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信息技术下医院人事档案管理的运用

摘要】传统的档案管理方式存在一定的弊端,本文分析了医院人事档案管理的现状,提出了引入信息管理技术的重要性,并阐述了在信息技术实施过程中的注意事项。旨在保证医院人事档案管理的高效性与规范性,促进医院改革的进行。

关键词】数字化信息技术;医院;人事档案管理;运用

数字化信息技术已经成为医院人事档案管理中不可缺少的手段之一,引入这一模式极大的提高了管理效率,减少管理失误。但是受到观念、技术、资金等因素的影响,信息技术的普及率还不高,对医院而言,还需要针对其现有问题进行适当的调整。

一、医院人事档案管理存在的问题

(一)档案管理方式落后、保密性不佳

与其他档案相比,医院人事档案要求具有更高的保密性,因此需要专业的管理人员在规范的制度上实施管理,但是目前的档案管理方式以传统管理方式为主,管理中存在一定的困难,因此很容易出现泄漏等问题。档案管理人员的工作方式落后,不仅降低了工作效率,还消耗了大量的资源,增加了工作失误。从这一点上,引入并进一步推进医院人事档案管理对医院而言具有必然性。

(二)管理方式单一

由于人事档案管理工作处于改革之中,一些制度尚不完善,这导致管理方式单一,档案管理基本采用一次性归档方案,不能及时进行补充与完善。由于档案管理人员的创新意识较差,对档案管理工作的认识不够全面,无法第一时间采取补救措施,因此导致管理效率低下,资源分配不合理等,需要对医院管理方式进行更新。

(三)人事档案更新率低

由于医院存在一定的人事调动,并且随着工作人员经验的增长,就需要对档案进行更新。但是传统的档案为纸质档案,更新会造成很大的麻烦。同时这类档案不利于维护,在日常工作中,医护人员所获得的奖励也很难及时写入档案,更新率较低。影响了医护人员的工作调动与科研等发展。

二、信息技术在人事档案管理中的优势及应用

信息技术应作为医院档案在管理中的一部分,建立信息平台,才能反映医院工作人员真实的信息情况,并且保证效率的提高。与传统的档案管理相比,信息化管理具有巨大的优势,节省资源,提高效率,保证正确性,并且利于更新,在我国医院认识档案改革过程中,要不断的完成信息化更新,其具体的应用过程如下文分析:

(一)以信息技术为基础搭建管理平台

要求医院明确信息化管理的优势,以信息技术为载体,建立完整的信息管理平台。以提高信息处理的速度,保证档案的查阅方便。同时,通过信息化的管理方式可以构建先进的档案管理系统,采用信息化的管理方式还减少了纸张的应用,资源利用更加合理,并且降低了管理成本。医院医护人员配置更加合理,对医院长远发展具有重要意义。

(二)转变管理理念,提高管理人员素质

提高医院人事档案管理的受重视程度,保证档案管理信息化的进行。将档案管理信息化作为医院改革中的重点问题,时刻管理信息化进度,信息化效果。将具体的管理工作落实到个人,保证档案管理工作的顺利进行。同时切实保证工作人员的素质,将高素质作为档案管理人员的基本要求,进行必要的档案维护,信息管理以及档案评估工作,并与当地档案信息管理部门进行合理的交流与管理,确保档案管理的合理性。

(三)发展网络化、多元化、完善机制

多元化档案管理是医院发展的必然需求,单一的管理方法已经明显不能适应医院发展的需求,需要从传统的管理方式逐渐发展为信息处理方式,完成人事档案管理内容的信息化,实现医院人事档案管理的一体化。档案管理信息化还应涉及到各个方面,采用视频管理,图像管理和文字管理等多种手段保证其安全性,档案信息管理还可以结合适当地软件,完成实时的、动态化的管理过程,保证认识档案管理结构的合理性,促进管理水平的提高。

三、信息技术应用注意事项分析

(一)提高档案管理工作人员的安全防范意识

在信息技术应用过程中,还应注意木马盗取等问题,保证工作人员的安全意识。随着计算机的不断发展,多种病毒侵蚀容易导致档案的丢失,给医院工作带来极大的不便。医院应对工作人员进行培训,使其能够定期进行系统维护,加大对人事档案的保护力度,定期进行系统杀毒,以保证档案管理系统的安全运行。

(二)完善人事档案管理制度

实现医院全信息化人的事档案管理系过程,需要保证系统的安全问题运行,完善人事档案管理制度是关键。在管理过程中,只有有据可循,才能确保人事档案管理的高效化,保证工作人员的工作职责,并且做好数据备份等工作。总结对当前医院发展而言,实现信息化的管理是必要的。人事档案管理涉及到医护人员的根本利益,其管理效率关乎医院的发展,应得到全面的重视。在我国医院人事档案管理信息化过程中,还存在一定的问题,信息化程度不高,应进一步加强。

参考文献:

[1]吕慧萍.医院网上招聘系统在人事档案数字化管理中的应用[J].档案天地,2013(5).

[2]宋兵,朱卫华等.大型综合性医院人事档案信息系统的构建与应用[J].人力资源管理,2014(10).

[3]郭英.论信息技术在人事档案管理中的应用[J].齐齐哈尔大学学报(哲学社会科学版),2012(5).

作者:龚太晓 单位:十堰市张湾区人民医院

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