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数字化档案信息管理的平台建设实践

摘要:伴随着数字化、信息化时代的蓬勃发展,档案数字化建设在档案工作中的重要性进一步提升。本文阐述了数字化档案信息平台的建设的必要性,以“兰台e令”档案专题网站为例分析了数字化档案信息平台建设的内容,最后针对时代发展的趋势,对数字化档案信息平台的发展方向和路径进行了探讨。

关键词:档案数字化;数字化档案信息平台;兰台e令

信息技术日新月异的发展给社会各个领域都带来了全新的机会和挑战。“十三五”时期国家档案馆所颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化,创新档案信息化管理模式,加快与信息社会融合的指导思想[1]。数字化档案信息管理平台建设有利于加快档案管理数字化工作发展,促进档案事业和社会经济同步发展,为我国现代化服务。

一、数字化档案信息管理平台建设的必要性

随着社会信息化进程的加快,信息资源逐渐成为人类经济活动、社会活动的战略资源[2]67。数字化档案信息是国家信息资源和社会信息资源的重要组成内容,而档案信息化建设正是当前档案工作者所需要面临的重要课题。数字化档案信息管理平台建设作为档案信息化建设的核心内容之一,其建设对我国档案事业和社会实践的必要性有以下几点。1.数字化档案信息管理平台建设是信息时代发展的必然趋势。伴随着计算机网络技术和信息化浪潮对人类社会生活方式、工作方式和学习方式的迅猛冲击,档案事业也正向着数字化、信息化的方向发展。由此形成的大量数字化档案给档案日常管理工作带来了全新的挑战。与此同时,随着自动化办公、无纸化办公的观念普及,档案管理由实体化管理转向数字化管理成为必然趋势。因此,一个优秀的数字化档案信息管理平台无疑会使针对数字化档案管理的工作更符合时代趋势。2.数字化档案信息管理平台建设是数字档案馆建设的重要内容。国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》提出,数字档案馆的建设内容包括集成建设满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施;开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统;推进馆藏数字档案基础数据库建设,逐步进行传统载体档案的数字化转换;实现档案信息资源分层共享;配套建设数字档案馆保障体系[3]。数字档案馆如果没有一个可靠的平台作为支撑,那么数字档案馆的档案管理储存、资源共享、信息安全等功能需求将无从谈起。3.数字化档案信息管理平台建设是档案管理的迫切要求。在过去的传统档案管理中,大量的纸质档案给档案管理工作带来诸如档案汇总、档案存放、档案检索、纸质防潮、人员看护等不少方面的麻烦。随着大数据时代的来临,这些麻烦也随着档案的数量呈指数倍地增长。而数字化档案信息管理平台可以使档案变得存储方便、不易损坏,甚至通过程序使大数据量的档案维护、检索成为十分方便的事情。4.数字化档案信息管理平台建设是社会发展的实际需要。当今社会,人们对档案的重视程度不断提高,越来越多的人愿意建立起自己的家庭档案来记录家族历史、荣誉成功等,这些档案甚至可以成为家庭教育的素材。数字化档案信息管理平台可以为想要建立家庭档案的用户提供便捷的数字化档案建档、管理服务。除此之外,拥有庞大数据、图表、文件等档案资料的信息化档案管理平台也同时具有不可估量的社会经济价值,可以为政府或机构做重大决策时提供大量具有时效性、便捷性的档案资料检索服务。

二、数字化档案信息管理平台的建设内容

1.“兰台e令”专题网站介绍。兰台是我国汉朝中央档案典籍库,其主管者称为兰台令史,兰台e令即是“互联网+”时代的档案管理者和使用者。网站采用“互联网+档案”的模式,将互联网思维融入传统的档案管理中,政府档案管理部门、家庭,甚至个人都可以使用网站平台将相关档案上传到云端数据库,建立、管理公众、家庭和个人的档案。网站用户角色主要分为四种:游客、注册用户、管理员、超级管理员。游客仅具有浏览网站公开档案的权限;注册用户除了浏览网站内的公开档案外,还可在自己的空间下建立、上传公开或是私有的档案;管理员拥有用户管理、档案管理、数据统计等后台功能;超级管理员仅有一名,除了拥有管理员所有权限外,还可以创建、注销其他管理员账号。网站整体web服务架构采用MVC设计模式,以JAVA作为主要编程语言[4]311。开发过程中的技术选型使用Spring+SpringMVC+Hibernate框架技术[5]18,MySQL作为后台数据库[6]144。2.档案信息资源集成系统建设。档案信息资源集成系统指对各类数字化档案进行收集并上传至云端的整套系统。档案集成过程中应遵守国家档案局颁布的档案归档标准等相关文件。以“兰台e令”专题网站为例,其参照了民生档案的归档要求,将档案分为成员成长、家庭历史、家庭资产、荣誉成果、医疗保健、社交旅游、声像电子、家庭藏品、图书资料、其他等十大一级分类,每一大类下还可以由档案上传者在自己的档案分类下自由设置自定义的二级分类。档案集成渠道可以由档案局的工作人员使用平台管理员账号将需要上传的数字档案上传至云端,也可以由普通民众在网站平台上注册的账号建立相关家庭档案。档案也可设置其可视权限,公开档案可被所有访问该网站的用户所见,私有档案只可由自己和管理员权限以上用户查看。3.档案综合管理系统后台建设。档案综合管理系统后台指系统管理员管理、维护平台的可视化端口。在“兰台e令”专题网站中,后台功能分为用户管理、档案管理、数据统计等,可由管理员以上权限用户通过系统后台的可视化界面进行访问以及监管。用户建立上传的档案有违反法律规定或监管条例的情况,管理员可删除违规档案,严重情况下可暂时或永久冻结上传者的账号。用户在注册、填写账户信息、上传档案时产生的大量数据可以由管理员在后台进行相关数据的统计,例如用户地区分布、年龄分布、档案类别分布等等。4.档案信息交流分享模块建设。用户通过网站上传的档案位于网站所在的文件服务器中,通常意味着档案的传播渠道只有在网站内部发生。但在“兰台e令”专题网站中,用户上传的档案不仅仅只可在网站内部浏览、传播,还可以利用第三方网络社交平台进行传播。这不仅仅可以方便用户之间的使用,有利于档案信息和档案理念的传播,还可以增加网站在社会上的曝光率。5.档案信息安全保障体系建设。用户上传的档案既是信息资源,也是用户的隐私。对于用户不愿公开的档案,网站平台应当建立一系列的安全保障体系来保障用户的隐私不被窃取。“兰台e令”专题网站对用户密码采取了MD5加密,增加了用户密码被窃取、破解的难度;另外,针对SQL注入、XSS攻击、目录遍历等常见的Web攻击手段也做了相应的安全防护措施[7]795,以维护用户的隐私权益和网站的形象。

三、数字化档案信息管理平台的发展方向

1.结合大数据时代背景的服务拓宽。当前档案实践领域,包括数字化档案、归档电子文件等档案数字资源总量达到了PB级别,具有了大数据的特征[8]9。同时,现在的档案用户也不再仅满足于表面数据的利用,而是更加希望可以得到数据背后蕴含的信息。因此,档案服务也应该与数据挖掘、数据分析等大数据领域相结合,开发一套基于档案大数据的新型信息服务引擎,使数字档案信息资源中蕴藏的巨量信息得到真正的开发和利用。2.各级数字档案信息平台间建立共享网络。目前,我国各省市级档案网站的建站过程相对独立,技术标准、检索方式各异,内部档案信息资源互不相通。长此以往势必形成“信息孤岛”,致使数字档案事业发展失去活力。若各级数字档案信息平台之间相关内容进行超链接互连,或由龙头档案网站做各级数字档案馆的目录索引,集成各类数字档案信息资源,有利于实现数字档案信息资源的共建共享。档案数字化建设是档案事业发展中一项重大而复杂的任务,对传统的档案管理工作方式是一次巨大的冲击。在信息化时代充分开发、建设、利用、管理数字化档案,有助于档案信息资源的高效利用,提高工作效率,降低管理成本,实现便民利民等重大意义。此外,在档案数字化建设过程中要着眼考虑未来时代的发展趋

参考文献

[1]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要(档办〔2016〕4号).

[2]金波.论档案信息的数字化建设[J].档案学通讯,2005(3).

[3]国家档案局.数字档案馆建设指南(档办〔2010〕116号).

[4]和璇.MVC模式在JAVAWEB中的应用[J].计算机光盘软件与应用,2014,17(16).

[5]张耀民.SSH框架在Web项目开发中的构建和应用实践[J].微型机与应用,2013(15).

[6]陈正举.基于HIBERNATE的数据库访问优化[J].计算机应用与软件,2012(7).

[7]谭彬,杨明,梁业裕,等.Web安全漏洞研究和防范[J].通信技术,2017(4).

[8]张芳霖,唐霜.大数据影响下档案学发展趋势的思考[J].北京档案,2014(9).

作者:黄嘉成 高红英 许新华 罗学玲 单位:湖北师范大学图书馆

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