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航空公司一线部门的行政管理工作思考

[摘要]航空公司一线部门的基层行政管理工作至关重要,关系到部门日常的运转。而当前基层行政管理工作存在诸如人员专业素养、管理制度细化、沟通反馈机制等问题。针对目前基层行政管理工作存在的问题和对策等方面提出相关见解,以便为相关人员的工作提供参考。

[关键词]航空维修;行政管理;一线部门

航空公司一线部门员工基本实行倒班工作制,日常工作繁忙,往往两耳不闻窗外事,不熟悉行政管理制度等,更无法理解行政管理工作的重要性。而作为航空安全的重要环节,领导层任务繁重,主要处理关键性技术问题、安全生产和多部门沟通协作,无暇顾及基层行政管理工作。因此基层行政管理人员在一线部门就承担着“桥梁”的角色,确保一线部门每个环节有效衔接,确保公司政策能全面有效的落实。同是,一线行政管理工作也是链接领导和员工之间的纽带,只有行政管理能够发挥好沟通、协调的作用,才能促进员工与领导之间的信任,提高员工工作的热情,增加员工的归属感,同样,领导也可以对部门进行统筹管理,促进企业顺利发展。因此一线行政管理工作对航空公司一线部门能否有效运转及提高航空安全具有深远的意义。

1当前航空公司一线部门行政管理工作存在的问题

1.1基层行政管理人员缺乏专业素养

因一线部门更注重的是技术性和安全性,因而在实际工作中,一线部门的行政管理工作就得不到足够的重视,领导层面甚至认为一线行政管理工作随便找个人都能做,不论其是否具备行政管理能力和条件。此外岗位技能培训也没有得到足够的重视,如沟通能力协调能力,电脑操作、文案写作、方案策划等专业技能。因此,就会造成该岗位上的工作人员大都缺乏行政管理的相关知识与能力,缺乏行政管理意识。也就容易造成行政管理工作浮于表面而难以落实到位,行政管理人员在工作中使不上劲或者难以胜任,工作压力大。

1.2缺乏健全完善的行政管理体系和规章制度

一线部门更注重的是生产安全和人员技术的提升,认为行政管理需一切以部门生产为中心,因而不会重视行政管理本身存在的问题。导致一线部门的行政管理工作大多缺乏完善的行政管理体系和规章制度。但是在实际部门运行过程中,行政管理工作又涉及很多方面,如办公用品管理、服装管理、证件管理、党工团工作、工会管理、企业文化宣传以及其他后勤管理工作等。没有完善的体系,容易导致行政工作项目混乱和不细分,人员分工不明确,容易出现工作上的推诿,影响行政工作的时效性。没有规范的规章制度可寻,行政管理工作就没有统一的标准,行政管理人员更多的是凭经验办事。此外,行政管理人员在行使自己职责时也无法可依。

1.3沟通协作机制缺乏

公司高层领导忙于公司政务,并不能第一时间或全面接触和了解一线员工的日常工作和生活困难,如工作压力、熬夜带来的身体与心理的问题,如家人对公司上班制度的无法理解。另外,一线员工熬夜倒班就容易忽视公司的一些文件及公司的重要政策,处于比较被动的状态。特别是一些需要一线员工落实的工作项目,往往会因为传达不及时造成工作落实滞后的情况。因此,基层行政管理人员就需要发挥其协调机制,及时上传下达。上传员工诉求及工作反馈,下达公司政策及精神,这样既能增加公司高层及各部门对一线部门的了解,又能及时传达公司文件精神,保证公司政策有效落实和反馈。

2优化航空维修部门基层行政管理工作的新对策

2.1提高基层行政管理人员的综合素质

作为一个合格的一线部门的行政管理者必须具备良好的专业能力和服务意识。针对行政管理人员的专业技能,首先在人员选拔上应考虑人员是否具备相应的行政管理能力,如是否能熟练操作计算机、熟悉办公软件等。其次,注重人员培养,完善行政管理培训机制,将行政管理人员的技能提升列入到部门培训范畴。通过培训,提升行政管理人员的专业技能,满足一线部门行政管理工作者对管理知识的需求,同样也能提高行政管理人员的从业信心。担任一线行政管理工作者必须具备服务意识,服务于生产,服务于一线工作人员。服务于生产即保障生产能顺利开展,保障生产所需的一切资源都能及时配给到位,同时做好库存登记并及时补给,如劳保、资产用品等,避免因配备不全或不及时而影响到一线生产。服务于人员,即行政管理者需要为本部门同事提供良好的服务,及时收集一线工作人员的诉求,及时向上级反映困难,使困难得到有效的解决。另外,还需要为其他部门提供可靠的协作,在任何部门有困难时及时有效的提供帮助,保证各部门工作正常开展。

2.2完善行政管理体系,健全相关管理制度

首先,一线部门应结合部门的实际情况根据工作内容设立不同的工作模块,如会议管理、办公用品管理、档案管理、公关管理,资产管理等。按照工作模块的内容不同设立工作岗位,最后依据岗位需要分配业务技能相匹配的行政管理人员。其次,由于行政管理工作纷繁复杂,所以必须建立健全各项管理制度、岗位制度、工作程序以及一系列规范的表格、图标等,从而建立起行政部门的“法制”次序。另外,完善部门的行政管理架构,搞好管理层次和合理授权,将领导和一线员工从繁重、琐碎的基层行政管理工作中解脱出来。

2.3结合实际加强沟通,增强团队凝聚力

一个企业的顺利发展壮大是离不开各个部门的协同配合,离不开上下员工的齐心协力。首先,增加高层与一线的沟通,作为高层与一线部门的纽带,行政管理工作起着链接上下的作用,能够在高层与基层之间形成有效的沟通途径,高层领导层就能更容易了解与关注一线员工的实际困难,一线员工的诉求才能够及时得到解决,使一线员工能更好的体会到公司的人文关怀,增加员工的归属感。其次,增加部门与部门间的沟通,一线基层行政管理人员具备良好的沟通和协调能力,能加强各部门间的沟通与协调,特别在遇到复杂问题的情况下,良好的沟通能力能帮助各个部门克服困难,保障各个职能部门有条不紊的开展工作。

3结语

航空公司的基层行政管理工作在整个航空公司的管理工作中起着重要的作用。航空公司一线部门的管理工作需要行政工作者自身不断成长,提高行政管理能力和行政服务意识;而完善的管理体系,健全的管理制度是做好管理工作的保障。管理最终要落实到各个个体,因此结合各部门的实际,增强沟通协作和团队凝聚力也至关重要。管理工作只有在实践中不断发现问题,不断解决问题,通过问题解决完善管理制度和流程,才能跟上企业发展的步伐。作为基层行政管理工作者只有保持工作的主动性和积极性,才能真正做好部门运转和发展的桥梁,才能保障一线部门生产安全有序的进行。

参考文献

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[4]迟晓.浅谈行政管理工作中办公室的沟通协调作用[J].办公室业务,2018(1):10.

作者:赵亚萍 单位:深圳航空有限责任公司无锡分公司维修部

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