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社会养老保险的业务档案管理

摘要]文章对新形势下如何加强社会养老保险业务档案管理工作的意义进行了简单阐述,分析了现阶段我国社会养老保险业务档案管理工作存在的问题,最后结合笔者工作实践经验,就在新形势下如何加强社会养老保险业务档案管理工作展开探究,并提出几点建议,以供参考。

关键词]新形势;社会养老保险业务;档案管理

不可否认,现阶段我国社会养老保险制度的完善程度依然有待提高。以社会养老保险业务中的档案管理这一方面为例,受到多方面因素的影响与限制,档案的完整性与安全性依然无法得到充分保障。在新形势下人们对社会养老保险业务的重视程度越来越高,因此,完善档案管理工作,进一步强化社会养老保险业务具有十分重要的意义。

1概述

在我国社会保险改革不断深化的背景下,如何做好档案管理工作是社会养老保险业务的重点。特别是越来越多新的元素融入我国社会养老保险当中,如果依然采用传统的管理办法来应对档案工作,那么档案的价值与作用就会被严重削弱,最终无法为相关工作提供有力支持。作为社会保险部门及其工作人员,他们除了要履行自身职责,同时也要发挥参保人员的管理作用。站在参保人员的角度,他们参保的所有信息都在档案中有所记录,一旦档案管理工作开展不善,那么就会对参保人的切身利益产生影响,进而损害到他们的权益。因此,在开展社会养老保险业务的过程中,必须对档案管理工作予以高度重视。

2我国社会养老保险业务档案管理工作现状分析

2.1缺乏完善的管理机制

众所周知,针对档案管理工作,我国已经推出了一系列法律法规,然而在社会养老保险业务这一模块,相应的档案管理工作却并不规范,在很多方面存在一些漏洞与缺陷,究其原因,就在于养老保险业务档案管理没有可靠的制度支撑。例如档案没有及时、清楚地分类,进而导致档案出现遗失或者归纳错误等情况;再比如档案的格式并不统一,缺乏规范性,这显然会增加档案归类、管理以及查阅的难度;还有就是档案管理工作中没有硬性规定来约束其保存与调阅,如此一来,社会保险业务自然就会面临诸多隐患,在开展档案工作的过程中自然就无法避免一些舞弊行为。

2.2软硬件设施建设不到位

目前,我国有的单位对养老保险档案管理工作的认识并不到位,具体表现在档案管理工作没有可靠的软硬件设施的支持与保障。例如一些单位没有专门的社会养老保险档案工作室,或者工作相关设备配备不齐全,进而导致档案保护工作开展不力,严重威胁到档案管理的安全性。此外,科学技术的发展也推动着档案管理工作的进步,档案管理工作应朝着信息化、现代化的方向发展。然而有的单位对档案管理工作却按照传动的方式方法开展工作,这显然不能满足新形势下养老保险业务档案工作的需求,造成档案管理工作存在严重的滞后性,无法充分发挥作用。相关调查显示,现阶段实现我国社会养老保险业务档案管理工作采用电子信息化的管理方法的仅占少数,在社会保险业务规模不断扩大的背景下,很多参保单位或参保人员在查阅与核对自身参保信息的过程中存在诸多不便,这无疑增加了社会保险业务人员的压力,使得社会养老保险机构的对外形象大打折扣。

2.3档案管理工作人员队伍建设不到位

作为实施社会养老保险业务档案管理工作的主体,档案管理人员的业务水平如果无法满足新形势下社会养老保险业务的需求,那么必然就会给我国社会养老保险业务的开展造成不利的影响。因此,加强档案管理工作人员队伍建设势在必行。然而事实上,现阶段我国社会养老业务档案管理人员的综合素质依然有待提升,很多档案管理工作人员并非专职,也没有接受过专门的培训,甚至对档案管理相关专业知识一无所知。如此一来,档案管理工作必然就无法顺利开展,难以为人们提供高质量的服务,最终形成恶性循环,限制保险机构的发展,也降低了人们对养老保险的信任度。

3新形势下加强社会养老保险业务档案管理工作的对策

3.1加强档案管理制度建设

社会养老保险业务涉及的范围十分广泛,其档案管理工作也具有一定的复杂性。为了保障档案管理工作顺利开展,提高档案管理工作的规范性,首先就必须建立严格的规章制度。而为了实现这一目标,在建设档案管理工作制度的过程中,就需要明确档案管理工作的具体职责,做到档案分类合理、明确,记录完整。站在档案管理部门的角度,则需要对制度的合理性、有效性予以考虑。所谓的合理性,就是需要采用科学的管理方法以满足现代养老保险业务档案管理工作的需求。而有效性则指的是档案管理工作涉及的内容都应与相关制度一一对应,如此才能够在开展工作的过程中有据可依。此外,档案管理工作制度的完善还需要严格遵循国家相关法律法规,确保社会养老保险档案的分类合理,在管理上具有规范性与有序性。

3.2提高档案管理信息化程度

正如上文所述,在科技不断发展的背景下,社会养老保险业务档案管理工作的需求也在发生变化。针对此,作为社会养老保险业务机构及其管理部门,也需要注重与时俱进,努力提高档案管理工作水平。其中信息化档案管理则是现代档案管理工作发展的主流趋势,相较于传统管理方法,信息化技术的融入使得档案管理工作效率得到有效提升。而为了达到这一目标,则要求社会养老保险业务机构及相关部门积极引进先进的信息技术,极大地促进档案管理工作的软、硬件设施建设,促使档案管理电子化发展,为档案的查询与检索提供便利,降低信息检索的错误率。此外,在档案分类与管理的过程中,还需要对档案的类型进行明确划分,特别是要合理选择归类方法,做到记录准确、清晰,提高后续档案管理工作的有序性。

3.3强化档案管理人员工作队伍建设

在社会养老保险业务档案管理工作中,档案管理人员发挥的作用十分重大,他们掌握着对档案管理的控制权。众所周知,社会养老保险业务档案管理工作是为了向社会提供服务,针对此,站在档案管理部门的角度,如果对档案管理人员的业务水平不予重视,那么就无法真正实现档案管理工作的进步与发展。为此,在工作实践中,档案管理部门应在档案管理人员工作队伍建设上投入更多,努力提高其业务素质。例如应配备专业的档案管理人员来负责档案管理工作,保证档案管理工作人员配置齐全。与此同时,管理部门还需要为档案管理人员提供更多培训与学习的机会与平台,让他们不断提高自身专业水平,掌握更加先进的管理理念与方法,并在工作中付诸实践,只有这样才能够使档案管理工作为社会大众提供更加优质的服务。总而言之,新形势下我国社会养老保险业务规模在不断扩大,人们对其提出的要求也越来越高。而作为养老保险业务的关键内容,强化档案管理工作势在必行。在未来的工作实践中,档案管理部门及相关工作人员必须融入更多创新元素,努力提高档案管理工作水平,为社会养老保险业务的开展提供有力支持。

参考文献:

[1]王龙妹.新形势下的社会养老保险业务档案管理[J].兰台世界,2016(13):72-74.

[2]靳美荣.新形势下社会养老保险业务档案管理工作探讨[J].人力资源管理,2017(9):326.

[3]沈加琴.浅谈新形势下如何做好社会养老保险业务档案管理工作[J].档案与建设,2013(8):67-68.

作者:蒋静 单位:保定市竞秀区社会保险事业管理所

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