社会保险档案管理服务工作的重要性

摘要:随着我国社保体系的不断完善，社会保险已进入全民参保时代，与之相匹配的社会保险档案管理服务工作的重要性日益凸显。从社会保险档案管理服务工作的重要性、工作现状、工作中存在的问题不足以及做好该项工作的新思路、新举措等方面入手，对社会保险档案管理服务工作加以分析论述，对如何做好新时期下社会保险档案管理服务工作提出富有操作性、建设性的观点和举措，旨在推动社会保险档案管理服务工作的健康开展。

关键词:社会保险;档案管理;服务

社会保险档案是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中直接形成的专业文本资料、电子文件、图表、音像资料等不同载体的历史记录。它具有长期保存和重复利用的双重社会价值，能从历史文件中反映被保险人的缴费履行情况和社保待遇情况。随着社保事业的不断发展，我国逐步建构起具有中国特色的社会保障体系，社保制度覆盖人群、保障项目不断扩充，惠及广大人民群众。但是，作为我国社会保障体系的重要基础支撑，社会保险档案的管理工作还没有得到社会各界的广泛重视。怎样才能将档案管理工作做实、做好，破解当前遇到的各种困难和问题，是各级相关部门需要引起高度重视的课题。

一、充分认识做好新形势下档案管理服务工作的重要性和紧迫性

(一)做好社会保险档案的管理服务工作，是落实全民参保计划宏伟蓝图的基本保障

党的报告提出“全面实施全民参保计划”、“建立全国统一的社会保险公共服务平台”。在这一宏大规划的指引下，我国社会保障制度发展与改革逐步深入，涵盖机关事业、企业、城乡居民的社会保险体系日益完善，参与社保的人群越来越广，覆盖的领域也越来越大，我国实际上已经进入全民参保时代。这一社会系统工程体系庞大，如果没有完整准确的参保人员档案记录，参保人员的合法权益就很难得到保证，社保事业的发展也会受到严重制约，导致全民参保计划的实施缺乏原始资料方面的基本保障，难以确保信息的真实可信。

(二)做好社会保险档案的管理服务工作，是建构中国特色社会保障体系的必然要求

中国特色社会保障体系的建构是扎根于中国的具体国情的，随着全民参保计划的实施，社保业务面临极为庞大的参保群体和复杂的业务流程。参保人从出生到退休，只要参与了社会保险计划，就会产生相应的社会保险档案材料，在此过程中涉及的医疗、工伤、失业、生育等社会保险服务，涵盖了多个经办机构、多个工作领域和工作环节，社保档案要做到“参保一生，记录一生，服务一生”。在社会保险档案中，除了放入参保登记表等相关表格，还需要核查其后续缴纳社会保险费的情况，并根据当地的相应法规，对社保缴费比例、缴费基数及养老金发放标准等进行更新。由于人才流动的越发频繁和灵活，社会保险档案的移交工作也面临更大考验，不仅要体现社会保险关系的转移情况，还要确保各项移交手续完整、合规。社会保险档案越来越成为社会保险工作开展的重要载体，社会保险档案管理服务的水平高低，将直接关系到中国特色社会保障体系的建构能否坚强有力。

(三)做好社会保险档案的管理服务工作，是对社保业务工作水平提高的有效促进

社会保险档案的管理服务需要做到对业务档案的规范化梳理规整、建立健全档案管理制度、组建专业稳定的档案管理人员队伍，并得到社保部门领导的重视与支持。通过对社会保险档案的不断完善，能够对整体社保业务工作产生规范与引导作用，促进社保部门业务工作有据可依、清晰有序，从而提升社保部门的业务水平。特别是随着全民参保时代的到来，仅靠纸质档案已不能适应工作开展的需要，建立与之相匹配的电子档案，将在提升社保部门办事效率上发挥重要作用。通过建立电子档案与传统纸质档案双轨运行机制，在对纸质档案资料进行收集、规整与再次使用的同时，用信息技术更新社会保险档案管理模式，能够提升社会保险业务整体办理质量和办事效率。

(四)新形势下暴露出的多方面问题，对做好档案管理服务工作提出了迫切要求

新形势下，档案管理服务工作面临多方面的考验，也对工作开展提出了新的要求。首先，信息化条件下，档案管理模式并没有在信息化的大潮下获得较大改进，多数档案管理工作依然保持传统的人工纸质管理模式;其次，档案管理服务工作水平不高，服务理念滞后;最后，档案管理工作与有关部门联合工作效率低下。基于以上多方面的问题，新形势下做好档案管理服务工作的紧迫性日益突出。

二、当前社会保险档案管理服务工作中存在的不足和原因分析

近年来，各级人力资源和社保部门把加强社保体系建设作为一项重大惠民工程摆上日程，通过扩大覆盖面、建立专门档案室、整合参保数据信息等措施，积极推动社会保险事业，取得了显著成效，社会保险档案管理服务工作也得到了不断发展。但随着新形势下全民参保时代的到来，当前的社会保险档案管理服务工作还存在一些不足，难以满足相关工作的发展要求，主要表现在以下四个方面:

(一)社会保险档案管理服务体系尚不健全

中国的社保种类险主要包括养老、医疗、工伤、失业和生育保险。社会保险档案涵盖了所有的保险种类，涉及不同的领域，往往要经过不同的经办机构进行具体业务操作。因此导致社会保险档案存在一定程度的多头管理问题。比如，参保人的社会保险资料分别存放在养老、医疗等不同的社会保险经办机构中，由于不同管理机构之间缺乏必要的沟通，导致其档案不完整。另外，部分社会保险经办机构没有遵循档案集中统一管理的原则，参保人的社会保险档案信息存在碎片化的情况。

(二)社会保险档案管理服务不够规范

2009年7月，人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理条例》(试行)，对规范社会保险业务档案管理提出了明确要求。但是，各级社会保险经办机构由于受主观或客观因素的影响，有的因为物资限制而没有档案室，有的因为人手不足没有专门的档案管理人员，有的甚至没有建立运行机制和规范的工作流程，存在档案归档不及时、随意存放等问题，极易发生档案的丢失和缺损，档案管理工作的不规范给社会保险整体业务工作带来了较大隐患。

(三)社会保险档案管理服务水平不高

档案管理工作属于基础性工作，需要长期耕耘、默默付出，往往不能像其它业务工作一样受到领导的高度重视，部分领导不理解档案工作的重要性，对档案管理给予的关注和支持较少。由于缺少组织和领导的支持，社会保险档案管理工作的开展受到制约，管理服务水平不高，难以满足社会保险制度改革发展的要求。近年来，随着社保业务的快速增长，部分经办机构没有及时采取应对措施，在开展工作中疲于整理、查找数量庞大的纸质档案资料，浪费了大量的时间和精力。有的机构没有将电子档案与纸质档案有机结合起来，电子档案只有空架子，对资料的调取效率低下，并且难以对数据进行重复利用。总之，社会保险机构的档案管理工作受到多方面的制约，资金不足、库房紧张等各类现实问题仍有待解决。

(四)社会保险档案管理人员队伍不足

当前，各级社会保险经办机构档案管理人员存在兼职、人员少、对信息化手段掌握不够等问题，这些因素如得不到及时解决，将会给社会保险管理服务工作带来较大影响。一支专业稳定的档案管理人员队伍是做好档案管理服务工作的重要保证。少数单位领导没有充分考虑到档案管理是一项专业性、连续性非常强的业务工作，随便调配档案管理工作人员，致使有些档案管理工作人员没有经过充分的岗前培训、没有掌握业务基础知识，就走上了档案管理工作岗位;还有部分档案管理人员不注重对新理论、新知识、新技能的学习，对档案管理业务培训学习积极性不高，仅满足于原有知识和经验的积累，直接影响档案专业知识的更新和使用。

三、做好新形势下档案管理服务工作的几点思考

(一)加大宣传力度，积极营造有利于社会保险

档案管理服务工作开展的良好氛围社会保险档案与每一名参保人员的利益息息相关，做好社保档案工作也离不开社会各界的重视。因此，各级社保部门要建立长效宣传机制，创新宣传方式，通过互联网、报纸、电视等媒体，采取设立专版、专区、专题等多种形式，充分体现社会保险档案管理服务工作对每一名参保人员的重要意义，提高全民的档案意识。同时，各级社保部门也要在工作中积极争取上级部门和领导的重视，争取更多资金资源投入，有效解决管理方式不完善、人员队伍不充足、物质条件不具备等问题，努力营造良好的工作开展环境。

(二)完善工作办法，制定相关工作制度

要依据现有法律法规，明确工作管理机制，确保档案工作的合规性。针对医疗、工伤、失业、生育等社会保险服务项目，逐步完善档案管理制度体系。在具体的档案整理工作中，要有明确的工作程序，以便收集、整理、存储、传递和归档各种档案，这样既能提高工作效率，又能满足档案管理的要求。同时，各机构要坚持统一统管原则，避免多头管理。此外，要在软硬件方面做好保障，满足档案管理相关规定的要求。

(三)加快整合社会保险机构，成立社会保险综合服务机构

实践证明，只有尽快整合现有社会保险经办机构，建立统一的社会保险综合服务平台，才能彻底解决社会保险档案“碎片化”管理的问题，才能实现现有资源的合理配置和协同利用，才能促进社会保险档案管理服务的标准化、规范化、现代化。笔者所在的菏泽市于2017年对现有的养老、医疗、工伤、失业、生育社会保险进行了整合，成立了统一的社保管理服务机构，设立了档案信息管理科，并建立了专门的档案室，由专人从事社保档案管理工作，实现了社会保险经办业务的统一归口管理，使得档案管理服务效率获得大幅提升。

(四)重视人才培养，提高档案管理队伍综合素质

由于涉及对重要文件资料的保存和管理，档案管理人员必须在政治上过硬。档案管理工作人员必须坚决拥护党的领导，热爱祖国，热爱档案事业，严格遵守工作纪律和职业操守，真诚地为档案事业默默奉献。同时，社会保险档案管理服务工作需要较好地理解政策、掌握政策、执行政策。相关部门要把好档案管理人员的入口门槛，同时建立完善的上岗培训体系。只有不断强调政治意识、作风意识、能力意识，才能培养一支作风优良、素质全面的社会保险档案管理队伍，为社保事业开展提供高质量的人才支持。

(五)创新管理方式，实现档案双轨化管理

社会保险档案电子化已成为大势所趋，传统完全基于纸质档案的工作模式显得效率不足。并且由于人员流动频繁，传统的纸质档案移交工作难以准确涵盖所有信息，并且容易出错，电子化档案通过线上操作，能够有效避免纸质档案管理中的相关问题。对社会保险电子档案的管理需要运用多种科学知识、实现多部门配合、打造多环节配套的工作体系。在知识经济时代，电子档案作为科技进步和社会发展的重要产物，与传统纸质档案相得益彰，只有统筹做好社会保险纸质档案和电子档案的双轨管理，才能更科学有效地使用社会保险档案。

四、结语

做好社保档案管理服务工作，需要良好的社会氛围、完善的制度体系、优良的基础设施和强有力的人才队伍;需要社会各界、各级有关部门的高度重视和各级党委政府的大力支持。必须勇于面对目前社保档案工作面临的主要问题，才能凝聚各方的力量，破解难题、勉励奋进，为我国社保制度改革发挥应有的重要作用。

参考文献:

［1］刘玉璞，王京波．养老保险统筹实务［M］．西宁:青海人民出版社，2001．

［2］严维全．社会保险新政策解读［M］．济南:山东地图出版社，2006．

［3］吴登保．社保百题实务分析［M］．济南:山东大学出版社，2013．

作者：田凤玲 单位： 菏泽市劳动就业办公室