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货币资金管理的关键岗位控制

一、货币资金风险发生的成因

产生货币资金风险,并最终导致损失的原因上文也有阐述,下面将进一步深入分析成因。

(一)没有建立完善的内部控制制度

一是有的企业规模小,没有完备的内部控制制度体系,有的连财务内部控制制度也不健全;二是有的企业财务人员或其他收入管理人员配备不足,不能满足不相容岗位完全分离的要求,一人兼多职,一人包办业务所以流程的现象时有存在;三是疏于网上银行业务的管理,因为设备有限、技术缺失、人员素质等导致货币资金的巨额损失。

(二)内部控制制度执行力欠缺

某些大型企业,尤其是某些大型国有企业,虽然建立了完善的内部控制体系,并且设计了各种业务流程,有揭挂、有手册,光鲜亮丽,有模有样。但只是纸上谈兵,是花瓶摆设,是应付上级主管部门检查的华丽新装。经营管理人员根本就没有按照要求和流程执行到位,或长期疏于检查稽核,使内部控制制度体系形同虚设,造成经营管理上的诸多漏洞,并最终导致企业的经济损失。

(三)对关键岗位的控制缺位

企业在日常管理中,没有定期或不定期的对管钱、管物、管发包、管合同、管经营等“六管”人员进行业务培训和职业道德的教育,也没有定期或不定期的实行轮岗或执行强制休假制度,或者强压担子,或者待遇偏低,造成这部分人员业务水平低下,思想道德松弛,法律意识淡漠,经不起诱惑,从而走入窃取单位货币资金的犯罪歧途。

(四)货币资金管理控制设备设施投入不足

在控制或保证金风险的问题上,强调内部控制制度设计、执行和从业人员职业道德是必要的,也是主要的途径和手段,但也不能忽视软硬件设备设施的投入,我们可以看到,有相当一部分货币资金是损失是由于缺乏必要的设备设施以及其他材料成本投入的情况下发生的。先进的货币资金管理控制设施能有效防止或阻断出纳人员及其他业务人员染指企业利益的行为和机会,从而维护了企业资产安全。有时候,冰冷的机器产生的客观效果比人的主观能动性更让人放心。

二、防范货币资金风险的措施

防范货币资金风险必须采取切实有效的措施,这是企业资产管理任务的重中之重。单位可以从健全货币资金完整性控制、安全性控制、合法性控制途径加强从业人员职业道德教育和业务素质培训,增加货币资金控制成本投入等方面来堵塞货币资金管理与控制的漏洞,巩固资产安全防线。

(一)货币资金的完整性控制

主要可做的工作有:①发票、收据、支票等有效、有价票据须逐一连续编号,订本管理,不能有活页和为编号现象存在,并加强收发存的核对,及时销毁作废的票据;②定期与往来单位核对收付往来账项,查明长期挂账的债权债务成因,查明银行未达账项的内容、时间,追查经办人;③银行对账单控制,必须由办理银行收付业务的出纳或专门人员以外的人员取得银行对账单,或者请开户银行直接将银行对账单寄送至单位,由专门人员收取。对银行对账单的核对不能交由出纳人员承担,必须由会计人员亲自逐笔核对,也不可偷懒只核对银行对账单和单位银行日记账的余额和借贷方发生额;对未达账项要查明原因,尽快消除,特别关注长期未达账项。

(二)货币资金的安全性控制

一要加强货币资金的盘点,做到日清月结,长短款不能直接交由出纳处理,要及时查明原因,正确记账处理。财务机构负责人至少每月不定期监盘一次货币资金,包括银行存款和现金,以确保货币资金安全;二要严格执行货币资金控制制度,要将所以现金收款当日送存银行,不得坐支;三要避免被盗风险,用于报销的现金如有超过库存限额,也应及时送存银行,统筹使用;四要满足不相容岗位相互分离的原则要求,以达到相互牵制、相互监督的作用。尤其是出纳人员的工作职责必须按照会计制度严格限定,不能因为人手不够或会计人员偷懒就随意增加出纳人员的工作内容;五要进行实物隔离控制,货币资金职能由出纳人员保管以厘清责任,法人财产和私人财产需分离开保管,配备必要的保险、监控设备,确保货币资金安全。

(三)货币资金的合法性控制

即严格执行开户制度、现金使用制度、大额资金使用联签审查制度等,科学合理的实施授权和审批制度,将货币资金的收入、保管、支出和安全保卫等环节和流程纳入制度化运行常态,通过制度的严格执行,加强相互制约和监督,避免经营管理中的营私舞弊甚至犯罪行为,提高财务管理的水平和企业经营绩效。

(四)加强关键岗位的职业道德教育和业务素质培训

一方面,实行常态化的职业道德教育是十分必要的,相关人员树立了正确的人生观、价值观和职业道德观念,有正确的职业认知和规划,就会油然而生职业的光荣感。使命感和责任感,自觉遵守职业道德规范,增强廉洁自律意意识,有效预防违法犯罪意念的浮现。另一方面,进行定期的业务素质培训能够提高从业人员的工作效率,受到领导肯定,让其取得本职工作的成就感和满足感,并且让他们能抽出时间学习更多技能,取得多方面的生存本领和额外的经济来源,消灭对不义之财的奢望。

(五)适当增加货币资金安全控制和运作效益的软硬件投入

货币资金运用有两个方面,意识安全,二是效益。这些当然不是仅靠内部控制制度和人的主观能动性能够来实现的,必须有一定的成本投入,如采购验钞机、点钞机、票据自动生成系统、高安全高效率财务处理软件等来解放财务人员的工作压力;采购报警保卫系统、网上交易安全系统来保证降低货币资金被盗、被骗风险等。

三、小结

总之,货币资金安全和效益是企业资产管理的前沿,是重中之重的任务,保障货币资金安全,提高资金运用效率,不但要靠科学的经营管理策略和完善的内部控制制度,更应发挥人的主观能动作用和软硬件设备实施的保障功能,注重关键岗位的教育培训,使其不敢伸手,不能伸手和不愿伸手,全心全意投入工作,为企业增加价值。

作者:刘志刚 单位:武汉大学经济与管理学院

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