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石油工程的建设项目档案管理

摘要】石油企业在经营管理的过程中产生了数量众多的工程建设项目,形成了大量的石油工程建设项目档案。这些工程项目档案内容繁杂、涉及范围广泛、时间跨度大,要想高效管理和使用这些档案资料,就必须制定科学规范的石油工程建设项目档案管理制度,采用有效的管理手段,提高项目档案管理的工作效率。因此,本文分析了当前石油工程项目档案管理工作中存在的问题,并针对这些问题提出了相应的对策。

关键词】石油工程;建设项目;项目档案;档案管理

一、石油工程项目档案管理工作存在的问题

(一)项目档案管理意识薄弱。长期以来,在石油工程项目管理中存在着重建设轻档案的问题。项目管理人员的档案管理意识淡薄,项目各参与方往往将注意力集中在工程进度的管理上,对项目建设过程中的档案资料收集与整理工作不够重视,造成重要的项目资料缺失,对工程项目的后续管理带来不便。由于对项目档案管理工作的重要性认识不足,有些项目管理人员没有将项目档案的收集与整理工作纳入项目建设流程,也没有对项目档案管理工作进行明确的职责分工,而项目施工人员的流动性较大,如果不设立专门的档案管理人员,就很难做到及时整理收集项目档案资料。而且,大型项目的建设单位众多,每个建设单位在施工过程中都会产生项目档案资料,如果缺乏统一管理,很容易造成项目档案资料不完整。(二)项目档案管理制度执行不力。近些年来,尽管国家相关部门制定并发布了一系列工程建设项目的档案验收规定,但部分工程建设单位对于工程建设项目档案验收管理制度宣传不力、要求不到位,加之项目建设周期长、施工单位多、水平参差不齐以及人员流动性大等问题,导致工程建设项目档案管理制度没有得到很好的落实,出现施工单位项目档案资料管理标准不一、管理制度不规范的现象。同时,一些建设单位并未将项目档案管理视作企业内部管理体系的重要一环,造成项目档案资料管理出现盲区。(三)项目档案管理分散。由于石油工程建设项目往往规模大、建设周期长、参与建设的单位众多,项目档案的形成周期长,种类多,管理项目档案的单位众多,档案管理分散等情况,导致项目档案容易出现信息遗漏、资料丢失,难以确保项目档案资料的完整性。(四)项目档案管理信息化程度低。石油工程建设项目的档案资料数量大,且变化频繁,导致相应的档案数字化工作量大。同时,石油工程建设项目档案资料中的图纸幅面大、保存时间长、蓝晒图纸字迹模糊,导致其数字化难度较大,从而限制了石油工程建设项目档案的数字化进程,造成项目档案管理的信息化程度低,影响了使用过程中的查全率和准确率。

二、基于信息化的油田档案管理策略

(一)强化档案管理意识,明确管理职责。在工程项目前期,建设单位就应该组织针对施工单位的档案管理相关规章制度的培训,提高施工单位人员对项目档案管理工作的重视程度,明确档案管理职责。同时,将石油工程建设项目档案管理工作整合到业务工作流程中,建立清晰的归档责任和考核指标。明确档案管理的职责,制定专门的档案整理收集人员,专门负责收集整理项目档案资料。除此以往,建设单位的档案管理人员应该加强与各职能部门的沟通与协调,主动跟踪工程进度,深度参与工程项目的建设,实时进行业务指导。(二)统一项目档案归档制度。在项目建设前期,建设单位档案管理部门应该就项目档案的归档对施工单位提出统一要求。按照国家出台的项目档案管理规范和项目档案资料编制规定,要求施工单位按照统一的要求制订档案资料整理归档实施细则,针对项目档案的归档范围、组卷要求、各单项工程归档时间等方面尽可能地给出具体要求,有效避免因各施工单位项目档案归档制度及文件编制规则的不同而造成项目档案资料归档不规范,对于施工单位提供的不符合要求的档案文件、图纸等资料应该要求返工修改。(三)与建设项目同步进行档案管理。建设单位要将项目档案的管理工作视作工程建设项目管理的重要组成部分,将档案管理工作贯穿于项目建设的全过程。要求档案管理部门与建设项目的进度同步进行档案管理工作,如发现问题应及时提出改进方案,负责工程建设项目的档案收集、整理、保管等工作,并对项目建设的各个阶段的档案收集与整理进行指导和监督,既要检查工程质量也要检查档案质量,确保工程项目档案的准确性、完整性。(四)加强项目档案管理的信息化建设。新形势下,石油工程建设项目档案的信息化管理是大势所趋。应根据现阶段的档案管理工作,充分重视项目档案管理工作的信息化程度,确定项目档案管理的信息化范围,优先对重点工程项目、使用频繁的项目档案进行数字化归档,建立相应的电子档案数据库,做好电子档案数据库的管理,逐步实现全部项目档案资料的数字化,提供网络查询、阅览服务,从而提高石油工程建设项目档案的利用效率。

三、结束语

综上所述,石油工程建设项目档案的管理是石油企业管理工作的重要内容之一,是记录石油工程项目建设过程,也是工程质量鉴定、事故原因查找、工程维护的重要依据。因此,应该加强石油工程建设项目档案的管理意识,统一项目档案归档制度,确保项目档案收集的完整性、准确性。同时,大力推进项目档案管理的信息化建设,充分借助网络提升项目档案的利用效率,使其更好地服务于企业。

参考文献

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[3]曹莉.浅谈油田企业建设项目档案管理[J].兰台世界,2017(s1):82-83.

[4]宋菁媛,贾春洪.浅谈石油工程档案管理[J].科技创新导报,2017,14(23):193-194.

作者:杨秀华 单位:中国石油西南油气田分公司川西北气矿  

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