高校档案工作与校园文化建设

一、加强档案资源体系建设，全面传承校园文化

首先，要做好前端控制。高校各部门是档案立卷归档第一线，需要各部门协助配合，自觉积累档案，主动报送收藏，保证其完整性、连续性、多样性；档案管理部门要加强业务监督指导，督促立卷部门切实做好各个门类和载体形态的文件材料收集归档工作，从源头上确保档案资源的齐全完整。同时，还要做好后续管理，防止出现有资源无管理局面，导致档案资源闲置，甚至流失。

其次，加强调查和研究。向师生、社会广泛开展档案征集活动，扩大收集范围，特别是要收集与学校发展历史关系比较密切的档案，如老照片、老文件、老信笺等灵活开展档案征集工作，将流散于社会和个人的珍贵档案收集入馆，维护档案资源的安全与完整。有条件的高校可以与地方合作，对富有地方特色的文化古迹、名人手迹等档案资料进行收集收藏，不断丰富馆藏内容。

第三，加强档案资源信息化工作。着重开展对数字档案资源尤其是网络档案资源的采集、整理与保存，实现实体馆藏与虚拟馆藏并存。尤其需要对破损严重、面临失传的珍贵资料进行数据化整理和备份，延长资料生命，还原校史原貌，丰富校园文化。第四，主动做好重大活动资料留存。档案管理部门要围绕学校开展中心工作、重大活动等，积极参与现场采访、拍照、摄像等，主动记录档案资源。通过多种途径切实加强档案资源体系建设，发挥档案存史、贯通未来的重要职责，从被动存史过渡到主动录史，以档案特有方式和角度，来主动记录和见证学校发展的方方面面，不断丰富校园文化的底蕴，真正实现档案今世赖以知古、后世赖以知今的作用和价值。

二、加强档案编研开发，深入凝练校园文化

一是加强校史研究工作。通过编写校史、年鉴、大事记等，回顾学校的发展历程，总结、凝练学校独有的育人文化和鲜明的办学特色。例如，安徽医科大学在建校八十周年之际，从馆藏档案中发掘出著名教育家蔡元培先生为学校前身东南医学院师生的题词“好学力行，造就良医”，经过全校上下反复讨论研究，最终确立为校训。通过对校史的梳理和回顾，学校大力弘扬“爱国爱民，献身人类健康”的光荣传统，秉承“兴国、奉献、仁爱”的育人理念，倡导践行“求真、求精、求新”的校风学风。

二是加强爱国爱校教育。以重大纪念日、重要节庆活动、重大事件等为契机，开展实物展、图片展、特色讲座、专题影片等富有档案特色的爱国爱校宣传教育活动，把寂静无声的档案资料开发成灵活多样、贴近实际、富有影响力的育人资源。

三是做好专门档案的编研。如编辑知名校友录、教授录、学子创业录等为学生树立榜样，增强爱校创业的责任感和自豪感。编辑科研论文、成果集、优秀教案集，使师生了解掌握学术前沿动态和理论，激发科学研究的热情，培养锻炼科研能力。四是开发个性化档案资料。档案部门需要紧贴学校发展脉络，深度提炼学校特色文化档案资源，对其进行合理加工，形成二次、三次信息，然后精心组织编排，利用平面和立体媒体等多种形式广泛宣传，形成校园文化的深厚积淀和核心竞争力。

三、加强馆舍基础设施建设，形象展示校园文化

高校档案馆不应简单理解为堆书存档的地方，而是校园文化建设不可或缺的重要组成部分，其环境氛围在一定程度上影响着校园文化建设的质量状况，激发校园文化向高层次、高品位发展。档案建筑设计是校园文化最物化最直观的展现渠道，高校的档案馆不仅仅是档案保管的基地，更是爱国爱校教育的基地，是高校育人的第二课堂。档案馆舍建设既要考虑档案保管的特殊需求，更要从文化建设的高度谋划馆舍功能，体现出开放性、公众性、安全性、发展性的特点，把档案馆建设成为校园文化资源建设的有机组成部分。

档案馆舍建设要体现以下学校特色：一是与校园建筑的整体风格相协调。馆舍的规划选址力求整体协调，建筑装修体现古朴厚重，将高校档案馆建筑的形象与校园的历史文化背景和周围环境相协调，体现浓厚的地域文化特点，成为整个校园建筑文化的有机组织部分。二是突出档案馆传承校园文化的功能承载体。高校档案馆的建筑设备包括现代化设施配置完善程度，不仅体现着校园的文化底蕴，而且也成为校园文化传承的重要载体。因此，高校档案馆建筑设计、内部装修等各方面都要能传递校园文化。三是推进档案馆、校史馆、博物馆三位一体建设。“三馆”建设力求和谐地融合，实现基础设施互联互通、档案资源互为共享，能更好地以图片、影像、实物等各种展品，展现学校的办学历程、办学传统和师生员工勤奋创业的足迹和精神，传递正能量，增强师生员工的主人翁精神和荣誉感、使命感，激励着一代又一代学子和员工爱国爱校、不断开拓创新。

四、加强档案信息化建设，高效共享校园文化

随着科学技术的发展，信息的传播更加快捷，QQ、微博、微信等通讯方式随处可见、触手可及。高校档案管理部门必须紧跟时代步伐，采用现代化的管理方法和技术手段，由手工操作方式向自动化管理转变，使档案管理实现信息化、系统化和智能化，为高校师生和社会各界提供全方位精确便捷的服务，更好地服务校园文化建设。国内许多高校和地方政府在档案信息化方面进行有益探索，为我们档案工作创新提供很好范例。北京大学档案馆利用多媒体技术和3D技术，建设基于因特网的虚拟数字化档案馆，通过在网站上设立“名人档案”、“燕园师林”和“院士长廊”等专栏，建立“京师大学堂”、“西南联合大学”等历史图集展览版块，让广大师生和社会各界自由浏览，更大范围传播北大光荣传统和精神文化。南京大学充分利用自己研发的“南大之星”对档案进行编排归档，通过宣传展览、网络共享等方式向社会宣传南大，提升南大人的自豪感。武汉市档案馆已经推出“武汉（手机）档案信息及文化推送系统”，市民通过手机即可查阅档案资料，成为全国首个“指尖上的档案馆”。面对微时代，高校档案馆亟需加强档案信息化建设，以技术手段来加快档案文化资源建设和共享，使利用者更加方便快捷地利用档案文化资源，随时随地可以进行档案数据的查询、浏览与借阅，让档案活起来，让历史穿越到新时代。提高档案信息建设水平，应该注重做好以下几方面工作：一是加强硬件投入，为档案馆配备必要的信息化办公设备和通讯网络，引进并开发档案管理软件，推进新技术应用进程，提高档案的服务效率，使档案成为校园文化重要内容；二是加强各种信息库建设，对教学管理和教学研究活动中形成的有保存价值的不同载体形式的档案材料，经过加工筛选，建成有特色的教学档案信息库、科研成果信息库、学生就业档案信息库、教师业务档案信息库、名人档案信息库、荣誉档案信息库等，在激励和调动教师教书育人、学术研究和学生发奋学习过程中发挥重要积极作用；三是提高信息化服务水平，运用高新技术和现代化管理手段，对一些档案进行数字化处理，并引进现代化查阅手段，适应数字阅读时代的要求。

五、提高档案管理人员素质，主动传播校园文化

档案工作人员是档案管理行为的具体实施者，业务水平、服务态度、创新思维等直接影响到高校档案与校园文化传播的连接。如果高校档案管理人员能对档案资料进行科学分类、合理编研、娴熟讲解，本身就是一种厚重校园文化，而且会极大促进校园文化广泛传播。但不少高校认为档案管理只是一项机械呆板工作，不需要过高技术水平，所以档案部门工作人员一般年龄结构老化、学龄层次较低、专业知识匮乏，很大程度上影响到档案传播校园文化功能。因此，提高高校档案管理人员的素质显得尤为紧迫，不仅是高水平档案工作的需要，更是高水平大学的标志，必须引起高度重视。一是注重培养档案管理人员的专业度。通过人才引进、交流学习、继续教育等方式，确保他们在学习掌握现代管理技术、手段的基础上，积运用先进的管理方法、经验及技术，不断提高档案工作人员编研开发、科学分类、宣传策划等专业素养，让档案成为“有形”的校园文化。二是注重提高档案工作人员的热爱度。由于社会认识偏颇和工作环境等因素，导致部分工作人员工作激情不高、服务质量不优，直接影响档案工作的社会形象和参与热情。这就要求高校把一部分热爱档案、富有激情、肯于钻研的人员选配在档案管理工作岗位，为高校档案工作注入新的活力，让档案成为“有为”的校园文化。三是注重提高档案讲解员娴熟度。档案管理大多是资料整理和保存借阅，但学校重大活动需要展览展示，必须要有一批业务熟练、仪表端庄的档案讲解人员，对其进行富有感染力地解说，使“存在”档案馆的资料“活在”广大师生心目中，使档案成为“有声”的校园文化。四是注重培养档案工作人员守纪度。档案资料中有一部分具有极高的历史价值，有的甚至涉及国家机密。这就必须注重培养档案管理人员的法律意识和底线思维，不能因为个人原因造成档案资料重大损失或泄露国家机密，让档案资料成为“有节”的校园文化。

作者：张芳 单位：安徽医科大学档案馆