水利科技档案主动性分析

摘要：文章探讨了档案利用工作的主动性，档案利用主动服务的含义、重要意义；如何加强主动服务，水利科技档案利用工作主动性的途径。

关键词：水利科技档案；服务；主动性；提升

1档案利用工作主动性的含义

档案利用工作的主动性是相对档案利用工作的被动服务而言的，简单地说档案利用工作的主动性是档案部门在熟悉库藏档案、掌握档案利用工作规律的基础上预知各类用户的利用趋势，主动提供档案资料，方便使用。这就要求我们档案部门在档案的利用上是否主动上下功夫，大的方面是否主动于部门单位，小的方面是否主动于某个人。

2水利科技档案利用工作主动性的重要意义

水利科技档案是科学技术档案的主要组成部分，是发展水利事业和进行水利生产建设的必要条件和依据，它已成为我们发展水利事业的宝贵财富，具有很高的开发和利用价值。它是在水利工程、科研项目、工程建设的过程中形成的大量的文件材料、图纸、照片、实物等有机整体，具有较强的现实实用性和保存价值，其在水利工程管理和工程运用及科研生产、设计施工等方面发挥的作用和取得的经济效益是十分显著的。从长远来看，档案利用工作的主动性是档案管理工作发展的必然趋势，也是档案利用工作提高效率的一个有效可行的途径。一方面，随着我国经济体制改革进一步深入和完善，水利系统管理已面向国际世界。水利系统管理者面对众多的重大问题需要决策，如果临时一事一问查阅资料，势必延缓工作进程，被动缓慢，贻误战机。另外，水利高层决策者对这些专业性很强的档案资料可能是外行，这就要求我们档案工作者为决策者提供档案这个宝贵资源，把档案利用工作变被动为主动，不等不靠，积极主动的多和决策者沟通，了解决策者的决策方向，瞄准目标提前出击，才能与决策者的频率相吻合，保证领导的工作准确有效地进行。

3增强水利科技档案利用工作主动性的措施

增强档案利用工作的主动性，应从几方面做起：一是更新观念，适应环境。从你查我找，看摊守业，被动提供利用的陈旧工作作风中解脱出来，认真分析探讨市场经济给利用工作带来的新情况，新特点，新问题，新要求，新准则，及时调整档案利用工作与实际工作不相适应的部分，随时随地努力扩展服务对象和服务范围，努力走出一条适应新形势的档案利用的新路子。我处不定期利用工程观测、观测资料整编分析等档案资料，主动与全国各大型水库进行交流，为各大型水库掌握工程动态提供了可靠依据，避免工程和调度运用工作中的事故发生，进行正确合理地调度运用，验证设计数据，鉴定施工质量，充分发挥了水利科技档案的效益。如今，工程管理工作的新标准、新要求有变化，由原来的工程建设为主向以工程管理、水资源管理转变，我们档案管理者要适应发展动向，档案利用也应以工程管理、水资源管理为主。积极参与工程、水资源管理的各项工作，预测工作中档案利用趋势，提前做好准备，彻底摒弃“坐等”的工作作风。科技档案目录印制成册，发放到各个工程技术科室，让工程技术人员了解“家底”，为他们更好的服务；二是丰富室藏，保证质量。水利科技档案专业特点决定了必须保证它的质量，即科技档案的完整性、准确性、系统性和安全性，它必须反映水利工程客观实际。除正常接收外，注重收集信息量大、利用率高的档案。如我处在正常收集工程项目档案的同时，特别注重每年的《观测资料整编成果》、《控制运用整编成果》的收集、归档，以丰富室藏，充分体现了水利科技档案的凭证作用、考查作用和储备作用。保证库存档案质量也有许多做法，如我处几次大的工程建设，都依据水库建库及其后来管理的大量水文、地质、工程状况和历年管理运用方面的资料编制的《陡河水库提高保坝标准工程设计》等档案，为工程建设节省了大量的建前工作，不但争得了时间（尤其是处于抗震救灾严重时期的震后复建工程），而且节约了大量的人力物力，为国家节省了大量投资。丰富的库存和良好的档案质量为我们的实际工作提供了便利，也为我们工程技术人员提供了个人发展空间，我处工程技术人员依据建库五十多年来的档案资料，解决了许多技术问题，还为个人发表学术论文提供了有力的依据，并先后撰写了《陡河水库地表水资源初步分析》等具有实用价值的论文；三是向科学化、现代化迈进。与时俱进是21世纪档案工作的时代特征，档案利用工作可以依托先进的网络技术实现“死档案”向“活档案”的转变，以网络促进档案管理的现代化，提升档案管理水平。在不涉及保密的情况下，可以把库存的纸质档案扫描成电子档案，发表在单位的局域网上，让有需要的利用者一目了然，省去了利用者来回跑路时间，提高率工作效率。利用计算机建立网络检索，对高利用率、价值高、利用范围广的档案资料做出专题索引或编写出专题资料。专题索引方便了新来的技术人员的利用，他们具有针对性的利用档案，避免了盲目和重复工作，可以对档案利用有自信和重新的认识。现代人对网络是信手拈来，档案利用服务借助网络这个平台可以说具有广阔的天地，档案管理者在网络利用这片天上应不拘一格，把档案利用主动性推向新的画卷。值得注意的一点是，当今社会的网络世界为档案利用提供了极大方便，但是没有原件的保管，没有档案原件作为依据，各种信息，尤其是专业科技信息的传播非但失去了源头，其可靠性也无法说清楚，这就要求管档案工作者越是现代化高速发展，越是要的注重原件的源头，积极主动地深入到各处室收集原始档案材料。

4水利科技档案利用工作主动性的途径

水利科技档案利用工作主动性的途径一是要组织编研，档案利用工作的主动性，可借助于编研资料而得以充分发挥。选择服务对象，组织专题编研，是实现档案利用工作主动性的重要途径。档案编研工作做得越多越好，人们获得档案资料的途径就越多越易。编研资料不仅仅限于水利《基础数字汇编》《观测资料整编成果》等资料，这对广泛的档案利用工作是远远不够的。随着信息时代的到来，编研资料编写内容形式可以不拘一格，只要有利于水利工作的发展，能够满足所选服务对象的需求即可。新时期，水利系统更注重水资源开发利用，提倡水资源绿色环保，水质监测编研，大量保留了水质检测的数据，便于监测人员研究水质情况，保证水源地的饮用水安全绿色。防汛抗旱编研资料，汇总综合分析历年水文数据，汛期水位、雨量、泄洪流量，使工程技术人员在防洪防汛中直接获得信息数据。档案只有通过组织编研，让它走出深闺，它才会像金子一样熠熠放光。但强调一点，组织编研是带有创造性的劳动，需要在综合分析的基础上提出有科学价值的见解，面对水利工作新形势，要求编研要突出“早”；要选好编研对象；要掌握好适当的数量。二是要方式多种多样。水利科技档案利用工作有较强的生命力，主要在于科技档案利用与经济建设密切相关。由于水利科技档案专业的特性，利用工作需要一个良好的行业氛围。可以说，理论素养的提高，每个档案工作者都能办得到，关键是不能满足于现状，不能觉得工作能完成就行了。要有争一流的创新意识，要做一个有心人，眼观当今世界水利发展动态和趋势，对照自己的工作，主动出击。第一利用各种机会向广大工程技术人员大力宣传科技档案内容，发放科技档案目录和内容简介，制作精美橱窗宣传科技档案价值；第二利用水利学术期刊、杂志等广泛宣传；第三定期召开利用工作经验交流会，组织参观学习，从而拓宽利用工作主动性的思路。

参考文献：

[1]邹韶华.浅谈科技档案的利用工作[J].兰台世界,2005,(12)

[2]高凌.浅谈企业科技档案的利用[J].云南档案,2009,(5).

[3]赵劲柏.如何提高科技档案利用效益[J].陕西档案,2010,(5).

[4]王艳丽.做好科技档案的“收、管、用”[J].机电兵船档案,2014,(2).

作者：吕小辉 单位：河北省唐山市陡河水库管理处