实现人事信息资源共享也较为不利。

2.3缺乏高素质、全能型的管理人才

目前,在人事管理领域,关于档案信息化建设效率低下的问题,主要在于在该领域缺乏高素质、全能型的管理人才。目前,档案管理人才在管理意识与工作理念方面存在一定的问题,并未清楚地意识到信息技术在档案管理中的重要作用,所以在工作中比较依赖传统的档案信息管理方式,而不重视建设信息化管理平台。同时,在专业技能与素养方面,管理人员在信息技术方面所掌握的专业技能比较匮乏,信息化管理平台建设与实施能力比较薄弱,导致事业单位现代化人事档案管理体系建设遭受明显阻碍。

2.4现代化基础设施滞后

据了解,当前机关事业单位之所以在人事档案信息化建设方面存在发展局限,主要原因在于事业单位内部缺乏完善的现代化设施和器材。事业单位因为投入资金有限,所以在计算机硬件方面存在明显的功能障碍,对完善档案管理系统功能十分不利。同时,事业单位当前在软件方面的开发与创新,也存在很大的不足,正是因为基础设施落后,才导致人事档案信息化发展受到限制。因此,在新时期,事业单位必须采取有效策略,改善并解决当前信息化建设中存在的问题。

3新时期人事档案信息化建设的路径

3.1更新思想,完善体制,加强队伍建设

事业单位若想在未来的市场竞争中占据有利地位,必须加强人事管理工作体制完善与创新,尤其是在人事档案方面的管理,事业单位领导者一定要加强重视。首先,事业单位应该向内部管理部门和人员渗透正确的工作理念,要求从事人事档案管理的工作人员,必须在思想上重视信息化管理,并根据事业单位自身人事管理发展需求,结合信息技术应用条件完善现代化管理体制。其次,确保在正确的思想、体制引导下,人事档案能够实现高效管理,真正实现信息化管理平台建设。最后,事业单位应该重视内部信息化管理技术开发人才队伍建设,在招聘环节重点考查应聘者的信息技术操作能力,并加强技术人员专业素质培训,进而为实现信息化管理平台开发与建设提供高素质的人才储备。

3.2加强人事档案信息数据库网络化建设

为解决人事档案数据库功能不健全问题,事业单位应该重点围绕数据库进行运行功能和安全系统建设,加强人事信息数据库网络安全,全面提高人事档案信息化管理的质量。因此,事业单位可以重点发挥网络服务器功能,将其用于数据库建设。同时,事业单位应该针对不同部门,满足人事档案的信息检索和查阅需求,并在数据库中设定不同管理模块,以确保内部各个部门能够高效地实现人事档案信息检索和应用。

3.3加强档案管理人员素质与能力建设

在事业单位人事档案信息化建设与管理的过程中,档案人员自身素质在很大程度上决定了档案信息化管理发展的进程。因此,事业单位应针对内部档案人员进行素质教育和培训,向档案人员渗透正确的信息化管理平台操作方式,规范管理流程,从而保证人事档案管理更加高效。同时,档案管理人员需要掌握一定的计算机图像处理、信息扫描、信息分类、存储等功能,并定期对重要人事档案信息进行备份、检查,避免出现档案信息泄漏、错误、丢失等问题,为真正实现档案信息共享提供便利条件。此外,管理人员应积极学习与人事档案管理有关的法律、法规,在进行人事档案信息化管理时,应严格遵守管理规章体制,杜绝出现档案信息恶意泄露问题。

3.4加强人事档案管理信息化系统网络安全

在信息化管理平台建设的过程中,确保网络安全是事业单位人事档案管理深入发展的必要前提。因此,事业单位应该重视管理平台运行环境安全检测与优化。首先,事业单位技术开发人员,应重点加强安全系统功能建设,在数据库中安装安全检测软件,即时监测人事档案管理中可能存在的风险因素,一旦发现,需要及时进行专业操作处理,有效规避人事档案信息化管理系统中存在的安全风险。同时,技术人员应该在数据库中安装病毒查杀系统,并定期进行数据库垃圾信息清理、系统内部结构功能检测,确保信息化管理系统运行环境安全,提高系统运行效率,全面提升人事档案管理质量。此外,针对不同部门人事档案信息检索要求,设置不同类型的安全密钥,以及数据库访问权限。

3.5加强现代化管理软件的开发与应用

事业单位在建设人事档案信息化管理平台时,应重点关注管理软件开发与应用,不断完善数据库的硬件和软件设施,全面提高管理系统工作的效率和质量。事业单位应该加大资金投入,引进创新性的技术人才,专门致力于高科技、智能化管理软件的系统研发,在做好系统功能安全和运行速度测试之后,将其与内部人事档案管理要求相结合,完善管理系统内部结构和功能,在提高信息化管理平台工作效率的同时,更要保证档案信息管理的质量。

4结语

人事管理在当前事业单位管理领域,发挥的管理作用十分显著。事业单位为了在未来的市场环境中占据良好的发展地位,应重点加强人事管理,完善档案管理体系。因此,事业单位需要合理利用信息技术,构建现代化人事档案管理体系,不断更新思想、体制,加强信息数据库、系统安全、软件开发等实施力度,全面提高人事档案管理的效率与质量。只有在信息技术的支撑下,事业单位的人事档案管理体系才会不断完善,进而为在新时期的市场环境中获得快速发展,提供良好的人才数据依据。

主要参考文献

[1]乔萌.浅谈新时期人事档案管理信息化建设策略[J].人力资源管理,2018(5).

[2]徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务,2017(1).

[3]黄顺奎.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务,2016(8).

[4]刘慧超.新时期下人事档案管理的信息化建设探讨[J].才智,2015(35).

作者:王晓锋 单位:山东省诸城市人力资源和社会保障局

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