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知识管理的档案价值探究

摘要】在知识经济时代背景下,知识管理逐渐成为管理发展的主要趋势。档案作为知识资产的主要组成部分,具有知识价值。在知识管理中,档案价值得以凸显。现针对知识管理中的档案价值,展开论述分析,意在加深人们对档案价值的认识。

关键词】知识管理;档案价值;资源

现阶段,人们处于知识时代背景下,知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源,对于各行各业的发展都起着决定性的作用,而档案管理同样具有重要地位。从实际情况来说,部分管理者对于档案价值的认识程度不够,在管理工作中,注重对人的管理,忽略了档案的价值,难以有效提升管理水平。在强调知识流转的环境下,档案价值有了新的特质,在知识管理中,发挥着重要的作用。

1知识管理背景下档案价值特性和体现

传统意义上的档案价值特性,依托档案业务流转,体现了档案的记录性特性。经过相关部门筛选后,用作资料使用,档案的实用性价值才得以体现。在知识管理背景下,档案价值发生了变化,如图1所示,具有以下特性:①集成性和灵活性。档案价值主要体现实用性方面,当主体利用档案来解决相应的问题时,档案才具备了使用价值。知识管理背景下,强调全过程管理,为循环往复的管理过程。不仅转变了档案使用价值实现的模式,也改变了档案价值呈现的模式,使得档案价值贯穿于知识流转的全过程,具有集成化和灵活性特点。②多元化和共享性。在知识资源共享的背景下,档案知识也具有开放性和共享性特点。对于档案的利用,不再是单一的模式,多元化模式,能够为不同的利用主体,提供相应的服务。利用主体按照自身的实际需求,来获取相应知识,实现知识共享。依托知识共享,档案价值的实现摆脱了时间和空间的限制,便利了使用者,实现了资源共享。③显性化和增值性。知识具有显性和隐性区分,档案是显性知识,能够促进档案增值,档案价值的增值性可以加速档案价值的显性化。④知识化和永久性。知识管理背景下,档案价值是以知识为着眼点,注重知识属性,促使档案价值体现。基于价值链分析,通过知识管理,实现价值链和知识链的无缝对接。如图2所示,组织内外部知识均为知识获取的主要来源和保障,通过获取和处理利用等,形成知识链体系。档案作为组织内外部知识固化的信息记录,是隐性知识经过价值链的循环运动转化为显性知识的表现,所以说,组织内外部知识的流转运动与档案价值的实现密不可分,档案参与知识管理,其价值体现在知识循环体系的各个环节。

2知识管理中档案价值的形成机理

2.1档案的社会需求

档案价值遵循“没有使用价值的事物是没有价值的”规律,从知识价值角度来说,持有档案价值二元论的研究学者认为,知识价值的实现是基于使用价值的实现,知识价值的实现载体为档案价值。基于此,若想实现档案价值,需要符合社会需求。当实物档案被应用时,才能够具备档案价值,在此之前仅具备知识自身的价值,属于非需求性价值。知识管理背景下,此规律被无限放大。随着社会需求的变化,推动着档案电子化和管理系统化发展。基于此,为了实现档案价值,要从社会需求出发,满足社会应用要求。

2.2档案价值构成因素的相互作用

档案主体、档案以及档案实践活动为档案价值实现的主要因素,处于档案实践环境下,各种因素的相互作用,实现了档案价值。档案实践环境因素作用于档案要素,若社会环境变化,档案管理理论发生变化,则上述三要素也会发生改变,此类变化具有系统性,属于全面塑造,对档案价值理论,有着极大的冲击影响。知识管理兴起后,为了更好适应环境变化,档案保管理论发生了变化,出现了电子化档案保管模式。电子化档案保管模式包括新来源观、知识服务以及宏观鉴定部分构成,通过优化档案保管以及管理流程,更好的发挥知识价值。

2.3档案主体的技术和技能

在档案实践活动中,检验档案主体技术以及技能为档案价值形成的检验性因素。从某种角度来说,档案实践活动相当于档案使用和服务民众的过程。在具体实践的过程中,检验档案主体技术技能,要以便捷和有效为基准。档案价值的实现和具体体现,贯穿于档案实践活动,是否可以满足档案使用主体的需求,达到其使用期望,是档案价值的核心部分。基于二元论观点,可以将档案价值分为信息价值、工具价值。档案价值的体现在于其使用以及使用价值[1]。

3知识管理中档案价值的发挥

3.1加强档案管理部门建设

(1)做好人才队伍建设。在知识管理中档案价值的充分发挥,首要任务是做好档案管理工作。基于此,需要加强档案管理部门建设。在具体工作中,要做好档案管理人员把关。档案管理工作人员要具有较强的责任意识,能够高效的完成档案管理工作,认识到档案的价值,充分发挥档案的价值。(2)做好人员培训。随着档案价值实现环境的改变,使得档案价值的体现和实现,有了新的变化,这需要档案管理人员能够不断更新档案管理知识体系,树立终身学习的意识,积极学习新技术和新知识,更好的适应档案管理以及服务工作。在具体工作中,要注重组织档案管理人员进行业务培训,使其能够掌握电子化档案管理以及应用相关知识,进而充分发挥档案价值[2]。(3)要建立奖惩机制。档案价值的实现,在于其使用价值的实现。基于此,为了发挥出档案价值,要从档案采集和处理等全过程入手,做好严格的把控。这需要档案管理人员具有责任心,能够积极投入,参与档案管理工作。因此,发挥奖惩机制的作用,对于工作表现较好的人员给予相应的奖励,反之给予一定的惩罚,进而调动其工作积极性。(4)要加大资金投入力度。知识共享时代下,若想提高档案资源的利用率,提升其利用价值,实施电子化管理模式,已经成为发展的必然。基于此,需要加大信息化建设,购置档案管理必须的自动化设备以及用品,提高档案管理工作的效率以及质量,进而提高服务质量。

3.2实施全过程管理

知识管理背景下,强调全过程管理,因此为了实现档案价值,发挥其最大价值,实施全过程管理,有着必要性。以电子化档案制作为例,要做好加工全过程的管理,保证加工的效果[3]。开展数字化加工,其具体工作包括档案分类管理以及图像处理等工作,在具体落实方面,要明确工作责任和内容,分工协作,保障档案数字化加工得以有效开展。参与数字化档案加工的全体人员,要严格按照技术标准以及工作规则,保证操作方法的规范性,进而保障档案数字化加工的质量。当完成档案数字化加工后,要从档案接收、登记和扫描等环节入手,进行质量检查。在检查的过程中,要认真核对数据的录入和关联等,做好档案质量的把关。只有保证了档案资料的真实性,及时做好档案收集和整理,实现即时调阅,才能够提升档案的使用价值,进而实现档案价值。基于此,要做好档案的全过程管理,保证其价值的实现。

3.3做好安全管理

知识管理中,档案价值的实现,要保证信息的安全。若档案管理出现安全问题,会降低档案的价值,甚至会造成巨大的损失。基于此,做好安全管理,有着必要性[4]。在具体工作中,要完善档案管理措施,健全数字化档案审批制度,合理运用数字化技术,严格执行质量控制程序,按照规范要求,移交档案成果,保证档案原件以及数字化档案资料信息的安全性。从档案管理的全过程出发,做好严格的把控。落实安全措施,保证档案资料的安全性。依托计算机技术,采取网络监测以及锁定控制等措施,保证信息服务的安全性。档案管理人员要及时备份信息,做好数据加密。需要注意的是,要做好档案分类标识,便于档案资料的使用以及管理。只有档案被使用了,其使用价值才能够实现,进而实现其价值。

3.4营造良好的实践环境

档案价值的实现,需要良好的环境,通过档案价值实现三要素的相互作用最终达到价值目标。基于此,在档案实践活动中,要注重营造良好的环境。档案实践环境的不同,对档案使用者的要求也不同,档案使用活动也不同,实现的价值自然差异。档案主体的档案技术应用水平,直接影响着档案使用的效果,而档案客体的具体形态以及状态会影响主体档案使用,因此为了提升档案价值,档案主体和客体均需要不断地完善,同时还需要做好档案自身的管理,提升档案自身的价值[5]。

4结束语

综上所述,知识管理背景下,档案价值具有灵活性和共享性等特性。档案价值的实现,是基于社会需求,依靠档案使用的技能和技术,挖掘档案自身的价值,开展档案实践活动最终实现。为了实现档案价值,需要营造良好的档案实践环境,做好档案管理工作。

参考文献

[1]霍燕.基于知识管理的企业档案价值研究[D].天津师范大学,2016.

[2]王洁.基于知识管理的企业档案信息开发和利用模式研究[D].山西大学,2016.

[3]张海韵.基于知识管理的企业科技档案信息资源开发利用研究[D].广西民族大学,2015.

[4]肖文.知识管理理念观照下高校档案信息服务研究[D].黑龙江大学,2015.

[5]梅晓艳.基于知识管理的企业档案竞争情报价值研究[D].广西民族大学,2011.

作者:刘永贵 单位:重庆市计量质量检测研究院

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