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知识管理下企业档案管理模式研究

摘要:在当今时代,市场经济得到了飞速的发展,知识和信息也随之凸显出它们的重要性。在现在这样的形势下,企业档案实际意义就在于可以真实地记录企业生产、技术、科研和经营等活动。企业档案管理实现标准化、科学化,它是一种基础性信息资源,这对企业发展有着非比寻常的意义,对企业管理等各方面也有着非常重要的作用。

关键词:标准化;科学化;企业管理;档案

一、现阶段传统企业档案管理模式正面临的挑战

随着经济发展的不断进步,我国的市场经济多元化趋势正在不断加深,在这样的社会背景之下,对于各行各业的发展进程而言,档案所起到的信息资源作用正在逐年递增。对于我国企业现阶段的发展过程而言,档案不仅仅具有将历史记录下来的作用,同时,对于新时代的企业档案数字化管理新模式具有服务作用。档案管理系统的建设与利用,不但对于实现档案信息的检索与浏览具有促进作用,并且,也是推动信息化社会发展进程的一大进步。尽管就社会主义发展的现阶段而言,关于企业的档案信息化建设力度还并不足够,仍有一定的缺陷有待进一步发展与改进。譬如,很多情况下,企业档案工作往往是被忽略的,大多数时候只是将档案信息做一个简单的目录,从而方便网上进行检索。随着知识经济产业的迅速发展,传统的档案信息管理模式已经不能适应现代化社会的经济发展需求,由此可见,档案信息化、数字化建设的发展趋势已经逐步发展成为现代化社会的必要发展趋势,。因此,改革传统档案管理模式的首要任务就是转变观念。要想将档案管理逐渐摆脱当前的困境,就一定要认识到进行档案信息化建设的必要性。

(一)企业档案机构的地位每况日下

由分析很多企业档案机构实例可知,很多企业领导由于不了解档案工作,并不重视档案工作。就现阶段的发展状态而言,许多国有企业的档案机构与档案工作人员正呈现大幅度的下降趋势。长时间以来,服务于档案机构的工作人员以及相关档案保管设施都处于相对落后的发展局面,大多数企业的档案机构工作条件难以得到真正地改善与进步。甚至在大多数情况下,档案机构经常都会首先或重点被清理。另外,档案管理还有另一大问题就是业务经费不足,这严重阻碍了档案工作的正常进行。相比其他部门的工作人员而言,档案部门工作人员的工资水平非常低。同时,在日常企业组织体系构建过程中,档案机构的地位正呈现出一种逐年递减的趋势,这使得多数档案机构的工作人员的工作积极性和职业自豪感收到严重打击,很多人才因此流失,严重阻碍了企业档案管理工作的正常发展。

(二)企业档案管理信息化发展不完善

当档案机构管理过程出现了信息化的电子文件之时,很多企业档案机构和人员常常会选择回避。但传统的档案实体管理模式已经不能满足当下信息化发展的需要,如果过度的依赖传统的档案实体管理模式而不积极地寻求改变,一方面,难以适应信息化时代的发展需求,另一方面,还会使得电子文件与电子档案难以得到真正的、有效的管理,还会诱发管理不当等问题出现,从而带来难以避免的工作失误与麻烦。

(三)企业档案信息缺乏系统化的管理

随着企业的大规模重组与企业合并趋势的不断深化与加强,很多档案材料被分散保管到各个部门,没有办法集中且统一地管理档案,由此极易为档案机构的工作人员带来短时间内难以适应的陌生期,一方面大大减低了工作人员的工作效率。另一方面,还极易诱发工作失误现象的发生,从而带来难以挽回的损失。甚至有的企业在档案机构工作过程当中,由于管理出现问题出现了档案材料被盗的事件。由此可见,根本性的档案机构变革是企业档案部的得以发展与壮大的必要手段。

二、知识管理与企业档案管理间存在的必然联系

(一)知识管理理念概述

随着近年来科技革命的日益发展与进步,知识经济得到了飞速的发展,知识管理研究也随之掀起了一番研究热潮。知识管理作用于知识,其目的主要在于对知识的灵活运用。在现阶段的知识管理经营模式下,如何培养企业组织对环境的适应能力是现阶段的主要任务,只有加强了企业的适应能力才能使得资金和自然资源不再成为企业发展的阻碍因素,从而有效地提高企业的竞争力。当下,知识资源对企业的发展有着非比寻常的作用,它的生命力是非常强大的,它的发展前途是无限的。简言之,知识管理理念的具体思想内涵在于,通过采取获取、存储、学习、传播、共享等方式,产生管理企业的相关知识,然后使得这些知识积极地为企业的各项管理工作提供服务功能。在知识人才地位日益提高的今天,知识管理亦可以看作是企业的创新发展的新动力,可以让每个员工都可以接触并将企业的知识进行有效地利用,真正地实现将合适的知识在合适的时间交给合适的人去做。真正的做到在每时每刻可以找到最需要的知识。企业的优势就在于借助知识来获得的,使之真正地做到用最少的钱,得到最大的收益。

(二)知识管理对企业档案起到的作用

企业档案的主要作用在于客观且真切地记录企业活动。企业知识资源的主体已经逐渐转化为企业中的隐性知识,并成为其中的最核心的部分。同时,企业档案还可以记载了企业员工在生产和管理等各项工作时的真实情况。运用企业档案,可以结合以往的经验和教训,将其进行分析处理,从而逐渐形成很多的企业显性知识。所谓知识共享,主要是通过信息交流和传递来实现的,而企业档案对实现它有重大意义。俗话说得好,能熟练掌握的才是真知识。常见的知识信息交流与信息传递的方式主要有语言和书面这两种方式。从概念意义上解释来说是,所谓书面交流主要是依托于文件、档案等方式来实现对于知识的利用以及交流。一旦知识的应用范围得到了一定的扩大,那么,价值实现也会随之得到等同力度的扩大。企业档案是维护企业知识产权,并且避免知识产权受到不法侵害的重要举措,并且,还可以对企业知识创新活动时的每一个细节进行客观并真实地记录。在现阶段的市场经济和科学技术发展过程中,它起到着至关重要的作用,它是知识产权归属于某一企业的法律凭证,具有着证明知识产权的归属者的重要作用,这一作用在对于知识产权出现纠纷问题案件的处理上,得到了充分的体现。除此以外,企业档案的作用还体现在寻找相关领域专家的过程当中,不仅仅可以为其提供线索,更是为企业员工培训提供了有效的、科学的教材。在一些企业规模庞大、企业内部结构复杂、企业员工数量巨大的问题处理上时,知识管理的作用也能得到有效的发挥,它以系统化的结构对同企业相关的内容进行规律性的记录,而企业外部知识培训也可以加快企业新员工的适应能力,可以使得员工以最快的速度投身于工作岗位,并有利于加快员工学习并遵守公司的各项规章制度的进程。由此可见,企业档案不仅仅是企业自身的文化一种体现,并且,它也是企业家和企业员工在各项企业活动的运行过程所形成的一种理念,知识管理不但是一项管理活动,亦可以称之为是一种管理理念。

(三)知识管理是档案工作创新发展的必然走向

随着信息化时代的不断进步,加之知识经济时代的日趋进步,知识管理这一理念也随之诞生了。知识产品的生产在整个社会生产系统中都处于主导地位,其生产的根本目的在于令知识的价值化为现实,从而使得企业的核心竞争力得到增加与退稿。企业的战略资源是知识管理的出发点,而其基本活动是知识结构再整理,包括知识的组织、传递、应用、创新。它不但起到了加深人们对企业档案的价值的认识程度的作用,并且可以将企业档案管理工作的根本目的得到重新的审视与发展,从而使得企业档案管理的基本活动得到进一步的革新与进步,也可以令企业档案管理的技术方法得到新的审视与提高。创新型的企业档案管理模式,首先要将改变传统手工操作方式的任务置于首要地位,以知识管理思想指导企业档案工作,来发掘出企业档案的知识价值,也可以采用用现代社会最为先进、最为推崇的信息化技术应用于企业生产活动当中来,从而使得企业价值得以更大化成熟的实现,从根本上替身企业的核心竞争力、提高企业的经济效益与文化价值。

(四)知识管理对企业档案管理的要求

知识管理的实现,需要依赖于拓展和完善企业档案管理职能才能得以实现。想要使得企业生产力的开发得到加强,以及使得企业档案知识得以充分利用,则需要从档案管理的智能化服务变革入手,自始至终将档案管理的任务置于企业知识管理中的核心地位,才能使得知识管理的作用效果达到最佳。这一档案管理机构的变革使得档案人员已不再仅仅是档案实体保管员,他们可以说是档案知识的管理者,更是属于档案知识的提供者以及决策咨询者,对于档案管理工作起到着更为重要的作用。除此以外,企业完善并优化馆藏也是实现企业实施管理的重要举措。档案机构的工作人员不但需要为电子文件的产生与控制注入大量的工作精力与耐心,并且还需要将完善和优化馆藏资源置于档案工作的基础重点任务当中来。数字化资源的高效利用,是实现数字化档案馆的建设的基础工作,也是促进知识管理得以实现的第一步,现代化的信息技术的利用也是数字化档案馆建设必不可少的基础性因素。想要使得知识管理得以付诸实践,一方面,企业还需要通过不断的学习与进步来使得自身档案管理技术得以提高。另一方面,还需要结合时代发展的特点,将现代化的信息技术应用于实践管理活动当中来。当下,档案信息化和企业信息化之间的关系是不可区分的,要想使得档案信息资得以深度的开发与利用,还需要将建立完整化、信息化的电子文件置于首要地位,并几何建立企业的知识库、提供知识导航等方式,提升企业档案的管理水平。

三、知识管理背景下构建企业档案管理模式

在当前这个机遇和挑战并存的背景下,档案事业要想实现飞速的发展,就一定要主动去适应知识经济的发展,提高为知识经济发展服务的积极性。这样做,才可以使得档案工作在知识经济时代的作用发挥到最佳效果。要想提高企业的竞争力,就必须要企业档案实施知识管理。

(一)构建档案知识资源管理模式的目标

当下,正处于信息化发展日益强大的趋势,我国企业管理的思想已经发生了巨大的改变,这也为档案管理带来了巨大的改变。使档案知识最大化的实现资源化、信息化是当前档案管理建设的主要目标,依据信息管理的不同方式不同来进行相关的分类保存,为今后的搜索和查询工作提供了便利条件,也对知识型文档,设计、设立标准模板建设与实现提供了基础建设的作用。还要拥护领导的决策,充分了解并分析领导在进行管理决策的事项和过程,也是必不可少的。

(二)构建档案知识资源管理模式的方法

一般来说,可以依据组织结构的不同将知识资源管理组织建设方案的分为两项,一项是属于知识资源管理团队,另一项则属于知识资源管理中心。在实施档案知识资源管理方案的前期阶段,首先要进行一系列的调查和研究。譬如,研究调查管理制度方面、硬件方面、技术方面、人才方面等方面的相关知识。这个方案的主体要素就是研究并制定出实施目标。明确方案的实施要素,再建立保障系统,最后实施要素。综上可知,必须要将原有观念彻底推翻,打造出一种全新的工作方法,壮大档案知识资源管理的队伍,提高其工作人员的自身素质,推进档案管理逐渐趋向数字化建设,从而促进档案知识资源管理的发展。

参考文献:

[1]刘蓓.知识管理背景下的化工企业档案管理模式研究[J].当代化工研究,2016(10):91-92.

[2]张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌:南昌大学,2014.

作者:范海斌 单位:神东煤炭集团公司档案室

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