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物业管理的企业成本控制探析

摘要:随着近年来我国房地产行业发展迅猛,带来了我国物业管理行业的快速发展。但是,物业管理企业的发展质量却不容乐观,据物业管理行业生存状况调查统计显示,目前我国大多数物业管理企业尚处于亏损状态,盈利的企业不到50%,物业管理企业是微利企业,这是不争的事实,特别是近年来人工成本的不断上涨更是压缩了物业管理企业的盈利空间。物业服务企业收入来源按物业管理合同的约定基本确定,它不受季节的影响,也无淡旺季之分,这是其收入的显著特征,因而成本和费用的管理和控制成为物业服务企业财务管理的核心内容。本文将重点就物业管理企业怎么进行成本控制进行阐述。

关键词:物业管理;成本控制;成本构成;方法研究

一、物业管理公司成本构成分析

物业管理企业的日常成本形成点具有点多、面广、线长等特性,主要是为客户提供劳务,根据业务特性,成本分为经营成本和期间费用。实行物业服务费用包干制的,物业服务费用的构成包括物业服务成本、法定税费和物业管理企业的利润。实行物业服务费用酬金制的,预收的物业服务资金包括物业服务支出和物业管理企业的酬金。在我司经营成本中,包含燃物料消耗、修理保养费、警卫消防费、绿化保护、公用设施设备日常运行,这些成本项目属于可控变动成本,期间费用中,包含人员工资福利、社保、公积金、折旧摊销、税费、中介机构咨询费、办公费,差旅费、业务招待费等。

二、物业管理公司成本控制方法研究

(一)合理安排人员,提高管理水平

物业管理企业作为第三产业的服务业,属于劳动密集型企业,其主要特点为人工成本占有相当大的比重,以上海海运物业管理有限公司为例,2015年公司人工成本及外聘外包成本占公司成本的比重达到70%多,对人工成本的控制也就成为物业管理企业成本控制的关键。笔者认为可以考虑从以下几点来控制人工成本.1.对物业管理人员进行定岗定编定岗设计的目标是实现企业运作效率最大化,定编设计的目标是实现人工成本最低化。物业管理公司应参照物业管理行业《物业管理岗位人员编制标准》合理确定本公司各物业管理项目人员编制,要改变原来因人设岗的做法,实现各物业管理岗位标准化,对每一个物业管理项目均采用标准化配置。首先,公司可以组织不同物业管理项目中相同岗位人员进行定期交流培训,通过培训提高职工工作质量,使各物业管理项目进行标准化管理,提升公司形象,另外通过相同岗位职工的交流可以不断改进工作中的问题,并可以传达公司要求,提高工作效果;其次,便于物业管理项目之间的人员交流,针对公司新增项目或退出项目可以很快进行人员调动,缩短了岗位适应时间;再次,针对每个岗位的工作量,可实行多个项目同一岗位由一人担当的方式以降低成本;最后,可以通过标准化编制来合理安排人员,减少人员占用,从而降低人工成本。2.对部分工作进行专业化分包物业管理公司的性质决定了物业管理公司成本费用主要是人工成本支出,其中占的比例最大的主要是基层服务人员的工资,包括保安、保洁等人员的工资。如果全部采用公司编制内职工来完成上述工作,将大幅增加公司人工成本,特别是对国有企业而言更是如此,物业管理公司可以将上述保洁保安工作进行分包,分配给专业的保安保洁公司,进而降低服务成本。3.将人员按照作业中心进行组织传统的物业管理公司的组织结构一般是按照管理部室及各物业管理处的方式进行,在物业管理处下设各职能人员,每个物业管理处均配备保安、保洁、绿化、工程等一套人马,对于管理面积不大的物业势必造成人力的浪费。物业管理公司可以根据自己的情况,考虑在组织机构中设置专门的保安中心、保洁中心、工程中心及绿化中心等或者可以合并设置一个作业服务中心,通过上述设置,可以提高人工利用效率,减少人员占用,降低人工成本。4.提高物业管理信息化水平物业管理公司可以通过物业管理信息化平台的建设,通过科技手段来降低人工成本。粗放型的管理,管理层次低,智能化水平低,基本处于简单的手工操作阶段,需要耗费大量的人力、物力,因此应采用现代化的手段,增加物业管理的科技含量,提高物业管理质量。如在道口增设电脑自动收费系统;在小区内设立巡更机、监控等智能化管理设施,既安全可靠,又能减少保安员岗位,降低人力资本的支出;另一方面,可以通过物业管理信息化平台提高信息共享水平,实现单据的快速流转,提高管理效率,减少差错,从而提升管理水平。

(二)合理控制能耗,及时维修保养

在物业管理行业中应该加强节约意识,这里的节约指的是人力、物力的节约。在保证设备设施正常运行下,通过科学方式,做好节能措施,降低能耗,由于物价上涨,物业成本增加,经营任务十分艰巨,为加大攻坚力度,努力开源节流争取更大成效。各物业管理处应想方设法为业主控制公用电源,调节好公灯开启时间,尽最大努力节能降耗。设备运行成本是物业管理各项成本中弹性幅度比较大、变化最敏感的成本,一般包括设备运行、维修和养护成本。设备管理的基本原则就是“多小修,及时修,尽量避免大修”,从而有效地控制好成本费用。

(三)加强专人管控,减少库存积压

通过成本分析,可以找出跟踪处理的成本可控点,如公司本水电、邮电通讯及办公费,低值易耗、备品备件等这些期间费用,我司采用办公室统一购买、统一管理、统一发放的方式。而科学地整合、利用物力资源,目的是十分明确的,一是固定资产,低值易耗品、办公用品、使用材料、配件等要做到账目清楚,账物相符;二是固定资产、低值易耗品、使用材料、配件等,要尽量减少积压;三是提高资源共享的利用率;四是健全管理制度,及时查漏补缺。对此,公司可以采取四方面工作:一是对现有固定资产的库存、使用情况等,重新登记清查;二是对库存材料、配件和低值易耗品实行月度核查制,在保证各管理处正常运行的同时,做到资源共享,避免重复采购和库存积压浪费;三是对固定资产的状态进行核定,即对使用年限、使用效果、大中小修情况、日常使用单位、使用频率等进行跟踪统计;四是对办公用品进行量化控制,降低库存积压,对办公设备实行专人专控,确保使用状态和使用情况有记录、有跟踪。

(四)加强成本考核,激励约束机制

对物业管理公司的成本考核要结合公司全面预算管理,每年年初要结合公司总体预算目标制定各物业管理处的成本考核指标。成本考核指标的确定要遵循切实可控的原则,即将物业管理处的成本按照可控性进行分解,并根据归口控制的原则将各项成本分解到个人,明确个人的成本控制责任。为保证全年目标成本的实现,分别对考核指标进行了分解与量化,成本单元与考核指标相结合,使得成本执行情况与个人利益结合起来,与各部门签订了经营责任书,及时找出与预算进度的差异,请各考核部门一起参与对超预算的原因进行剖析,实现有效控制。

三、结论

物业管理公司收入来源按物业管理合同的约定基本确定,控制成本是关系到物业管理公司生存的大事,而物业管理公司成本控制的重中之重是对于人工成本的控制,物业管理企业可以通过对机构及人员的合理安排,通过信息化手段等减少人力资源占用,降低成本,通过加强考核,确保目标成本实现,提高物业管理公司利润。

作者:沈怡生 单位:上海海运物业管理有限公司

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