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知识管理的档案创新管理灵活运用

摘要】知识管理在知识经济社会中充分强调了知识管理、运用的价值,因此也得到了社会的广泛重视。本文在强调知识管理重要性的基础上,将其与档案管理紧密结合在一起,强调档案管理必须要突破旧有模式,有机融入知识管理,实现档案管理效率与水平的全面提升。

关键词】知识管理;档案管理;运用

一、知识管理的概念与其运用的重要性

知识管理在档案管理中属于一种创新的管理模式,这种管理灵活地运用了知识的系统性,要求在知识获取的基础上巧妙地运用自身的创造能力、整合能力与记录能力、更新能力,对知识进行不断的创新与发展,并且将知识融入系统之中。在知识管理的推动下,体系的僵硬化被打破,系统也实现了永久性的循环。因此知识管理在当前的社会政治环境、经济环境中都得到了有效的利用,在一定程度上能够推动各个领域的进步与发展。在档案管理的过程中,知识管理的运用具有其必要性与重要性。这是因为档案本来就是一个不断积累、不断发展的信息符号,也是各类知识、资源传播的主要方式之一。相对于其他零散不统一、整合力度差的知识信息,档案更具有权威性。而知识管理在档案管理运用中的重要性主要体现在以下几个方面:首先,知识管理能够实现档案管理的领域拓展,使得档案管理不再受到传统类型的局限,将文件、图书、报纸等各种档案信息融入系统性的管理范围之中,更为注重信息资源的应用与分享,在一定程度上发挥了拓展管理领域与范围的重要价值。另外,知识管理的运用能够逐步提高档案管理的价值,使得档案管理不再受到狭义安全管理的局限,突出档案的使用功能。尤其是在当前局势之下,伴随着现代化、智能化技术与手段的发展,知识管理的融入显得更为重要,通过这一模式的运用有助于更多的用户广泛快捷地获取各类信息,从而不断提高档案运用的价值,发挥不可估量的社会推动作用。除了上述重要性以外,知识管理在档案管理中的运用还能够实现档案在管理工作上的细化,进一步提高档案知识的服务水平与效率、效果,满足用户的多样化需求。

二、知识管理在档案创新管理中的运用对策

当前我国在开展档案管理工作中,存在着档案管理人员缺乏正确意识、对于档案的运用性不强等多个问题,并没有将知识管理的思想理念、模式方法灵活运用到档案管理的过程中。为了解决这一问题,必须要注重知识管理在档案管理中的创新运用,通过积极有效的对策提高知识管理的运用水平:

(一)在档案管理流程中融入知识管理

知识管理强调将更多、更新的信息资源融入档案体系之中,对此在档案管理的流程中,应该运用知识管理思想不断扩大档案的收集范围,促进档案在馆藏上的丰富化、多元化,不仅注重传统档案资源的纳入,还应该注重电子文件、私人档案等各类资料的收集。另外,在档案资料收集的同时还应该注重对于档案的整合,可以以知识单元为基础对档案进行整理,对于复杂多元的信息资源、档案内容进行科学与合理的浓缩,这样才能满足档案在运用上的需求,为后期的档案利用提供便利,让档案成为一种极为重要的知识载体、战略资源,而不是一种单纯性的历史记录与凭证。

(二)提高档案管理人员的自身素养

档案管理人员的素质直接关系到知识管理的运用水平,在档案管理的实际工作中存在着人员年龄结构偏大的情况,这些档案管理人员并没有接收过专业化、先进化的培训,对于知识管理也缺乏认知与经验,再加上档案管理的设备较为陈旧,对于知识管理的创新运用带来了消极的影响。为了解决这一问题,必须要将人员素质素养的提高作为知识管理运用的重要途径,加强对管理人员的培训、教育,开展与知识管理相关的实践活动,让管理人员能够通过实际性的情景演练将知识管理这种全新的管理模式融入档案管理中,灵活运用信息技术将档案管理、知识管理紧密结合在一起。

(三)开发知识管理的档案管理体系与业务流程

通过上述分析可以看出,知识管理将动态性的体系融入到了档案管理的过程中,能够实现档案作为知识内容的提取与共享、延伸。为了达到这一目标,在档案管理的过程中要重视“共享”,从过去的储存管理深化到整合、开发与利用。对此,在档案管理的过程中应注重对传统流程的再造,推动形成系统化的“接收档案—整理档案—保管档案—档案实体提供利用—了解用户需求—知识产品开发与共享”的业务流程,这样才能进一步提高档案管理的整体水平。除了上述对策以外,还应该对管理的制度进行强化,为知识管理理念与模式的融入奠定机制上的根基。通常情况下可以构建知识资源安全访问与权限制度、知识资源内容建设的工作制度与相关的组织制度,实现知识管理融入档案管理的常态化。

三、结论

知识管理作为一种全新的资源管理理念、管理模式,其在档案管理中的灵活运用具有极为重要的意义,不仅能够实现档案资源的扩充与整合,更有助于实现档案资源的利用与延伸。对此,档案管理工作的开展必须要打破传统模式与思维的局限,积极接受知识管理等模式的引导,发挥档案在社会发展中的重要作用,满足社会大众对档案的使用需求。

参考文献

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作者:丁晓阳 单位:武警后勤学院  

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