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涉外秘书职业道德研究

【摘要】良好的职业道德是涉外秘书工作的重要基础之一,涉外秘书的职业道德水平的高低,不仅关系到自身形象与工作的成败,甚至还可能影响到一个单位甚至是国家民族的形象。涉外秘书应具备的职业道德主要有:知法守法、严守机密;善于合作;恪守信用,忠于职守;维护国家利益、民族尊严;尊重东西方文化差异。

【关键词】涉外秘书;职业道德;忠于职守;严守机密;国家利益

随着全球经济一体化以及我国对外贸易、出境旅游及其他外事往来活动的增多,涉外秘书作为一种国际化的职业,其职业道德水平的高低,不仅关系到自身形象与工作的成败,甚至还可能影响到一个单位甚至是国家民族的形象。良好的职业道德是涉外秘书工作的重要基础之一,提升职业道德修养对涉外秘书来说具有十分重要的现实意义。职业道德涉及到每个从业者的工作态度,涉外秘书应具备的职业道德主要包括以下五方面的内容:

1知法守法、严守机密

在当今国际形势纷繁复杂的环境下,涉外秘书必须要明确掌握各个国家和国际上通行的相关政策法规,才能在不触犯法律的基础上,严格按照规章制度办事。涉外秘书工作内容的国际性与业务性比较强,因而在为领导、同事加盖印章之前,必须认真审查相关文件,把好政策关、文字关。因此学习并且掌握必要的法律政策知识对涉外秘书来说非常重要。涉外秘书要在遵守职业纪律和相关的法律、法规的同时协助领导依法管理各项事务,并且带头遵纪守法发挥示范作用,这样有利于形成良好的工作秩序。只有在思想上深刻认识到遵纪守法的意义,学习研究法律法规,掌握法律知识,才能够增强法制观念,提高遵纪守法的自觉性,真正做到知法守法。涉外保密是秘书工作的一个十分重要的内容。涉外秘书部门是其组织机关的机要核心部门和信息中心,涉外秘书又是最了解领导活动的人,这就要求涉外秘书要有很强的保密观念,严守机密。由于涉外秘书特殊的身份、地位和工作条件,使得涉外秘书能够有机会接触到大量的机密文件资料,更加需要时刻谨记严格遵守相关保密条例,做到不该说的、不该问的都不要过多关心,不在任何地方向任何人透露机密信息,自觉维护集体与国家利益,否则一旦出现失密、泄密,就会给国家造成严重的后果。某涉外企业秘书王某把上级下发的有关边贸工作的国家机密文件擅自复印并提供给了外商,然而该外商实际上是专门窃取边贸情报的间谍,幸运的是由于我国相关部门反应迅速,?及时截获了这份机密文件,才没使边境贸易产生重大损失,也没有影响国家之间的关系。该秘书受到单位的严肃处理。此案例中的王秘书就没有严守机密的意识,或者说根本就没有意识到机密文件的重要性。虽然事后相关人员都受到了严厉的惩罚,但是该秘书更应该时刻提醒自己,自觉提高对机密情报的重视,增强保密意识。

2善于合作

涉外秘书的工作往往需要联系上下、沟通内外,因而要善于合作。很多时候,一些较为复杂的问题单靠涉外秘书很难及时采取措施解决问题,这个时候就需要和其他人员一起合作来解决难题。涉外秘书要能够平等地听取不同部门的意见并提出建议和方案,协调矛盾,在经营好人际关系的同时要做到一视同仁,秉公办事,不偏不倚。因为涉外秘书是连接各部门与外单位的关键纽带,涉外秘书的团队精神非常重要。团结协作创造的和谐环境能够加强凝聚力,统一行动,有利于单位各项工作的顺利展开。学会团队合作既是对同事能力的尊重和理解,也是一个相互监督一起成长的过程,涉外秘书在工作中要用心培养合作能力。

3恪守信用,忠于职守

涉外秘书应该端正职业态度,忠于职守,以主动、认真、自觉的职业态度开展工作。对工作认真负责,恪守本分,自觉做好秘书的各项工作,发挥秘书的参谋和辅助作用,不越权越位或滥用职权,认真协助领导做好管理工作。涉外秘书作为一个执行者,要严格按照领导的指示和意图办事,越过领导自以为是做决定是职业道德所不允许的,同时也是不负责任的,很可能会给单位带来不必要的损失。某涉外机关秘书姚某在领导不在的情况下擅自代表机关为熟人的企业做了担保,在该企业还款计划书的担保单位上偷盖了公章,并隐瞒了此事。后来由于企业经营不善,未能按计划书中的约定履行还款义务,被告上法庭,最终法院判决由该涉外机关负责偿还债款,姚秘书也受到了单位的严重警告处分。在这个案例中,虽然一切都是秘书姚某的擅自所为,但是最终承担损失的却是其所在单位。涉外秘书要对领导和单位负责,所以在做任何一项工作时都要深思熟虑,及时向领导请示,切忌自作主张。涉外秘书的工作要求脚踏实地,恪守信用,因为秘书工作的结果有可能会影响领导的判断和决策,所以涉外秘书在任何情况下都应该诚实守信,调查情况时要实事求是,撰写文稿时要讲究实际,向领导报告时要如实汇报。?在接受领导下达的任务和处理事务时要量力而行,如果不能按时完成,必须提前进行说明,不要轻易应承自己做不到的事,更不能拖延或者偷工减料。一旦答应下来,不管自己能够做到什么地步都应该尽自己全力去完成。涉外秘书需要诚实,但诚实并不等于把心中所想毫无修饰地说出来,涉外秘书在实话实说的同时还要学会委婉的说话艺术,要做到既保持原则,又不伤对方面子,更不泄露机密。

4维护国家利益、民族尊严

外事活动中涉外秘书应时刻牢记要维护国家利益和民族尊严,在与其他国家的交往中要做到不卑不亢,不能自轻自贱有损自身人格,也不能目中无人蛮不讲理显得没有素质,更不能过分的客气和谦虚显得虚伪和卑贱。涉外秘书的爱国精神具体表现在涉外活动中要坚持国家主权、立场等原则问题,自觉维护民族尊严和国家利益,自觉遵守外事纪律,不故意泄密、谋取私利、私下交易,不能越过领导自做主张答应不合理的要求,要严格按单位的规章制度办事,以所在单位和国家的集体利益为出发点,不带私情,严格按照上级要求和国家政策办事。

5尊重东西方文化差异,文明礼貌

东西方文化都有其各自独特的历史背景,各方面的差异都非常大。虽然在长时间的历史发展过程中有了一部分的吸收和融合,但是不变的部分还是占大多数。由于思维方式的不同,东西文化之间有很多几乎截然不同的习惯方式,比如中国人在各种交际场合上会用各种办法劝菜、劝酒以表示热情好客。而在西方的餐桌酒席上,主人从不劝客人喝酒,所有人都是自由地吃喝。虽然有些西方的思维方式在中国人的眼里简直不能理解,甚至无法接受,但是作为一个合格的涉外秘书,必须要学会尊重这些东西方文化的差异,尊重对方的文化习俗,不能把自己的想法和习惯强加在对方身上。具体来说,在交往方式上,中国人交往时的习惯距离在西方人看来过于亲近,所以在涉外活动中应该注意双方保持适当的距离,这并不代表疏远和冷漠,而是一种正常的国际交往尺度。在交谈内容上,西方国家普遍注重个人隐私权,不愿意受到窥视和打探,所以打招呼闲谈从不涉及包括年龄收入等方面的内容,而中国人却根本不在意这些,很平常地就把这些当成了打招呼的开场白。在国际交往中,一条重要的准则就是尊重隐私,所以凡是涉及到个人状况、宗教信仰等隐私的问题都不能问,在交流闲谈时尤其要注意,不能因为一直以来的习惯脱口而出。尊重东西方文化差异还要做到入乡随俗,因为不同的国家、民族,由于不同的历史、文化、宗教等因素,各有其特殊的风俗习惯和礼节,所以要加以重视,做到相互尊重,切忌不拘小节。在外事工作中涉外秘书代表着单位和国家的形象,应当时刻保持文明礼貌。涉外秘书的言行举止都应该传递尊重、友善的信息,让接触到的每一个人都感受到被重视和尊重。为此需要从最基本的礼貌用语开始注意,养成礼貌的习惯,以免给人留下缺乏教养不礼貌的印象。涉外秘书应全面精通各种涉外礼仪,这是涉外交往中基本的素养。在涉外交往过程中,涉外秘书作为陪同人员,事前必须做好充分的准备工作,正确得当的礼仪可以赢得对方的尊重和认可,使接下来的工作能够顺利展开。虽然国际交往中的礼宾活动都有国际通行的固定流程,但是由于不同国家风俗习惯、思想观念等的不同,在细节之处产生了不少的变化,融入了各个国家的特色。涉外秘书要做的就是分辨和掌握这些细微的不同,做到能够帮助领导从容安排和应对各种活动。去一个国家访问之前,都要事先了解该国的文化习俗,收集相关资料,参考前例,提前制定好计划并多次演练以保证万无一失。接待外宾的时候一定要尊重对方的风俗习惯与礼节,以减少交往时因文化差异而产生的观念冲突。良好的职业道德是当今时代涉外秘书自我完善的必要条件,是涉外秘书进行涉外活动的指南。随着我国对外交往的不断发展,涉外秘书工作也有了更多的内涵和新的要求。只有具备符合时代要求的良好的职业道德,涉外秘书才能真正做好自己的工作,才能算是一个称职的涉外人员。

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作者:陈甜 拾景欣 单位:徐州工程学院

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