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高校人事管理信息化建设探析

摘要:随着中国信息技术的飞速发展,互联网+、大数据、网络、电脑、信息化成为中国当下热门关键词,随着技术的不断发展,高校人事管理如何适应社会的发展,更好的为高校自身服务,成为一个不可回避和迫切需要正视的问题。本文针对高校人事管理信息建设的现状和建设思路进行简单分析。

关键词:高校;人事管理;信息化建设

人事部门作为高校重要的行政部门,承担着行政管理中很多重要职能,工作内容包括人员的基本信息收集维护、招聘、职称评聘、编制管理、岗位管理、工资审批、档案管理、职工参保、各类年报等,每一项都涉及到教职工的切身利益。由于高校人事工作的政策性强、准确性高、服务性广,因此,工作必须做到零差错。用传统的人工管理模式,已无法满足时代发展的需求。

一、高校信息化建设的重要意义

(1)人事管理信息化是学校信息化校园的重要组成部分,可以有效的提高人事管理的工作效率和质量。通过人事管理信息化建设,对教职工信息进行初始化,在学校进行各项决策时,可以准确的进行查询、统计、分析,为学校建设提供重要依据。(2)建立人事信息数据库,及时更新数据,将数据与各部门对接共享,避免冗余,使人事管理更规范,数据更规范、及时、准确。

二、高校人事管理的现状及分析

(一)对人事管理信息化建设思想认识不充分

高校建设的核心是教学、科研与学生管理,因此,大部分高校在教学、科研与学生的信息化建设上投入巨大,且能得到学校主要领导的全力支持。而人事管理仅满足于计算机代替手工,因而只注重购置硬件而忽视了软件[1]。通过对多个高校人事部门进行调查,大部分同行都认为,现在的人工管理程序,可以满足办公需求,且驾轻就熟,信息化无紧迫性。2015年,教育部推出了“全国教师管理信息系统”,这套系统目前高校使用的功能有限;2017年下半年,湖北下发了鄂人社发〔2017〕68号文件(湖北省人力资源和社会保障厅关于印发推进“互联网+人社”2020行动计划的实施方案的通知),2018年6月初,随州市人社局组织了人事管理系统培训会,这套系统只是省人社厅基于人事管理的业务申报管理系统,对高校自身人事管理作用不大。

(二)人事管理缺乏相相应的信息化人才,效率不高

大部分人事管理部门,均是资格较老的同志,这些同志对政策把握非常准确,但缺乏对新技术的掌握,这也是高校人事管理主要障碍之一。即使有先进的人事管理硬件设备和系统,也往往无能为力[2]。人员从进校到到退休,人事信息每年都有变动。人事部门部门对每个时期的都有相应的纸质档案,这些档案都保存在相关部门的档案室内,调阅起来既耽误时间,又浪费精力。

(三)缺乏信息共享的意识

在信息化时代,最大的特点就是信息共享,但在很多高校缺乏共享意识,部门之间各自为战,各系统不统一,数据也不一致,导致教学是一套系统,学管是另一套系统,财务可能系统又不一样,而且所购系统的公司各不相同,很难做到数据共享。每个部门都有自己的一套数据,这些数据也都有差异,每次需要进行统计、分析、上报数据,都需要将数据上交到主管部门进行核对,而不能通过信息共享,使全校数据保持一致,自行上报。

三、高校人事信息化建设的解决方案

(一)强化信息化建设的意识,建设适合自身的人事管理系统

高校信息化建设固然以教学、学管和科研为主,但人事管理信息化建设也不能忽视。人事部门的信息数据,不仅可以快速、准确的为学校决策者提供可靠的数据分析,也可以为学校的信息化校园建设提供必要的支持。因此,学校必须给予人力、财力、政策支持,购置必要的硬件设备,开发适用于本校,且能与上级管理部门信息化系统进行对接的人事管理系统。

(二)优化人事管理部门人员结构,提高工作效率

有车不能没司机,因此,人事部门必须增加、优化、调整人员结构,聘用有信息化背景的管理人员,对信息技术不熟练的人员进行信息化培训,使人事部门每个人都能够根据自己的权限和分工,熟练的进行操作。在人员初次进校时,将每个人员的证件及相关材料扫描录入系统,随着工作经历的不断丰富,后续的岗位聘用、科研及获奖信息等都可以作为电子档案导入系统。

(三)以信息技术为依托,构建数字化校园,实现信息资源利用的最大化

学校应以建设数字化校园为基础,寻找资深软件公司,将所有部门的软件系统置于同一个大数据库环境下。人事部门则是将所有人员的基础信息,准确、详细的录入系统,与学校其他各部门系统进行对接,让信息可以共享到每个部门、每个人,各部门和个体可以通过信息平台赋予的权限,快速查询、统计、分析、打印、上报相关数据,且无需人事部门的重复审核,避免冗余,让人事管理人员能够更多的思考未来的管理和发展。

四、结语

在信息化高速发展的今天,高校信息化建设任重道远,高校人事管理只有真正实现了信息化,管理才能更加规范,工作效率才能更高。在信息化的建设过程中,人的因素至关重要,从思想到使用,必须让信息化贯彻到每个环节,才能让人事管理跟上时代的脚步。

参考文献:

[1]钱春青.浅谈高校人事管理的信息化.义乌工商职业技术学院学报,2008.8.

[2]刘文娟.浅谈高校人事管理的信息化建设.河北能源职业技术学院学报,2015.12.

作者:魏伟 单位:随州职业技术学院

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