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利用电子档案服务高职院校行政管理工作

摘要】在信息化时代,我国电子档案开始应用到社会的各个领域,促使其价值得到充分发挥。因为电子档案的使用,各行业具备更大的发展优势;将其应用到日常管理工作中,能为整体提供方便。将电子档案应用到高职院校行政管理中,能促使其服务工作的执行更为便捷。本文对相关要点进行探讨。

关键词】电子档案;服务;高职院校;行政管理工作

随着现代社会的积极发展,科学技术得以充分应用,保证各个发展领域的有效执行。在高职院校档案管理工作中,基于传统的管理方式无法符合现代社会发展需求,整体上存在较多缺点。在大数据时代下,需要实现档案电子化,并应用到行政管理工作中,能维护整体的安全性。

一、电子档案

电子档案是社会组织在实际办公以及管理工作中,基于对计算机等电子设备的利用,通过视频、图像以及音频等多个形式进行传输、储存。与传统档案是相对的。在社会实践发展中,电子档案的使用,具备更高的参考价值。在整体上,具备一定特点。如:电子档案信息为我国的大数据信息,需要利用现代化设备才能对其使用。如:电子档案需要通过计算机等设备才能对信息进行传输,消除了时间与空间上的界限。对电子档案进行保存期间,不需要为空间提出更高要求。

二、电子档案服务的优势

(一)电子档案的服务,能促进工作效率的稳定提升。基于信息化发展要求,计算机的使用具备更大优势。将电子档案应用到高职院校行政管理工作中,能保证工作效率的提升。比如:使用传统档案,在信息录入的时候将消耗大量人力,还需要利用文字进行储存和统计,无法在整体上维护其准确性。但是,电子档案的使用则不同,基于现代信息技术,实现信息采集和储存,简化了档案的录入和管理工作,也能在整体上增强其可靠性,将其引入高职院校行政管理工作中,将为整体提供较大帮助。(二)档案分享效果得以增强。将电子档案应用到高职院校中,促进行政管理工作的积极发展,也能展现良好服务。对于传统档案,在信息搜索以及提取工作中,将更为复杂,不仅发展中规模更大,实现的长距离档案调节工作也很不方便,从而导致档案损伤等问题的产生。因此,转变传统档案,实现档案电子化,能促进管理工作的高效发展。基于现代化办公软件的应用,各个人员进行档案搜索的时候更方便,增强其准确性,也能获得良好的档案分享效果。(三)降低档案的管理成本。在高职院校中,使用电子档案能为信息保存工作提供方便,也能在一定程度上降低使用成本和实施要求。使用传统档案对周边环境温度要求高,当处于比较潮湿和干燥环境下,将引发档案问题的产生,并造成更大损失。同时,为了实现绿色校园建设,使用电子档案也能达到资源的节约性,保证档案信息在更安全的环境下保存。(四)提升档案的传输速度。当文件资料数量巨大的时候,基于传统的方式,需要使用车对其运输。但是,电子档案的使用存在较大不同,仅需要利用储存卡,能实现信息资料的传输。所以,在现代化信息技术发展下,实现档案管理工作,并对电子档案进行应用具有十分重要的作用,能提升其传输速度,也能保证整体的安全性。将其应用到高职院校中,进行信息传输工作更为普遍。一般情况下,传统档案信息传递需要邮递方式,在对其传输过程中,受多个因素的影响,将引发文件的丢失或者损坏,也会在整体上造成更大损失。因此,电子档案的使用,不仅能提升传输速度,也能保证信息的安全性。

三、电子档案容易产生的风险

(一)安全性。电子档案储存期间,占据的空间小,能实现更快的传输速度。但是,该特点也导致电子档案面临损坏和丢失的风险,并造成不良后果。在大数据信息化发展时代,对信息数据进行储存,都是字体和标识。在该情况下,将产生相同的档案,当无法对其真实性进行区分的时候,将给人们带来较大损失。同时,随着网络普及速度的加快发展,导致很多工作存在信息修改现象,所以,其安全性要更加重视。(二)完整性。传统档案中,将其应用到行政管理工作中将出现一些错误,无法对其进行有效修改。对于电子档案,能对大量的行政管理信息进行处理,实现批量工作,能促进工作效率的稳定提升。当发现其存在问题的时候,也能对其有效修改。尽管如此,电子档案储备的环境更为开放,如果无法实现信息更新,将引发信息不足等问题,对其使用期间能导致资料不完整。(三)长期性。在大数据发展下,电子档案成为主要发展趋势,也展现其新的发展领域。将电子档案应用到高职院校行政管理工作中,将发挥十分重要的作用,在整体上,是需要设备来实现的。但是,随着科学技术的不断更新,设备也需要进行更新,当设备产生问题的时候,很难找到适合的硬件对信息资料进行读取和储存,从而影响电子档案的使用寿命。

四、传统档案向电子档案转换,服务好学校行政管理

(一)构建电子档案。在高职院校实际发展过程中,为了促进行政管理工作的积极执行,需要在工作中,为其建立相关的档案目录数据库。档案目录数据库的成立,能将电子档案和传统档案进行结合,也能在管理工作中,保证人力管理工作的规范性。所以,在实际建设和发展下,需要基于相关要求,为每个文件设计一个电子文件链接,也要为纸质档案设立合理的存放位置,保证档案目录数据库在使用的时候更合理,为行政管理工作的信息查询、检索工作等创建条件。在为其建立电子档案的时候,需要使用更为专业的软件,以促进电子档案使用期间获得更大方便。根据现代大数据的发展要求,可以在使用期间,提供计算机软件,并在计算机中为其设立几个目录,以达到电子档案的存放目的。对于纸质档案和电子档案的接收工作,要以数码照相或者扫描的方式对其储存。当将纸质文件进行转化后,电子档案会在是数据库中产生。针对现存的电子档案,还需要对其备份,以免受各个因素的影响导致丢失等问题。对于电子档案中目录的设立,需要根据其级别和权限,禁止他人对其修改,以维护档案信息的真实性。在这种发展形式下,高职院校师生不仅能查询电子档案,也能维护行政管理工作的有效执行。(二)实现电子档案的应用。为了在高职院校中对电子档案充分应用,需要根据实际发展情况,分析学校的具体条件以及行政管理情况、档案的服务情况和建设情况等。并通过校园网、公共网以及政府服务网等对其服务,保证在最大程度上促使电子档案价值充分发挥。第一,对学校局域网的应用。电子档案能为高职院校行政管理工作进行服务,所以,在实际使用期间,基于对学校局域网的应用,能为其开展服务平台,保证学校的师生都能基于网络访问电子档案,达到信息的共享化。当打开档案目录后,可以输入文件名,以最快的速度对目录进行查询,保证能获得档案信息。第二,政府服务网的使用。在高职院校实际发展过程中,实现行政管理工作,都促进学校的稳定发展。基于政府服务网的使用,为其构建服务平台,能提高学校的实际发展地位,增强其影响力。比如:在服务平台中,教师共享学生的学业情况,实现档案信息的在线使用和在线查询,能为工作的执行提供指导意见,也能根据实际情况促进行政管理工作的合理性,从而为高职院校的积极发展提供保障。第三,公众网的使用。高职院校的积极发展是对社会进行服务,为其构建交流平台,构建电子信息档案,是其中的主要途径。基于公众网的使用,在服务工作中,不仅能满足社会大众的发展需求,也方便学校在开展行政管理工作时,对社会信息进行采集与收集,保证信息资源得以充分应用。同时,在服务工作中,也能有针对性地对行政管理进行调整,维护学校的积极发展方向。当前,通过对电子档案和传统档案进行分析可以发现,电子档案在服务发展中具备更大优势,高职院校也在逐渐转变。但是,电子档案在高职院校行政管理工作中的应用还存在一些问题。 在大数据发展时代,电子档案的应用能渗透到高职院校的各个环节中,也能对行政管理工作中的多个问题进行应对,但并不是短期内才能完成的,还需要实现高职院校内各个部门之间的联系,对电子档案充分应用,保证在高职院校行政管理工作中实现电子化工作,从而为高职院校的积极发展提供服务。(三)实现办公自动化系统和档案信息化管理系统的结合。办公自动化系统的应用,是基于计算机技术的使用,实现管理工作,促进工作效率和水平的提升。该系统中为技术资源与信息资源,能在整体上对信息进行自动采集和处理,也能与互联网进行结合,实现信息的综合处理能力。在高职院校实现的自动化发展背景下,电子档案成为学校改革发展过程中的重要资源,面对这些复杂信息,需要将办公自动化与电子信息档案进行结合,以促进电子档案信息管理工作的规范性,也能符合当前的行政管理需要。

五、总结

基于以上的分析和研究发现,在大数据发展时代,基于工作中的实际要求,实现电子档案的应用,能更好地服务高职院校行政管理工作,也能为工作整体提供方便,满足当前的发展需求,也实现传统档案向电子档案的转变。

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作者:肖鸿强 单位:广东省粤东高级技工学校

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