高校人事档案管理工作现状

摘要：结合工作实际分析了当前高校人事档案管理工作存在的问题，并有针对性地提出了解决这些问题、改进新形势下高校人事档案管理工作的行之有效的应对策略。

关键词：高校；人事档案；管理

在高等院校的组织部门和人事部门当中，有一项极其重要的服务性、基础性工作，即人事档案管理工作。这项工作的开展并不是一成不变，随着时代的发展，特别是近年来事业单位人事制度的不断变化、革新，高校人事档案管理的工作理念、方式方法和服务标准也发生了较大变化，且致力于向实现现代化、信息化、规范化的方向发展，为档案管理从业人员的工作实践带来了诸多挑战，也提出了更多更高的要求。在新时期、新形势下，如何应对高校人事档案管理工作存在的新问题、新挑战，并有针对性地探索出更为有效的应对策略，成为了广大档案管理工作者亟待解决的课题。

1目前高校人事档案管理工作存在的一些问题

1．1高校领导和工作人员对人事档案管理缺乏足够认识

当前，高等院校普遍没有能够建立起与时展相适应的人事档案管理工作体系、工作制度以及相关检查考核措施和制度，学校对其重要性的宣传力度较为薄弱，导致教师、职工甚至是部分学校领导普遍缺乏对人事档案相关知识的了解和认识，人事档案管理工作人员的责任意识、宗旨意识和担当意识也较为欠缺。

1．2高校人事档案管理工作方式方法普遍滞后，未能紧跟时代潮流

很多高校人事档案管理工作人员依旧采用传统的手工操作方式实现档案的整理、分类、编排、装订、检索以及查阅工作，不但需要消耗大量的时间和人力资源，操作起来也非常不方便。工作场所也普遍较为简陋，对日常办公区域、阅档区域和档案库房不进行详细划分、分隔，使得档案库房的安全隐患较大，各种自然和人为原因导致人事档案材料受到了各式各样不同程度的损害。

1．3事业单位人事制度变革为教职员工人事档案

的管理带来很多问题近年来，随着事业单位人事制度改革进一步深化，各高校逐步开始探索用市场化手段配置人力资源，加强了人才的流动性，“人档分离”的现象由于一些缺乏规范性的人才流动和档案传递而普遍凸显出来。一些教职员工已经离开学校多年，档案却没有及时提走；亦或是一些新进教职工不能及时将人事档案转入学校，导致高校人事档案管理工作难度颇大。个别教职员工也由于档案意识淡薄，不按照有关规定填写个人的档案材料，使自己的档案不够完整、规范与完善。

1．4高校人事档案管理工作的从业人员缺乏足够

的综合素养和专业水平当前各高校虽然都有了较为稳定并不断发展壮大的档案管理工作者队伍，但时代的飞速进步使各行业各领域都朝着现代化、信息化的方向发展，而学校中既熟悉传统档案工作业务，又对档案信息化开发和管理有一定研究和见解的专业人才较为缺乏。

1．5高校在经费投入方面对人事档案管理工作的支持较少

如前文所述，由于档案意识淡薄，或是各地区各学校发展水平不均衡，个别高校受人力、财力、物力因素的制约较大，人事档案材料信息的功能利用也停留在较为原始简单的阶段，没有进行深层次开发使用。甚至是手工抄写档案的目录，没有明确规定书写用笔、纸张大小、材料规格，使归档和装订工作困难重重。

2解决问题的对策

新时期新形势下，逐步解决高校人事档案管理工作存在的诸多问题，实现人事档案管理向上向好科学发展，需要坚持与时俱进，解放思想，转变观念，创新理念，改进方式。笔者探索出以下一些具体应对策略。

2．1加强组织领导，提供政策支持

人事档案的管理工作是高等院校中一项极其重要的服务性、基础性工作。人事档案材料中记录了学校的各项活动、各类事项的开展、办理情况，并成为高校的宝贵经验和财富，是高校领导干部实现科学管理、规范决策的重要参考依据。所以，高校的各级领导干部应该坚持唯物史观，正确看待人事档案管理工作，将人事档案管理工作切实重视起来，从人才引进、设备配置、经费支持等方面给予人事档案管理工作适当的政策倾斜，尽量解决当前人事档案管理工作遇到的困难和问题，并加强对相关工作人员、相关工作开展情况的督促、检查和指导。

2．2加强高校人事档案材料收集工作的及时度和准确性

任何一名高校工作人员的学习经历、工作经历等都应被记录在人事档案材料内，要进一步增强对档案转移、交接等工作的监督管理，及时完成转接档案工作，杜绝“人档分离”现象，尽量避免人事档案丢失、积压或损坏情况发生。结合高等院校的工作特点，抓住各部门、各位工作人员学期末或年终总结的时机，多角度、全方位、宽渠道、有重点地收集人事档案材料，并对各类材料加以甄别，严守准入门槛，避免将大量重复无用的材料收入人事档案，进一步确保归档材料真实、准确、客观。

2．3广泛应用现代化、信息化手段开展人事档案管理工作

进一步加强档案学、管理学的理论研究，将研究成果与本校实际有机融合起来，形成科学、有效的现代档案管理理论用以指导工作实践。不断更新工作方式，革新技术手段，将先进的设备和技术应用到高校人事档案工作中。针对高校人事档案信息化建设问题，可以探索性地尝试编制一些技术标准和操作规范，作为今后人事档案管理工作分工协作、技术应用的科学化依据，进一步规范档案数据和档案资源的交换、传递、共享等，构建起现代化的高校人事档案工作体系，实现高校人事档案各项工作全面、协调、可持续、现代化发展。

2．4加强高校人事档案管理从业人员的继续教育

在平时的工作中，应注意运用多种丰富的手段和方式，如举办档案管理业务技能培训班、研讨会、竞赛等，加强高校人事档案管理从业人员的继续教育。培训中，可以培养他们摄影摄像或计算机应用等新媒体设备和技术的使用能力，让广大人事档案管理工作者熟练掌握图片、音视频等电子档案材料的归档、整理工作。建立起适当的奖励机制，提高人事档案管理工作者的思想政治觉悟和责任担当意识，激发他们不断学习知识、刻苦钻研业务的热情，从而全面提高人事档案管理从业人员的综合素养和专业水平。

2．5建立健全高校人事档案管理工作的规章制度

各高校应因地制宜，结合实际整章建制，建立健全人事档案管理工作收集、整理、归档、查阅、传递、清理等各个环节的一整套规章制度，切实做到有法可依、有法必依。对违规违法篡改、使用人事档案材料的人员严格按照规章制度进行处理，追究相应工作人员的责任。确保归档的档案材料能客观、真实、全面地反映每一位教职员工的品德、才能、经历和成绩，更好地为高校的组织人事工作服务，真正让高校人事档案的管理工作向正规化、制度化的方向发展。

3结束语

总而言之，高校人事档案的管理工作只有与社会的发展、时代的变迁和科技的进步相适应，才能更好地发挥出档案信息的功能优势，才能与高等院校的改革发展相适应。作为高等院校一项极为重要的系统性工作，今后，要对新形势下高校人事档案管理工作中出现的问题高度重视起来，运用现代化、科学化、信息化的手段和技术不断提升其管理水平，逐步解决这些问题，为学校的人力资源开发以及利用充分发挥更为积极的作用。

［参考文献］

［1］陈晓宇．浅析新时期的人事档案管理意识［J］．山西档案，2011，（S1）．

［2］蔡跃江．以信息化建设为依托强化高校人事档案管理［J］．黑龙江档案，2011，

作者：周秀清 单位：内蒙古电子信息职业技术学院