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电子政务的高校行政管理应用

摘要:随着互联网技术的快速发展,全球经济进入了现代信息技术时代。也对国家行政管理现代化提出了新要求,为了推动政府行政管理体制改革和电子化政务管理的改革,电子政务应运而生。高等学校是知识的传播者和创新者,高效率、科学、健全的行政管理体系必不可少,高校行政管理中电子政务的应用,科学地解决了诸多管理难题,极大地提高了高校行政管理效能。文章通过探讨高校行政管理领域中电子政务应用,阐明了电子政务的建设在信息时代背景下推动了高校行政管理体制的变革和管理创新,以及电子政务对高校行政管理带来的深远影响。

关键词:高校;行政管理;电子政务

随着电子科学技术的迅猛发展,信息化科技革命影响着每个人的生活,甚至可以影响一个国家的整体实力,因此,各国政府行政管理体制和电子化政府相继展开了改革运动,电子政务应运而生。电子政务的发展为服务型政府建设提供了诸多便捷,它不仅减少了行政成本,还提高了办事效率。高校行政管理中电子政务的广泛运用,对高校的行政管理产生了诸多影响,值得我们关注和探讨。

一、电子政务概述

近年来,Internet技术的应用普及,电子政务、电子商务的飞速增长,政府组织形态必然随之改变,许多国家的政府和学者认为,对原政府形态进行信息化改造的过程实际上是电子政务发展的过程,也就是说,电子政务的产生有着广泛的实践背景和深刻的理论背景。电子政务一词最早是由美国副总统戈尔所领导的全国绩效评估委员会在1993年提出的,其源于电子政府,伴随着互联网络、信息技术、电子商务等新生事物的产生,不断发展而出现的新型概念。可以从以下三个方面来理解电子政务的定义:第一,“电子”是手段。电子政务须借助于现代网络技术和计算机技术,也就是说,离开了信息基础设施建设和相关软件和安全技术的发展的电子政务就不是电子政务;第二,“政务”是主体,即政府日常管理事务、政府行政事务,以及政府在处理各种各样政务的过程中不得不涉及到的有关政府内部工作流程、体制形式、权利关系以及管理人员之间所形成的公务性和私人性的关系模式;第三,网络化的新型管理服务体系是当代信息全球化产生的新兴的政府管理和管理方式,于是电子政府就这样应用于政府管理中了。电子政务不是将传统的政府行政管理事务简单地、原封不动地搬到网络上,而是需要对其进行组织结构的重组和业务流程的再造,电子政府与现实政府不是一一对应,而是通过使用电子和信息手段,扩大政府活动的领域,使政府活动从原来单一实体环境延续到另外的虚拟环境,使政府行政输出通道从原来的实体输出通道增加到实体输出和虚拟输出两个通道。与传统政务相比较,电子政务没有社会管理的中间成本,其运行成本相对较小,实行管理服务速度相比较更快捷。促进管理部门业务流程的重组,构建了一个崭新的、快捷的、便利的办公运行环境,使行政管理效率、公共服务水平越来越好,行政机关信息公开度和增加信息透明度要求越来越高。电子政务的双向发展模式将是一个与时俱进、漫长的动态发展过程。

二、电子政务在高校行政管理中的应用

随着信息化社会的迅速发展,高校作为教育事业的领头军,实现电子校务是时代赋予的使命,同时也代表着信息化水平的高速发展。因此,高度发达的计算机电子政务渗透到高校的方方面面,它将学生管理、人才管理、教学管理、资源管理、科研管理、信息管理、行政管理、财务管理以及学生服务等各类管理系统连接起来,实现这些系统之间的信息交换和信息服务,使校园的教学科研资源与社会知识资源实现了高度整合,使信息化校园网成为完全开放、超越时空的校园网络平台和知识中枢。

(一)高校行政管理中电子政务的应用

高校利用自己的优势来应用信息技术手段来加快高校电子政务工程的建设,其主要功能表现在以下五个方面:1.展示展示就是以网页的形式提供高校的电子信息,通过网络上及时发布学校近期的科研、教学、行政组织机构设置等相关信息,包括在网上的进行招生宣传、科研征题、科学技术转让等。通过网络的展示,可以帮助学校树立形象,扩大学校在国内外的知名度,宣传学校好的教学和科研成果,以来寻找和吸纳新的生源、教学和科研伙伴。2.发布发布就是以电子网络的形式向学校和外界传达各种通知、计划、政策以及学校的各种动态信息。3.教育网上教育是大学教育的第二课堂,是利用网络面向校内外师生展开的可视教学,同时,还可以进行辅修专业和重修课程的教学及有关课程的补充教学。通过远程网络教育可以使本校学生进入社会及其他大学的课堂,实现资源共享。4.服务电子政务通过网络提供与教学、科研活动有关的信息,达到服务师生的要求,比如为学生提高教学计划、教学安排、教师状况、成绩查询、图书借阅等等……高校行政管理中的电子系统有明确的服务对象和目标,其业务范围相对规则,不像政府级电子政务,服务对象复杂,业务多样、全面等。高校行政管理中的电子系统比较单一和集中,有相对的安全性,高校的管理层既是电子政务的建设者,同时也是电子政务的使用者,其双重身份决定了高校电子政务的建设及功能具有很强的明确性。

(二)影响高校行政管理效率的因素

由于全国性的高校合并重组与扩招,各高校的办学规模显著扩大,造成了机构重叠、膨胀,一些机构权力过大;机关人员增多,人浮于事,思想观念落后,理论指导薄弱;制度不统一,工作流程和行为习惯相去甚远;管理人员素质参差不齐,定位不当;管理方式、方法、手段落后,办事拖拉,工作效率低下,工作中随意性大,缺乏生机和活力;政策法规不健全,部门间缺乏密切配合等现象。这些现象严重影响着高校行政管理的效率提高。

三、电子政务对高校行政管理的影响

高校通过发展电子政务来加强高校建设和管理,提高高校的行政服务能力、管理能力和管理水平,改变传统的高校行政管理手段,最终提高高校竞争力。本章将从不同方面分析了电子政务给高校行政管理所带来的深远的、巨大的影响。武汉大学自2001年起,已经利用上了信息资源校园网。截止到现在,经过13年的建设,现今的校园网建设已纳入最重要的信息化建设项目,从以前的只有办公室和教学楼有校园网的建设情况,慢慢发展成宿舍楼有校园网,食堂有校园网等等。根据每个用户的工作特点、喜好和所处角色,量身定做了访问所需业务信息的安全通道和个性化应用界面,使师生员工可以快速方便的查找到相关的信息和数据,高效的处理相关的事务。电子政务在我校多个领域得到了广泛的应用,给校园的管理和服务带来了明显改变。

(一)提高高校行政管理服务的效率

信息时代的电子政务发展是现代高校管理创新和效率提高不可或缺的工具。它促进高校行政管理方法的创新,来逐步形成新型行政管理模式,不断提高高校各院系、部门之间的业务流程集成化,使传统金字塔的集权模式转变为现代扁平的服务型、高度透明型的新型管理模式,逐渐做到最大限度地提升管理与服务的效能。1.提高学校效能降低行政成本电子政务的高校行政管理模式使得管理部门在取得、占有、分配和掌管信息过程中的更加突出了其核心地位。电子政务给高校行政管理带来了突出影响,减少了高校组织管理的层次,扩大了高校行政管理的幅度,使原来的金字塔型的管理结构逐步向扁平型发展,并且使高校行政管理更加具有灵活性、有机性和适应性。有效地提高了行政管理的效率。电子政务在校园的建设,提高的师生的办事效率,减少了办事时间,同时在规范办事流程上,缩短了办事过程,比如校园信息门户网的建设。2.提高教学质量和管理水平随着网络技术的发展和现代社会发展需要,校园网络逐渐成为高校推动信息化、数字化建设的重要的基础设施,是衡量一个学校教育信息化、现代化的重要标志,是为高校师生提供教学、科研和综合信息服务的宽带多媒体网络。它具有先进性、实用性、开发性、灵活性、可靠性、强性价比和安全性等特点。通过校园网,加强了各校之间以及学校与外界之间的各种交流和合作;通过校园网,教师可以迅速、直接地了解国内外科学研究的最新动态和走势,对于提高学校的师资水平和科研教学水平具有重大重要的;通过校园网,管理人员可获取为学校行政管理和决策提供基础数据、手段和网络环境,实现高校师生提供教学、科研和综合信息服务的宽带多媒体网络,学生可以进行自主学习,准确、完善、公平公正的获取各类信息;通过校园网,完备的学校及院系主页(包括中文版及英文版)是展示科研实力及科研成果的重要窗口,是宣传学校及院系的一个最好的舞台。(1)采用新技术,提高办公自动化水平。该系统已成功应用于学校的日常行政办公业务中,有效地处理了学校日常办公业务,包括信息发布、会议管理及公文管理等,提高了行政人员办事效率,实行了办公自动化。一卡通系统于2008年9月开始投入使用至今已经有五年,其先进的资金结算管理及财务报账系统大大降低了工作强度,作为学校一名财务管理人员,切实体会到电子政务带来的快捷与方便,收入、支出、成本、费用,轻点鼠标,一目了然。(2)实现管理的开放性与灵活性。电子政务的建设使高校管理无论是从教学上、还是从行政上,都有开发性和灵活性。在教学上,教师、学生与教学管理人员打破时间和空间的限制,任何时间、任何地点都可以进行学习和管理学校事务的目的。(3)充分发挥参谋助手作用。电子政务中信息的存储和整合给学校各领导做决策和了解学校情况提出了良好的依据。比如快捷的校情查询系统就是领导参谋的好帮手。(4)实现全校统一信息管理。高校管理涉及到教学管理、科研管理、财务管理等诸多方面。为了提高教学科研业务管理人员以及科研人员的工作效率,要求各管理系统之间的对接信息系统必须实现数字化统一管理。电子政务在校园行政管理中的应用,给武汉大学的发展带来了积极的明显的变化,为武汉大学未来的规划提供了强有力的技术保证。它在学校逐步实现高校行政管理办公自动化的同时,在推进校园的教育改革和提高办学质量与效率发挥着极其重要的作用。

(二)改变高校行政管理职能和权力结构

1.由管理职能向服务职能改变传统高校行政管理的弊端主要体现在窒息教育和学术活力的官僚主义、文牍主义和形式主义,而电子政务对高校行政管理的影响表现为可以使行政职能由管理转向管理和服务并重的双重功能。(1)通过电子政务的实施推进高校行政改革,增加学校行政管理的透明度。电子政务的本质属性就是为公众服务的。它可以改进高校领导作风,提高服务水平,强化以服务师生为宗旨观念,严格执行民主集中制原则,充分发扬民主,自觉接受来自教师和学生的监督,让教师和学生真正成为大学的主体。(2)利用电子政务的服务对象和目标的明确性,业务的规则性的特性,但又不具备像政府级电子政务服务对象的复杂性、业务的多样性、全面性等的特点。而相比于政府级电子政务系统,高校电子校务系统具有单一性与集中性的特点。2.行政管理权由集中向分权转化学校利用电子政务提高了教职工、学生、社会对学校的监督力量,加强教职工、学生对学校决策的参与以及对重大政务活动的双向交流,同时进行了分割越来越多的管理权力的行政改革。

(三)电子政务对高校其他的影响

加快电子政务建设除了有利于大大简化高校行政管理运行的环节和程序,建立更加廉洁、开放透明和更加负责任的依法行政的学校,同时还会提高学校的竞争力。它不仅会产生一定的社会效益,同时也能够产生经济效益。电子政务系统建设中学校是需求方,主导建设;IT企业提供技术支撑,通过电子政务建设的标准化来带动产业发展,这是电子政务建设和所带来经济效益之间的契合点,同时也带动IT行业的发展。通过电子政务建设的标准化来带动产业化,使我们在电子政务的系统建设中能够产生经济效益。由电子政务构建成一套决策支持系统,使高校行政管理决策更科学、合理,尽可能的避免一些决策失误。另外减少人力和物力的浪费,也能间接产生经济效益。校园网络的不断发展,为高校师生了解其学科前沿、查阅相关业务资料和教学实验的准备提供了极大的便利。校园网络的建设为培养学生综合素质方面提供了良好的帮助,使大学生进入社会后产生了良好的社会效益。电子政务的实施给高校行政管理带了不少便捷的同时,也让高校行政管理对信息进行管理。因此,高校行政管理必须具有信息管理职能。即使电子政务应用到高校行政管理中或多或少地存在一些问题,但是经过不断探索和逐步完善,相信电子政务将会实现高校资源数字化、通信网络化、教学现代化、学习个性化、办公自动化、管理科学化;必将带来教学管理、课堂教学组织原则、教学评价、德育工作等等从观念到实施的深刻转变;必将为实现高校行政管理的“以教师为本,为教师服务,为学校的教学科研服务”的目标提供一个很好的技术手段,提高高校行政管理的效率,更好的为师生服务。

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作者:郑建辉 单位:福建广播电视大学

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