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事业单位人事档案管理特点研究

摘要:在事业单位发展过程之中,人事档案管理是一项重要工作,是企业开展人事管理工作的主要依据。在社会经济建设快速发展背景下,事业单位面临着新的发展机遇与挑战。因此,事业单位人事管理部门当下主要任务是落实人事工作,尤其是要加强对人事档案的管理,从而为事业单位人事工作顺利进行奠定坚实基础。本文主要研究事业单位人事档案管理特点与问题,并提出有效的解决措施,希望为有关专业人士带来一定的思考与启发。

关键词:事业单位;人事档案管理;特点;问题

事业单位是国民经济建设的主要力量,在推进社会经济建设发展上发挥着重大作用,其中,人事档案管理工作是事业单位管理工作重要内容,对于事业单位人事工作有着直接影响。首先,人事档案管理管理工作要负责管理人才资源信息;其次,人事档案管理工作为企人才的选拔与晋升等提供主要依据。然而,当前人事档案管理工作中面临着许多方面问题,具体如下:

一、人事档案管理工作的主要特征

(一)现实性特点

人事档案管理是事业单位中一项重要工作,主要作用是为事业单位人事管理提供重要的管理依据。比如,提供人事管理所需要的人员考核、鉴定等方面资料信息。通过查看这些资料内容,便于事业单位全面了解与考察个人情况。事业单位只有在全面了解个人情况后,才能够进一步客观的、合理的对个人经历进行分析,既实现对个人内在潜能的发掘,又可以实现对人力资源的优化配置。

(二)机密性特点

事业单位人事档案工作的主要特点是保密性强,为此,事业单位开展人事档案管理工作之中,务必要严格的执行保密制度,要切实保证人事档案管理工作机密性,避免出现机密泄露的问题,最大程度的减少事业单位的损失。

(三)真实性特点

真实性是对人事档案资料的基本要求,只有保障了人事档案资料的真实性,才能够准确的反映出人才的经历。为此,作为档案管理工作人员,要认真细致的做好自身的工作,对资料的整理与鉴别务必要秉承认真负责的态度,切实保证材料具有足够的真实性与权威性,严厉禁止随意篡改人事档案资料的行为。

(四)动态化特点

人事档案资料主要是对当事人经历的记录,为此,在当事人的经历发生变化时,要相应的对人事档案资料做出调整与更新。为此,对于人事档案管理工作的开展,要坚持动态化的原则,实时更新人事档案资料,确保能够充分发挥人事档案资料作用。

二、事业单位开展人事档案管理工作需要注意的问题

(一)完善相关制度,明确岗位职责

为了保障人事档案管理工作的质量,事业单位应重视完善相关制度,明确各个岗位的工作职责。因此,事业单位应立足于自身发展情况,根据调查的结果,改进工作方式并建立规范化制度。除此之外,事业单位要做好整理、审查、归档以及收集人事档案资料工作,落实清理与鉴定人事档案工作,充分发挥自身服务职能。

(二)构建完善的管理组织体系

在事业单位的整体档案管理工作中,人事档案管理工作属于重要组成部分。为此,针对于人事档案管理工作,事业单位要合理分配管理责任与权限,采用统一化管理模式,既可以有效提升人事档案管理质量与效率,而且可以节约人事档案管理成本,促进信息容量的提升,保障档案信息管理工作全面性。通过构建一体化的管理组织体系,可以提升人事档案管理工作地位,使其获得多方面的支持与配合。

(三)改进人事档案工作方式

传统的人事档案管理工作忽视信息化技术手段的应用,既无法提升档案查阅与利用的效率,又加大了档案管理的压力,无法满足如今档案管理工作需要。因此,针对于这一问题,事业单位应加快改进档案管理方式,采用新型的档案管理方式,推进档案管理工作效率提升,促进自身的服务职能的提升。

(四)加大开发档案资料的力度

人事档案管理工作要充分考虑事业单位发展需要,做好收集各种人事档案资源的工作,不断的充实档案的内容。然而,就传统档案资料内容来看,其主要存在的问题是忽视整合人事管理工作所需的德、能、勤以及绩等方面材料,无法有效反映与体现人才实际情况。此外,为了提升档案信息时效性,人事档案管理工作中要融入动态化管理思想,为事业单位进行人才考察、选拔与培养等工作提供重要参考依据。

(五)建设一支高素质的人事档案管理队伍

管理人员作为人事档案管理工作主要执行者与实施者,其个人素质高低直接影响着工作质量。为此,高素质的档案管理人员队伍是保障人事档案管理工作落实的基础。因此,作为一名合格的档案管理人员,不仅要具备扎实的专业知识,而且要拥有丰富的工作经验。档案管理人员在平时工作生活中要不断加强学习,全面的了解先进的管理思想与技术,并且积极采取科学的管理方式。此外,事业单位应组织档案管理人员参与组织建设与思想作风活动,强化全体人员对人事档案重要性的认识,充分发挥工作人员的作用,保障事业单位各项工作的推进落实。

(六)加强信息化的建设

传统的档案管理主要是补充人事档案管理,避免由于信息瘫痪而造成档案数据的损坏,然而,在信息化时代背景下,人事档案管理要加强信息化建设,积极构建信息化管理平台,从而保障人事档案管理的安全性与便捷性。因此,有必要对传统纸质档案进行电子化建设,建立起完善的档案信息平台,提高信息平台的管理功能,在符合档案数据信息共享同时,确保各个部门具有不同的操作权限。同时,要加强对人事档案信息化平台维护,促进信息化管理水平的提升。

三、结语

总而言之,随着时代的进步与发展,事业单位的人事档案管理工作的多元化发展趋势愈加明显。为此,事业单位应加强对人事档案管理工作的改革,采用开放化与社会化的发展思想,充分的发挥出人事档案自身的服务功能,从而推进事业单位健康、快速、可持续的发展。

参考文献:

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[4]罗廷荣.关于事业单位人事档案管理中存在的问题分析及对策探讨[J].东方企业文化,2015(23).

作者:高媛 单位:吉林省四平市市政设施维护管理中心

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