数字化档案室建设方案精选(九篇)
第1篇：数字化档案室建设方案范文
关键词：数字档案室；建设内容；优越性
近年来，随着我国医疗卫生体制和医疗保险制度的不断健全，以及现代医学信息科技的飞速发展，在医院各项管理工作中产生的信息日益增多。而档案工作为医院信息资源的重要组成部分，涉及方面囊括了医院经营管理、医疗服务评价、疾病预防控制、社会医疗保障、保险理赔、医疗纠纷和法律案件等领域，同时也为医院的医疗、教学、科研、经济活动提供基础性信息，它还是评估和衡量医院管理，技术水平和医疗质量的重要依据。
1数字档案室的含义
所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术，数字化具有简单、直观、速度快等优点。数字档案室是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用，使其管理模式发生转变。它是随着计算机网络技术、多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，是"利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库"，它将各种传统载体的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式传输，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷利用和共享的目的。
2数字档案室建设的主要内容
从对象来看，数字档案室建设的内容主要包括以下两个方面：①对原有馆藏纸质档案进行数字化，即将原有传统载体的档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换；②对正在形成的电子文件进行及时归档与保存，做到电子文档的齐全完整、真实有效。从档案数字化的程度来看，内容分为以下两个层次：①档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构；②档案全文信息的数字化，即采用扫描录入的方式将档案全文按照原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录索引，或是经OCR（光学字符技术）识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库。从数字化的过程来看，档案数字化建设应包括数字化档案的收集整理、存储保管和查阅利用等方面。我们可以通过文件和档案一体化的方式，借助计算机技术及相关信息技术完成数字化档案的收集整理；采用磁盘、光盘等数字存储设备实现数字化档案的存储保管；由计算机及其网络技术实现数字化档案的查阅利用。
3数字档案室建设的优越性
3.1有利于部门立卷制度落实 档案室代替部门立卷的现象在我国大中型医院很普遍。个别立卷科室、部门一年中分几次乃至几十次送一些零散材料给档案室由档案管理人员代为立卷，由于档案管理人员对该科室、部门的工作不了解，无法判断材料是否齐全完整，从而影响档案卷的质量。医院数字档案室建设以后，档案实现数字化、网络化管理，由各归档部门工作人员将文件材料输入网路系统，由档案室管理人员统一负责立卷编码保存，从根本上保证了档案收齐收全的归档原则。
3.2改善文件的归档方式，使得档案管理将不受时间和工作环境的限制，大大提高了工作效率 日常管理工作中，档案工作人员要对各类文件进行及时整理和录入。纸质文件时代，工作人员需采用手工及笔录的方式，花费大量的时间和精力在整理档案和登记目录上，工作量巨大且任务繁重。信息化时代，数字化档案室建设后，工作人员只需利用计算机软件进行工作，它会提供统一的信息格式，使各部门人员可以随时随地利用医院联网计算机进行录入，并将录入信息由后台直接发往档案管理人员处进行统一立券编码，改善了其他人员只能上班时间去档案室才能归档整理。
3.3提高了档案信息的检索、利用水平，有利于档案内容信息的开发，使医院各项工作开展更加便捷 传统档案管理查询文件需进行手工查询档案资料，费时费力。某些档案还不一定能够顺利查到。数字档案室建设后，对档案信息化处理，采用了电子目录和电子文档归档，提供了快捷的电信信息查询系统，使用时只需输入关键词，可搜到体现同一事件（问题）的若干历史性联系的电子文件，帮助利用者了解事情的来龙去脉，满足利用者关于某一专题的深层次查询需求。
3.4便于档案资源的保护、整合和共享 现今社会随着互联网的普及实施，电子计算机已大量应用于医院等事业单位，而医院内部电子政务的推进使得医院每日都有大量的电子公文产生。在传统档案管理时期，需将发文的电子公文直接打印成纸质文件进行原始归档，大大浪费了医院各项资源及成本。而数字化档案室建设以后，可应用计算机通过扫描、照相等信息化手段，实现档案全面数字化处理，这样好处在于可以有效地保护档案原件，也有效地降低和避免重要资料丢失的风险。
将医院档案全面数字化处理后，档案资源将全面整合，有利于促进档案信息质量的提高，结构的优化。利用计算机就可以随时调阅所需要的档案资源，使得更多的读者可以同时利用同一份电子档案，提供了档案资源的利用率。
3.5档案数字化管理更具有效性、完整性 传统纸质档案在识辨和保存上存在一定的弊端，由于人工字体不同，各时期相关档案管理人员笔迹的不同，在利用阅读时，就有可能无法识别当时的文字，容易造成理解的偏差。而在医院数字档案室建设后，电子文件则不存在此问题，它是标准化的字体，不会出现识别不出的现象。另传统纸质档案在保存上完整性、耐久性受限于纸质、温度、光照、酸碱性的影响，容易造成文件缺损、字体模糊等，而电子文件生产由实态变为虚态，已没有这种原始形态，通过计算机进行阅读，则更加清晰有效识别。
第2篇：数字化档案室建设方案范文
一、加强电子文件收集归档，防止资源浪费和重复建设
电子文件归档工作在基层档案室完成，这是档案信息化建设的前端基础工作。青岛市自2002年即开始了电子文件归档的试点工作，通过试点提出了纸质文件与电子文件“四同步”（同步归档、同步整理、同步著录、同步利用）的管理模式，得到了国家档案局的认可。为此，市档案局专门开发了适应电子文件归档管理和立卷改革需要的“易初（机关）档案管理系统”，在市各级机关使用，确保了电子文件的归档保存。青岛市市直机关2002年度电子文件归档并移交市档案馆2万多件，文件级目录20多万条，电子公文归档率达到80％以上。2003年度各进馆单位文书档案电子文件归档率基本达到了100％（会议记录和保密文件除外）。
二、建设数字文件中心，深化电子文件归档工作
随着电子文件收集归档工作的深入以及电子政务工作的推进，市档案局提出了建立青岛市数字文件中心的设想，该项目列入了2004年青岛市电子政务工作试点示范项目，并得到了一定的财力支持。建设数字文件中心的目的是在对各级机关产生的数字文件的收集、整理、归档情况进行检查指导和有效监督的基础上，将数字档案信息接收到数字文件中心，经过分级审查、整理，在保证信息安全的前提下，向政务网用户提供利用服务，最终建立起涵盖青岛市、区二级机关的数字档案信息的服务平台。数字文件中心的建设既是对网络环境下档案馆室业务建设模式的一种探索，也是对进馆数字档案的一种前瞻控制，适应了网络环境下档案管理工作的发展，对提高进馆档案数字化率奠定了坚实的基础。
为配合数字文件中心的建设，2004年7月，青岛市档案局与市电子政务办公室联合印发了《关于印发网络环境下馆室一体化实施方案的通知》，为数字文件中心的建设提供了制度保障。方案提出了文件归档移交馆室一体化、档案管理馆室一体化、档案利用馆室一体化、档案工作监督指导馆室一体化等具体实施内容。方案要求凡应依法向市档案馆移交档案的机关、团体和具有行政管理职能的市直事业单位，应于2006年底以前分期分批加入数字文件中心，实施馆室一体化。区（市）直机关、团体应在“十一五”期间全部完成。
三、开展数字化档案室建设，控制进馆档案数字化率
青岛市各机关都建立了自己的局域网络（包括依托电子政务网络建立的虚拟网络），基本实现了网络化协调办公。这就对本机关档案信息的需求提出了较高的要求。青岛市档案局从推进档案信息利用出发，按照青岛市数字档案馆建设规范，于2004年初提出了建设数字化档案室试点工作，得到了支持和拥护。市直机关共有23个单位列入了试点工作，至2004年9月份完成了室藏档案数字化任务，共数字化档案近百万页。这些数字化信息丰富了各机关网络信息的内容，解决了档案进馆数字化问题。同时开展数字化工作，也带动了档案信息内容产业的发展，仅某扫描工作室通过承接数字化业务，就解决了几十人的就业问题，并收到了可观的经济效益。
第3篇：数字化档案室建设方案范文
【关键词】档案；管理；数字化；建设；途径；问题
档案是一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，档案管理数字化建设是信息技术发展的必然需求。而所谓档案管理数字化，就是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。虽然目前档案数字化的建设已经成熟，但在数字化的过程中依然存在着不少问题。为了更好地建设档案管理的数字化，本文拟从档案管理数字化的途径、内容及遇到的相关问题等方面加以阐释。
1.档案数字化建设的途径
单就档案数字化而言，其途径是很多的。计算机数据录入、电子扫描、数码照相、模拟信息的计算机转换等，都是实现档案数字化的方法和途径，而其主要方法就是对档案信息的计算机数据录入。那么，对过去已有的非数字档案进行数字化的时候，可不可以同样采用档案信息的数据录入方法呢？换句话说，就是可否把过去形成的所有档案，回过头来再重新一字一句地进行计算机数据录入呢？这当然不行。因为，第一，劳动量太大，要完成现有非数字档案的录入工作，就如档案著录一样，动则需要几十年时间，甚至成为“永远还不完的债”；第二，重新录入档案文件，仅是完成了档案文件信息内容的录入，而档案原件的外观原貌、真实可靠性标志、法律地位和权威性等等，却通通无法转移到新录入的电子版本中。这样，数字化后的档案就完全丧失了法律效用和凭证作用，成为不足为凭的依据。所以，对于过去形成的非数字档案的数字化，只能采用电子扫描、数码照相、缩微转换（先拍成缩微胶片，再通过计算机软件转换为电子档案存储在计算机中）等，才能实现档案原文原貌的数字化储存和利用。
2.档案数字化建设所包括的内容
档案数字化建设，不仅包括各种机关、企事业单位档案室的数字化建设，也包括各级各类档案馆的数字化建设。需要指出的是，无论是档案室的数字化建设，还是档案馆的数字化建设，都不仅仅是把过去形成的非数字档案转化为数字档案存储于计算机就能大功告成的。因为，档案数字化建设不仅是一个技术概念，而且是一个历史概念，是指为适应数字化时代的档案管理要求所应该做的所有工作和建设。这就至少应解决以下几个方面的问题：一是在数字化时代，电子文件的真实可靠性、法律地位、安全性怎样进行保障？二是在数字化时代，电子文件应该怎样归档移交、安全保管和提供利用？三是对过去形成的非数字档案应该怎样数字化？四是数字档案管理应该怎样联网？五是怎样通过网络对数字档案进行查询、利用、实现资源共享？等等。其中，有的问题应特别引起我们的重视。比如，电子文件的长期安全保存问题，由于计算机硬件、软件不断在发展变化，不要说上百年，就是十年八年以后，今天储存的电子档案就可能无法识读而成为“密码”，不仅破解困难，而且代价极高，成了实际上无法完成的工作。这就是说，计算机所记录和保存的信息，随着时间的推移将可能全部丢失。正因如此，国家档案局明确提出，对电子档案实行双轨制管理，即纸张载体和电子档案同时保存。因此，在档案数字化建设中，实际上必须同时进行两项工作：一是把非数字档案转化为数字化的电子档案；二是电子文件（档案）的非数字化过程，即把已经生成的电子文件（档案）及时输出打印为纸质文件（档案）存档。而这后一项工作，对于档案室而言尤为重要，因为它涉及到档案能否长期保存下去的问题，即能不能把今天的历史长期保存下去的问题。这是档案室在档案数字化建设中的历史使命。如果说档案室与档案馆在档案数字化建设中有什么不同的话，就是档案室在档案数字化过程中，比档案馆承担着更多的保存历史的任务。就是说，档案室在档案数字化过程中，一方面要把过去历史上形成的非数字档案转化为数字化的电子档案；另一方面要指导文件形成部门将电子文件与纸质文件同时存档保存。
当然，这不是说档案馆的数字化建设就显得轻松和容易。档案馆有档案馆的工作，它既要把过去历史上形成的非数字档案进行数字化处理，还要在接收档案进馆时，按双轨制管理的要求，一方面要接收档案室移交的纸质档案及其它非数字档案，另一方面要接收档案室与非数字档案并行的数字化档案。可是，数字化档案怎么接收就是一个新问题。是实际接收，即将档案室的电子档案复制或通过网络传输到档案馆；还是虚拟接收，即以档案室保存的电子档案为基础，制定法律和规章制度，通过网络与档案室分享其电子档案的管理和使用，建立虚拟数字档案馆。这其中涉及方方面面的问题，均须加以研究和解决。这是档案数字化建设的重要内容之一。
此外，档案数字化建设绝不仅仅是将纸质档案及其它非数字档案转化为数字档案储存保管起来那样简单，它有着相当广泛的内容和严格的要求，是档案管理现代化进程中三个阶梯（观念现代化、建立健全科学的管理制度、采用现代技术管理档案）中的第三个阶梯。可见，在实践中，档案数字化建设绝不仅仅是单纯的技术问题，它必然涉及观念的改变和管理理念的创新，以面对不断产生的新问题。所以，档案数字化建设也是一个摸着石头过河的过程。
3.档案数字化建设中会遇到的相关问题
档案数字化建设是用现代信息技术来武装档案管理，是比较新的事务，必定会遇到很多新问题，需要引起我们的注意。
第一，电子档案的信息安全问题，包括档案信息的丢失、篡改、盗取、遭受攻击等等，在计算机网络档案环境下可以随时发生和实现。比如，电子文件以数字形式记录信息，使它很容易被篡改和删除；网络中密码易被破解，使其很容易被盗取，也很容易遭受恶意攻击而受到毁灭性破坏等。因此，不仅要采用已知的一切方法来加以防范，而且要研究更加有效的措施来保护电子档案信息安全。
第二，加强元数据的管理问题。所谓元数据，是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境，以及文件和图形处理软件、字符集等数据。档案数字化建设中要在若干场合大量使用到元数据：如在编目中用元数据概括地描述档案文件的形式和内容；在电子文件的存档、保护、传输过程中用元数据来保证电子文件的法律地位、抗拒数据被修改以保证电子文件的真实性和可靠性；或者使用元数据来指明今后阅读、复制电子文件的途径等等，其用途很多。元数据之于电子文件的种种功用及如何选择使用元数据问题，不仅档案部门在研究，图书、文献部门也在研究，我们可以借助一些外在的智力。而对于档案部门自身而言，则要以元数据为杠杆推动档案著录项目的研究以提升档案的著录水平。元数据究竟应该怎样选择和使用是一门相对独立的学问。笔者认为，电子档案和传统档案管理（编目和著录的项目实际上也是元数据）中使用元数据的种种场合，统统都可以看作是档案著录；著录所使用的项目数据，统统都可以看作是元数据。在编目、著录和各种使用元数据的场合，其核心问题都是选择元数据，而不是创造元数据，都仅仅是从档案文件的内容和形式中选择元数据、确定元数据、抽取元数据、使用元数据。
第三，要以“实际运用”带动档案数字化建设。进行档案数字化建设的目的，就是为了提高档案管理的效率、提高档案服务质量。因此，进行档案数字化建设，一定要以“用”字当头，要把档案数字化的成果，尽快运用到档案管理和档案服务工作中去，绝不能为数字化而数字化。此言绝非无病，那些总结工作、上报统计时标榜的建立了多少数据库、输入了多少万条目录，而档案的管理和利用还是老样子的情况，实在屡见不鲜。“运用”是档案数字化建设的灵魂和动力，只有积极运用，才能促进档案数字化工作不断改进，不断完善，保质保量地持续进行；只有积极运用，才能把档案数字化建设有始有终地坚持到底。
4.结束语
综上所述，档案管理数字化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下的档案管理工作发展的必然趋势。在信息高速发展的今天，做好档案管理数字化建设，不仅可以极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，还可大大减少了管理工作人员的投入，降低了联系渠道的费用支出，为档案管理做贡献。
参考文献：
第4篇：数字化档案室建设方案范文
关键词：高校图书馆；档案；数字化建设；分类表
高校图书馆档案是指高校图书馆在各项工作、活动中形成并对图书馆管理具有一定参考价值的文字、图表、实物等多种形式的文件资料，是高校图书馆在开展各项活动保存下来的最原始的资料。随着知识经济的不断兴起，计算机技术与网络技术的迅速发展，以纸本记录为主的传统档案管理工作已经不能适应现代化图书馆的发展需要，取而代之，网络化、数字化成力现代化图书馆的建设方向，作为数字化图书馆的一部分，图书馆档案的数字化建设已成发展之趋势。
一、高校图书馆档案管理的现状
（1）“三特性”——制约档案管理。高校图书馆档案具有“三性”特点，即隶属性、非全宗性、独特性。隶属性指高校图书馆档案是该高校档案的二级管理单位，隶属于该高校档案馆（室），服从高校档案馆（室）的统一管理，接受其工作的指导。非全宗性指高校图书馆不是一个独立从事活动的单位，在行政上、财务上、人事上不是一个独立的活动机构。独特性指图书馆档案材料的收集，仅仅收集与图书馆工作密切相关的文件、政策，以便对图书馆的文献资源、数据统计、馆史文化等做出正确的了解。
（2）“不重视”——淡薄管理意识。高校图书馆的档案管理工作长期以来被忽视，在图书馆业务工作中一直处于弱势地位，图书馆员工普遍缺乏档案管理意识闭。普遍认为档案管理工作隶属于档案馆（室），不具有全宗性，而是处于从属性的地位。
（3）“不规范”——缺乏制度保障。要想做好高校图书馆档案管理工作，必须要有健全的管理制度做保障。借助档案规章制度来管理，可以最大限度地将图书馆在工作活动中得到的大量原始材料收集齐全，以供发挥更大的作用。
（4）“流动性”——影响档案管理。图书馆档案工作由办公室秘书兼任，并没有设定专门人才管理档案工作，办公室秘书一换，档案管理员就随之更换，造成档案管理员流动性大，不利于档案管理。
（5）“重藏轻用”——不利档案利用。高校图书馆即便是建立起自己的档案室，配备专门档案员，却并没有将档案公开化。
（6）“数字化”——举步维艰，成信息孤岛。大量档案资源不能被读者所利用，严重制约了图书馆档案的利用率，此外，由于图书馆档案信息没有实现数字化建设，不能与学校其他职能部门的办公系统对接，形成“信息孤岛”，不利于图书馆服务水平的提升。
二、高校图书馆档案数字化建设的实施方案
（1）分类标准化——立规矩。高校图书馆进行数字化建设的前提是制定档案分类的标准，俗话说“没有规矩，不成方圆”，对于档案数字化建设来说，制定档案的分类标准就是“立规矩”分类标准一旦确定，通过对高校图书馆的档案进行分类，并建立目录数据库和全文数据库，从而实现高校图书馆档案数字化建设工作。
（2）目录数字化——找眼睛。高校图书馆档案目录数字化，指的是建立档案目录数据库御，是档案数字化建设的基础，也是档案数字化工作的前提，数据库的建设务必做到层级清晰，结构合理，范围广泛，体系完整。
（3）全文数字化——要“有目有文”。如果仅仅是档案目录数字化，高校图书馆档案仍然不能得到充分利用，而是会出现“有目无文”的现象，给检索人员带来不便，因此，将图书馆档案目录数字化和部分档案全文数字化相结合，则成为图书馆档案数字化建设的核心。
（4）重藏重用——数字化的目的。图书馆档案数字化建设工作的重点是为了发挥档案的最大作用，使更多的人能够利用图书馆的档案文献资源，因此，在完成高校图书馆档案的目录数据库和全文数据库的数字化建设之后，对档案数字化的利用与管理也显得尤为重要。
三、高校图书馆数字化建设的作用
（1）节约财政开支，提高服务效率。随着办公自动化和“无纸化”办公时代的到来，产生了大量的电子文档，传统的图书馆档案管理模式已不能适应新时期图书馆档案建设工作，通过高校图书馆档案的数字化建设，可以大大提高图书馆的工作效率。数字化建设也有利于提高档案管理工作人员的办事效率，工作水平、服务质量。
（2）节省物理空间，利于档案保存。高校图书馆档案数字化建设，改变传统的“档案储藏室”为计算机存储，可以大大节省物理空间。通过对高校图书馆档案进行数字化建设，将档案形成系统性，利于集中统一保存，还能代替原件使用，数字化档案副本又可异地存储，即使发生天灾人祸也能最大限度地保持档案的完整性，有利于保护档案原件，从而达到存储图书馆档案资源的目的。
（3）网络化管理，为教学科研服务。传统的图书馆档案以封闭的或半封闭的模式管理，在一定程度上造成图书馆档案资源的闲置和浪费，有效开发利用图书馆档案是图书馆档案数字化建设的最终目的。档案资料数字化后有利于为领导决策和馆内各项工作及时准确地提供档案信息。数字化后也有利于实行档案公开，进行档案信息交流。
（4）公开化管理，扩大图书馆宣传。数字化图书馆打破图书馆档案资源丰富却利用价值不大，不能充分发挥档案作用的限制，尝试通过档案数字化建设，实现档案公开，达到资源共享的目的。
高校图书馆充分认识到档案管理工作的重要性，尤其是数字化建设将成为今后发展的重点，更应该意识到档案数字化建设的必要和必须。高校图书馆应按照统一规范的分类标准，对档案目录数字化、全文数字化建设相结合进行档案数字化建设，才能顺应现代化发展趋势，最大程度地利用好图书馆档案资源，发挥应有价值。
参考文献：
[1]施振宏．编制高等学校图书馆档案实体分类法研究[J].图书馆理论与实践，2008(6).
[2]申玉粉．高校图书馆档案管理的现状及对策[J].林业科技情报，2009 (4)．
[3]丁玉芝.高校图书馆档案数字化浅议[J].档案，2009(4).
[4]黄敏.析高校图书馆数字化建设[J]，四川档案，2006(6).
第5篇：数字化档案室建设方案范文
学习贯彻十八届三中全会精神是当前和今后一个时期全党全国的重要政治任务。档案部门要切实把思想和行动统一到全会精神上来，全面领会精神实质，认真组织学习系列讲话精神，牢固树立进取意识、机遇意识、责任意识，认清档案工作在全局工作中的地位、责任和要求，牢牢把握方向、大胆探索实践，推动档案工作内容、方法、制度改革创新，落实新形势下档案工作各项目标和任务。概括地说，要肩负起三大使命：一是全面忠实记录全面深化改革的全过程，二是为全面深化改革提供档案服务，三是档案部门自身改革。就__档案工作实际来讲，着重要从提高三大能力上下功夫。
1、提高档案事业治理能力。完善和发展中国特色社会主义制度，推进国家治理体系和治理能力现代化，是全面深化改革的总目标。档案事业作为国家各项事业的组成部分，历来被作为国家和社会管理的手段之一。实现档案事业从管理向治理转型，就是要使档案事业各方面制度更加科学、更加完善，逐步达到档案事业治理制度化、规范化、程序化。要从制度、规范入手，纠正工作的随意性，努力依法行事。要严格实施国家关于档案管理的各项法律、法规、制度，加强依法监管，努力在档案工作领域体现科学执政、民主执政、依法执政的水平。
2、提高档案资源整合能力。深化改革的重点在经济体制改革，经济体制改革的核心是发挥市场在资源配置中的决定性作用。档案是一种特殊的资源，既是物质资源也是精神资源。三中全会对于更好发挥政府的作用提出了明确要求，强调科学的宏观调控，有效的政府治理，是社会主义市场经济体制优势的内在要求。联系档案工作实际，既要研究市场在档案资源配置中的作用，更要研究档案行政部门如何发挥作用，更加全面、科学地建立档案资源体系。要依法收集、保管、利用国家档案资源，依法规范社会组织、企业的档案资源，依法监管对国家和社会具有保存价值的个人档案资源。
3、提高档案综合服务能力。档案服务，是进入新世纪以来档案工作最成功的转型，各级档案馆除了向社会提供开放档案查阅利用，还成为公民获取政府公开信息、传播社会主义核心价值观的场所，档案服务成为政府公共服务的重要内容之一。新的形势对档案综合服务能力提出了更高的要求，需要以改革创新的精神，重新审视档案的服务领域、服务理念和服务方式。提高档案综合服务能力，从深度看，要把六个“紧紧围绕”作为服务的主要内容；从广度看，要继续拓展开放档案、政府公开信息、民生信息查阅的渠道和载体；从力度看，要寓依法监管于服务之中，为农村、社区、企业、社会组织等基层单位提供档案工作指导。
1、配合党委、政府中心工作，发挥档案资源优势，主动提供档案服务。围绕市委关于全面深化改革再创体制机制新优势的决定，推动档案工作自身改革。围绕“双驱动四治理”、“五水共治”、“三改一拆”等重大决策部署提供档案服务。以纪念__开放30周年为主题，搞好档案史料展。以核心价值建设为主题，主动融入地方文化挖掘，与相关部门合作，拍摄《__》百集电视片。以__重修落成为契机，整理出版__史料，组织__史料展。
2、改进机关工作作风，提高办事效率，加强档案服务窗口建设。深化行政审批制度改革，进一步精简档案行政审批事项，规范行政审批行为，提高审批效率。对保留的要将行政许可的事项、依据、条件、数量、程序、期限以及需要提交的全部材料的目录和申请书示范文本等在网上和行政许可办公场所公示。强化档案馆社会教育功能，通过组织开展社会实践、夏令营等活动，深入推进部级、省级中小学生档案教育社会实践基地、爱国主义教育示范基地创建工作。创新载体，努力提供档案和党政现行文件、政府公开信息的查阅利用。针对社会需求不断探索新的服务机制
，巩固“异地查档、跨馆服务”工作成果，完善机制，拓展范围，提高质量。加强档案服务利用窗口建设，优化建设查阅场所，开展电子档案查阅服务。深化“巾帼文明岗”、“工人先锋号”等创建成果。
1、加强资源建设。根据全省档案资源建设整体规划，制定实施我市档案资源建设工作方案。继续抓好国家档案局8号令、9号令、10号令贯彻实施工作，结合《国家基本专业档案目录》（第一、二批），加强专业档案收集归档和进馆档案依法接收工作。市属国有企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制审核工作在2015年前全面完成。市档案馆做好第一、二批市直进馆单位档案接收和第三批验收工作。进一步加大档案征集工作力度，完善社会档案征集网络，健全档案征集工作保障机制。积极推进“三重一特”档案资源征集，继续实施境外__档案资料抢救计划。着力提高以各级综合档案馆为主体的国家档案资源总量、质量，优化馆藏、室藏档案资源结构。
2、强化档案馆业务基础。要以国家和省级关于国家综合档案馆业务建设规范为引领，逐项对照检查，查漏补缺，建立正常、长效管理运行机制。鼓励支持有条件的县（市）区档案馆开展部级、省级档案馆测评工作，提高档案馆整体水平，慈溪争取通过国一级测评，镇海争取通过国二级测评。要抓紧市档案馆改造项目实施，争取在“十二”末达到地方国家综合档案馆功能标准。县级国家综合档案馆未达到标准的，要严格按照“__”规划的要求督促落实。
1、加快馆（室）藏档案数字化进程。贯彻落实全国数字档案馆（室）建设推进会精神，摸清家底，制定计划，用3-5年时间，完成全市综合档案馆馆藏存量档案数字化和市县机关档案室传统载体档案数字化并实现数字化利用。实施档案与数字化成果同步进馆制度，按照《__市纸质档案数字化规则》要求，规范进馆单位纸质档案数字化工作。从今年起，对县（市）区综合档案馆及市直单位档案室的档案数字化情况进行通报。
2、深化档案登记备份工作。全面落实《浙江省档案登记备份管理办法》，依法开展机关、团体、企事业单位和重点建设项目的档案登记备份工作。市、县两级完成70%以上进馆单位室藏重要传统载体档案数字化转换和备份工作。根据省局规定的备份职责和要求，按照分级管理原则，做好国家专业档案和重点建设项目登记备份工作，重点建设项目档案登记率达100%。推进档案登记备份规范化建设，加强与数字档案馆（室）建设的衔接，50%以上的县(市)区创建规范化档案登记备份中心。完善档案灾害应急机制，在市档案馆建立区域恢复测试服务平台，开展数据灾备应急演练。
3、规范数字档案馆（室）建设。按照《数字档案馆建设指南》和《数字档案室建设指南》的要求，推进数字档案馆（室）建设。不断完善档案目录数据库和专题档案数据库。开展本市“异地查档、跨馆服务”共享平台建设，为全国开放档案共享平台提供服务。按照《数字档案馆评估指标体系》的要求，完善市、县两级数字档案馆建设，用3-5年时间，全市100%数字档案馆通过规范化认定。市直单位要着眼“馆室一体”、“文档一体”的要求，开发和使用符合国家标准、架构合理、功能齐全的数字档案管理系统，在5年内全部完成数字档案室建设。继续开展示范和规范化数字档案室创建工作。
4、开展电子档案移交和接收工作。认真贯彻《电子档案移交和接收办法》，明确电子文件归档、登记备份及接收进馆要求，试点推进电子档案移交和接收工作。注重登记备份工作与电子档案移交和接收工作的衔接。在市档案馆建立“档案图片库”和“电子档案在线接收和长期保存管理”平台。
5、加强档案信息安全体系建设。与相关部门合作，推进数字档案信息系统安全等级保护工作，有条件的要开展档案馆安全风险评估。要严格政府公开信息和开放档案的审查，凡和内容敏感的都不能公开、开放，更不能上网。各档案馆（室）要组织力量对已上网的政府公开信息和开放档案进行重新复核审查。要切实做好档案数字化过程中的安全保密工作。做好有密级档案或信息敏感档案的挑选和鉴定、解降密工作，无需继续保密的在解密后方可委托外包，仍需继续保密的不得外包，仍属绝密的档案一律不搞数字化。要采取各种管理措施和技术手段，加强管理和监控、防范，严禁外包公司留存、外泄数字化档案信息。深入实施完善综合档案馆重要档案异地备份制度，有条件的档案馆试点开展重要数字档案异质备份工作。
1、提高市直机关档案规范化水平。加强对各类临时性机构、工作职责调整及新组建机构的监督指导。开展市级机关规范化综合档案室认定工作，列入市政府考核单位在2年内全部达到规范化综合档案室。抓好机关协作组工作，充分发挥协作组的作用。继续推进机关数字档案室和虚拟档案室建设。
2、规范国有企业和重点工程档案工作。按照国家局10号令的要求规范市属国有企业档案管理。组建企业档案工作协作组，以示范带动企业工作的开展。分期分批抓好市属国有企业文件材料归档范围和保管期限表的编制审核。加强对金融、文化及民营企业档案工作的指导。开展企业数字档案室建设。加强重点工程档案工作培训。规范重点工程档案验收程序，更加注重项目档案的完整性和系统性。
3、巩固提高民生档案工作。养老、医保、工商、国土、地税、卫生等系统，要巩固档案工作管理成果，不断探索创新。就业、住房公积金系统，要进一步提高业务水平、档案管理能力及数字化建设。促进民政、环保、安监等系统业务档案及业务数据的规范化管理。
4、探索档案监管新机制。
开发区档案工作要因地制宜，区别不同情况，加强监管指导。对于业务基础较好的，要把规范化档案室认定工作延伸至其下属各部门，并鼓励其上等级。对于业务基础较差的，要加大指导培训力度。鼓励支持建设行业特色档案馆、乡镇档案馆和民间私人档案馆。推进新社会组织、新经济组织的档案工作，拓展工作领域和内容。
1、完善法规体系。制定出台《__市开发区档案管理办法》、《__市国家综合档案馆重要档案数据容灾备份管理办法》等规范性文件。
2、加大执法力度。认真做好迎接国家档案行政执法检查的相关准备工作。贯彻落实《档案管理违法违纪行为处分规定》，加大违法违纪案件查处力度。开展民生领域的档案执法检查。组织开展档案信息安全保密工作督查。
3、做好考核、规划工作。做好“平安浙江”档案安全考核工作，继续贯彻落实“__”规划各项任务，抓好“__”中期执行检查情况的整改落实，启动“__”规划前期研究。
1、全面实施__记忆工程。制定实施方案，建立完善__市著名人物名录，推进名人建档工作。积极融入文化礼堂建设，完善“乡村记忆示范基地”和“企业记忆之窗”示范点建设。推进地方特色档案文化建设。
2、推进档案文化精品和阵地建设。加强档案文化精品建设，编撰出版《记忆__》系列、《__史料选辑》。积极开展“中国档案文献遗产”、“浙江省档案文献遗产”申报。配合做好《浙江通志档案卷》编撰工作。
第6篇：数字化档案室建设方案范文
计算机技术在档案管理方面的应用，促进了我国档案信息化建设的发展。目前，我国各级别的档案馆（档案室）除了收到一些传统的纸质档案外，还会接收大量的数字档案。近年来，这些档案馆（档案室）每年接收到的数字档案的数量呈快速的上升趋势，数字档案系统的规模也在不断扩大，整个数字档案信息管理系统也变得比以往的复杂。由于数字档案信息的管理涉及到信息采集、传递等多个操作，而影响这些操作的因素又较多，所以对数字档案信息的安全性管理十分重要。
一、数字档案信息化相关信息简述
1、目前我国数字档案信息化的发展。近年来，计算机技术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势。由于电子文件的大量产生以及档案馆（档案室）中纸质档案的数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容加速度地增长，档案工作本身也随之发生变化，实体档案信息管理与数字档案信息管理彻底分离。目前，数字档案信息管理已经逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的数字档案信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息更是惊人地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，只充当原始凭证和信息法官的角色。
2、数字档案信息安全管理的重要意义。目前，数字档案的发展为人们的生活提供了便利，因此对数字档案信息进行安全管理十分重要。通过对数字档案信息的安全管理，除了防止信息丢失以外，还能够激发其有效性，对实现信息化的发展有很大的推动作用。在进行安全管理时，需要建立相应的信息安全管理系统，并联系实际制定规范的操作和管理体系。同时，对数字档案信息进行安全管理对技术也有很高的要求，良好的技术是保证数字化管理过程正常运行的前提。此外，管理人员的素质也是数字档案信息安全管理重要的一部分，因此对人员进行合理的分配和管理也十分重要。
二、我国数字档案信息安全管理存在的问题
1、管理人员安全意识薄弱
目前，我国从事档案管理工作的人员整体上安全意识薄弱，对数字档案信息的安全管理并没有重视起来。很多工作人员在使用数字档案进行信息查询时，没有想过这些数字档案信息可能会由于一些问题消失，更不会去想如何能够保护这些信息的安全。作为数字档案信息的管理者，他们安全意识的缺乏，导致了数字档案信息的安全管理缺乏坚实的基础，不利于信息的安全管理。
2、管理环境较落后
我国数字档案信息管理的基础设施和运行的环境条件比较差，由于我国在该方面投入的资金较少，导致放置数字档案信息管理系统的机房安全等级低，条件差。在这种形势下，很多档案馆（档案室）的设施都设置在普通的办公室里，这便给系统留下了安全隐患，不利于数字档案信息的安全管理。
3、管理制度不完善
我国当下的数字档案信息安全管理缺乏完善的制度，导致管理过程中出现了一系列的问题。虽然我国大多数档案馆（档案室）都制度了相关的安全管理制度，但是这些制度存在很大的不足，并缺乏执行力度。在现有的安全管理制度中，很多制度都是为了应付上级的检查而制定的，互相抄袭的现象很严重，这便导致制定出来的很多制度都与本档案馆（档案室）的实际情况不符，出现了制度与管理工作脱节的现象，执行力度低。
4、管理水平落后
数字档案信息安全管理的水平落后，主要表现在工作岗位、操作人员和操作系统方面。工作岗位方面，由于缺乏明确的职责规划，导致业务操作的权限出现混乱的现象，工作人员越岗、代岗的现象十分严重。从操作人员的角度看，很多操作人员擅自使用计算机进行一些私人操作，他们在计算机上安装与工作不相关的软件等，造成计算机系统程序被更改，不利于数字档案信息的安全管理。在操作系统方面，一些计算机系统没有进行密保设置或者设置的密码过于简单，使得很多非工作人员使用计算机，他们操作的随意性很容易造成信息的丢失，此外，一些工作人员的不规范操作，也对数据的安全性带来威胁，严重时会导致操作系统的崩溃。
5、专业管理人员缺乏
数字档案信息安全管理的前提是有一批专业的管理人员，他们不仅熟悉计算机知识，还能熟练地掌握档案管理工作，但是目前我国相关部门缺乏这样的复合型人才。我国目前的档案管理人员的整体素质比较低，他们所掌握的的知识都比较陈旧，远远不能满足现代数字档案信息管理的需要。
三、完善数字档案信息的安全性管理的措施
1、提高档案人员的安全防护意识和能力
首先，作为档案人员，提高他们的安全意识十分重要。档案馆（档案室）应该定期组织宣传教育，数字档案信息系统的安全维护需要所有档案人员的参与，因为每一个档案人员都有可能在不经意之间泄露档案信息，因此要对所有的档案人员进行安全意识的培训。其次，要增强档案管理人员的安全防护能力，数字档案管理人员要有相应的安全防护技能，要会对秘密信息进行加密、定期清理计算机、灵活运用杀毒软件和防火墙并养成良好的上网习惯。此外，档案人员还应该了解保证数字档案信息载体物理安全方面的知识。
2、健全相关制度
要保证数字档案信息安全管理的顺利进行，必须要有相关的制度来进行规范指导。首先，要健全确保安全的法律法规体系，目前我国已颁布了《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规来保证数字档案信息的安全，维护国家的公共利益。其次，要完善管理制度，用规范的管理制度来约束数字档案的形成、归档、保管、利用等环节，在每一个环节上用技术和制度相结合的方式堵住信息失真的隐患。
3、完善基础设施建设
硬件设施的建设是保证数字档案信息安全管理的物质基础，没有优质的硬件设施做后盾，就不会有数字档案信息的安全。完善基础硬件设施，可以从以下几方面着手：一是挑选优质数字档案信息的存储设备，根据实际情况选择符合实际需要的存储介质，目前我国许多档案馆（档案室）基本上都采用光盘刻录技术；二是数字档案信息备份系统的完善，为了防止因操作失误、硬盘损坏、计算机病毒及自然灾害等造成的数据丢失，必须有计划地开展备份工作；三是数字档案信息传输设备的建设，网络的硬件基础设施主要包括网络布线、交换机、集线器、网关设备等等，所有的这些网络设备都存在着因自然老化、人为破坏和电磁辐射所带来的安全威胁，因此要加强对数字档案信息传输设备的管理，定时检修、及时更新并由专人负责管理。
第7篇：数字化档案室建设方案范文
1.加强档案资料收集贯彻国家档案局8号令，制定《江苏省农科院文件材料归档范围和保管期限表》，并通过编入兼职档案员手册、院办网站公布等方式，要求各单位、各部门和全体兼职档案员认真学习，并随时检查执行情况。实际工作中，我们通过三方面措施加强档案收集工作。
（1）注重常规归档文件的收集。年初将《江苏省农科院文件材料归档范围和保管期限表》分发到每个单位部门、并规定归档时间，档案室按照时间进度及时催交，确保各职能部门的文件材料及时归档。
（2）加强过程性文件材料的收集。对大型会议、活动，档案人员“勤问、勤找、勤要”，做到及时联系，跟踪收集，随即归档。科研档案从项目立项就要求到档案室领取带有编号的档案盒，项目执行中档案科会同科研处对在研课题档案进行检查，项目验收后对形成档案暂存项目组保管，项目形成成果后将所有档案收归档案室保管，做到“立项建档、过程管档，验收存档，成果归档”；对基建档案，建立基建档案员立卷制度，按照《江苏省农业科学院工程建设管理规定》执行，工程档案不移交，档案室拒绝在工程申请支付报批会签单上签字，保证了基建档案的完整性。
（3）留意各类图书资料的收集。目前档案室内部存有各类图书、画册、史志、照片等多种纸质资料以及电子资料。2012年借院庆80周年契机，收集整理了中央农业实验所时期的地契、领价证等673份，其中不乏珍贵史料，这些是成立中央农业实验所时的原始资料。这些图书资料为我院各项业务工作开展提供了丰富的信息资源。
2.强化档案管理保护
（1）近年来，鉴于我院承担国家、部、省中心重点实验室、工程中心、种质资源圃等多个科研基础设施项目，实验仪器越来越多，档案室相继制定了《科技基础设施项目档案管理的办法》和《江苏省农科院实验仪器档案管理办法》，加强对科研基础设施项目和实验仪器档案材料的收集和管理。
（2）注重档案安全保管。多种措施保证档案的安全。目前库房面积80平方米，装有防盗窗、铜锁、防盗门等防盗措施；配有抽湿机2台，中央空调、温湿度记录仪，保证库房的温湿度控制在档案保护范围之内；定期更换防霉防虫剂，有效控制档案虫蛀和霉变；严格执行档案保管规定，归档档案采用无酸纸装具，结合院文化建设要求，定制专门档案盒，保证纸质档案的安全保管；配有防磁柜2台，专门用于存放电子档案，保证电子档案的安全保管。
3.注重档案鉴定统计院设有档案鉴定工作领导小组，制定了鉴定工作制度。2002年4月，对已到期的1484卷短期科技档案进行了鉴定，销毁了1103卷，保存381卷。为保证库房的容量，下一批鉴定将对已经进行数字化的到期档案先行鉴定，以后鉴定将采取先数字化，再鉴定的方式。进行档案收进、移出登记，建立档案统计台账，各类数据统计准确，并按照省档案局要求报送档案统计报表。
二、加强档案信息化建设，提高档案管理水平
院十分重视档案信息化建设，一次性投入40万元，将档案信息化建设列入单位信息化建设规划，并作为年度重点工作推进实施。档案信息化的实现和推进，有效地提高了档案管理水平和档案工作效率。
1.档案软件投入使用2009年，院通过招投标方式，选定一家软件公司承担我院档案信息化建设工作。该公司根据我院科研工作实际开发了“江苏省农业科学院档案信息管理系统”软件，实现网上档案归档、检索、统计、浏览以及原文阅读。
2.档案数字化成效显著采取外包的形式，根据“轻重缓急，急用常用优先”原则，有序安排库藏各类档案文件进行数字化加工，共完成30837卷（件），合计933507页档案的数字化加工，建立完成72818条文件级目录。2010年后归档档案采用档案室自行数字化方式，每年约完成2万页的档案扫描。在档案数字化的基础上，档案室建立了文件级目录数据库，对利用频繁、重要的纸质档案建立全文数据库，同时建立了照片、音频、视频等多媒体数据库。
3.档案信息化设备齐全院档案信息化管理设施、设备、平台齐全。档案室配备高配电脑3台，均自带刻录机；A4高速扫描仪和A3平板扫描仪各2台，档案管理系统配有专用服务器，由院网络中心专业托管和安全维护；数码相机1台，设专业摄像和摄影人员，定期将影像和照片资料移交档案室。在院办公室网站设立档案工作专栏，提供档案各项规章制度、档案工作网络情况等，及时宣传档案工作相关情况，使兼职档案员和全院职工能够随时浏览了解院档案工作慨况和动态。
三、重视档案开发利用，盘活档案信息资源
1.编制档案检索工具在日常档案管理中，农科院按照《全宗指南编制规范》编制了全宗指南，文书档案编有案卷目录、全引目录、归档文件目录。科技档案、会计档案、音像档案、实物档案等编有案卷目录、分类目录、专题目录等不同形式、功能互补的检索工具。
2.拓宽档案利用方式为了进一步开发档案信息资源，更好地服务于农业科研工作，根据工作的实际需要，依托丰富的室藏，不断拓宽档案利用方式。
（1）创新思路，拓展编研新形式。在编研上，近年来，除《2001～2012年江苏省农业科学院组织机构沿革》《年鉴》《规章制度汇编》等常规编研外，档案室创新思路，与科研处、科技服务处联合编研了《科技成果汇编》《江苏省农业科学院现代农业产业技术体系专家录》《江苏省农业科学院自主创新成果品种和技术》《江苏省农业科学院100项新品种、新技术推荐》等一大批成果。与各研究所、处室联合编写制作《江苏省农业科学院建院80周年》系列书籍，画册，宣传DVD。这些编研材料在平时方便查阅、对外宣传、成果推广应用、扩大我院影响力等方面发挥了重要作用。
（2）创新形式，建立档案利用新窗口。2012年院投资一百多万元，建立了240平方米的江苏省农业科学院陈列室，利用图片、实物、电子翻书、视频等方式展示了江苏省农科院发展历程、科研成果、人物风貌等。建成开放以来，陈列室已经接待建院80周年、市民开放日（周）、日常参观等三千多人次。在院网门建立档案工作专栏，设立院内发文、规章制度等特色栏目，方便职工查找利用。
第8篇：数字化档案室建设方案范文
关键词：办公室；信息化；电子档案；管理
1 电子档案特点
（一）是一种信息化的档案管理模式
随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐脱离了传统的纸质时代，逐渐向信息化方向发展，电子档案是信息化时代的典型代表。与管理模式落后的纸质档案管理模式不同，电子档案管理拥有先进的设备。近几年，各单位的办公室都开始建立档案管理系统，档案管理工作不断向信息化方向转变。
（二）内容更加丰富，模式更加多样化
近年来，电子档案不断向多样化方向发展，档案管理的范围不断扩大，管理方式更加多样化。相对于传统的纸质档案管理，电子档案的内容和模式更加丰富和多样化，给办公室档案管理带来了便利。
（三）归档复杂，存储信息更加准确安全
3、传统的档案管理是靠纸张来记载和展现信息，存在管理繁琐，存储信息少等多方面弊端。虽然电子文件相较于纸质文件的归档比较复杂，即要经过数字签名、信息确认、身份验证以及加密保护等一系列操作。但是这却保证了电子文件的安全，从某种程度来说，防止了信息泄露事件的发生。
2 办公室电子档案管理中存在的问题
（一）办公室档案管理组织不健全
据调查，目前各单位办公室档案管理组织存在很多不足，原因在于各单位在建立档案管理组织和管理制度体系时没有根据本单位自己发展的独特优势和需求来建立档案管理体系，缺乏创新思维和独特性。在这种情况下，各单位想要做具有本单位特点的档案管理工作相当困难。众所周知，有很多单位都建立了档案管理体系，但这些单位只进行表面工作，缺乏内在管理，导致单位办公室档案管理组织不健全，集中体现在电子档案管理的保存不完整以及保密工作存在极大的安全问题，在应用档案时效率低下，给单位办公室人员带来极大的不便。因此，办公室档案管理组织不健全这方面的问题急需解决。
（二）办公室人员对档案信息的安全意识缺乏
随着科学技术的不断发展和完善，办公室的档案管理工作有了很大的突破，工作环境越来越透明，越来越公众化，档案工作在理念上实现了质的飞跃。正如人们所说，科技是把双刃剑，任何事物都具有双面性。积极方面，档案工作的快速发展给办公室工作人员工作的效率，激发了工作人员工作的积极性，节省了大量时间。但也有不利的一面，网络黑客猖狂，一些破坏分子对办公室档案管理蓄意破坏，给办公室档案管理工作带来了巨大隐患。这些档案都涉及本单位的一些重要信息，如果系统遭到破坏，信息泄露，将会对本单位造成巨大损失。但办公室里的监管人员，他们没有深刻认识档案信息泄露的严重性，缺乏专业知识以及安全意识，对档案信息管理这方面的安全很难顾及。因此各单位要十分重视，并加强对他们的专业培养。
3 做好办公室电子管理工作的措施
（一）电子档案收集方面
档案收集是一份巨大的工程，要从档案的内容，属性多方面进行分析。内容方面：根据内容的重要性来对他们进行时间的保存以及材料是否和内容一致来确定移交时间，电子档案的收集需要增加新的信息到数据库。电子档案信息存在丢失的隐患，工作者要熟悉档案信息的内容，计算机的特性，文档管理的操作，避免在收集过程中没有保存。
（二）电子档案整理和归纳方面
自动化的操作方法让档案的整理和归纳的方式发生了翻天覆地的变化，目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作，档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存。档案管理的工作人员要有熟练的操作技巧，要学会使用新科技产品，在信息交换是避免发生丢失的意外。防止信息泄露，是每个工作人员做好电子档案整理和归纳的重中之重。
（三）电子档案管理方面
1、保障系统标准化
电子档案的管理系统必须标准化，为了确保管理系统的标准化，必须要规范计算机的应用，建设完善的数据库，确保各项设施使用的标准化，实现电子档案信息的共享，保证档案的监管质量，用极少的资金获得最大的利益。硬件设施是电子档案管理系统重要部分，要有极好的计算机硬件，较完善的档案库，于此同时，要制定统一的使用标准以及使用方式，能够及时对档案管理进行分类，尽早的实现档案管理系统的标准化。要针对软件使用统一标准和档案记录过程产生的信息，制定比较简单的管理程序，使档案管理内容实现最优化。提高电子档案管理系统的标准化信息。
2、加强保密工作
除了确保系统标准化之外，还要加强电子档案管理的保密工作。档案保密是档案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技术的发展让人们的保密意识不断增强，人们必须充分发挥信息技术的优势，增强档案管理的保密工作，确保档案的安全。在应用计算机对档案进行管理时，必须确保计算机相当安全，要创造安全的环境，避免一些主观原因造成档案信息的泄露。档案管理人员必须提高安全意识，小心使用外网，防止病毒的侵入造成档案信息的丢失。工作人员必须确保工作环境的安全，必须定期对计算机进行检查，重要的文档必须要进行多层保护，设置使用权限，强化安全监控，确保档案信息绝对安全。
3、进行数字化建设
电子档案管理也离不开数字化的建设。现在是一个网络技术时代，管理部门储存了众多的信息资源，计算机在有网环境中，档案的储存量越来越大，因此，管理部门必须加强数字化的建设，实现数字化管理和自动化管理。从而实现档案的分类以及归档，要不断完善管理信息的服务。在完善档案管理的过程中，管理部门必须遵循相关的法律，适当结合管理档案的要求，不断实现档案的规范化，在档案管理过程中，要确保信息的真实化，集体化和数字化，充分发挥其使用价值，建设数字化档案管理需要部门各部门人员的相互配合，相互合作。
4、进行标准化信息建设
随着科学技术的不断发展，档案管理由原来的纸质管理逐渐演变为自动化和数字化，要想提高管理工作的效率，必须加强档案信息的标准化，要不断完善信息的管理系y，根据工作的特点，对软件的研发不断加强，从而促进档案的分析、管理和收集等的工作。加强档案信息化以及自动化的完善，此外，要建设标准化和信息化的数据库，加强档案信息的安全，并充分利用计算机技术和相关软件，加强对电子档案的信息化管理标准化建设，确保档案管理的有效进行。
第9篇：数字化档案室建设方案范文
（1长江航运总医院 2武汉脑科医院 湖北 武汉 430010）
摘 要：基层档案室是档案管理体系中的最小组织机构。在网络数字化环境下，经过多年的建设，带给基层档案室很大的发展变化，但同样存在问题。针对不足，根据多年基层档案工作的实践，提出相应对策。
关键词 ：网络；基层档案；工作；分析
中图分类号：X178 文献标识码：A doi：10．3969／j．issn．1665－2272．2015．12．023
网络环境下，面对信息社会日益增长的对档案信息管理、利用需求，各级各类档案机构运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供档案信息服务和共享利用。近日，中共中央办公厅、国务院办公厅下发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，进一步强调了在信息网络时代，加强档案管理工作的迫切性、必要性与必然性。
1 基层档案工作的现状分析
我国各级各类档案馆纵横交错，遍布全国的4 000多个结构合理、分工明确、关系协调、管理科学的综合档案馆、专业档案馆、部门档案馆、企事业单位档案馆、把国家档案馆网建设成为具有安全保管与充分开发档案信息能力、为社会各方面提供优质服务的有机整体。作为档案管理体系中最小的组织结构——档案室无论在信息资源采集、组织加工、信息服务、管理模式等方面存在形态上发生了深刻的变化。
1．1 有利条件分析
（1）经过长期积累工作，蕴藏的信息资源优势是其他管理部门不可比拟的，丰富并且是真实的记录是领导决策、制定工作标准等方面的科学依据，这也是档案室立足各单位建设中的独特之处。柔性管理显示出来的巨大的能量使档案室有实力由管理型向服务型和开发型转变。计算机、网络技术、通信的应用使数字档案信息飞速增长，载体形式的多元化，纸质与电子文件同时管理，经计算机加工档案信息，形成丰富的档案信息数据库。
（2）数字化建设卓有成效。网络信息时代帮助基层档案室提高了档案工作效率和现代化水平，服务内容、服务范围、服务质量都有了巨大的改变。主要体现在档案的软硬件条件上，如基础设施、资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设信息化人才队伍建设以及档案信息安全保障体系建设等方面。近年来，在数字档案馆（室）建设的热潮带动下，基层档案室工作重点开始向馆藏档案资源数字化、增量档案电子化方面发展，逐步实现了对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和共享服务，数字档案信息服务已经成为一种重要的档案信息服务方式，越来越多的利用者要求使用数字档案信息服务。档案信息资源总量增加、质量提高和结构优化；数字档案信息服务能够有效突破传统档案在时空上的限制，此类利用率提升很快，带动其他纸质档案的流动，档案室服务能力得以提高。
（3）档案人才的积累，向复合型转化。档案室专业技术力量相对薄弱，人员少，但是因为档案特有的地位，各单位都保留了档案专业的持续建设，虽然相对主管业务投入较少，总的趋势仍然是在发展，随着信息化建设的需要，这一部分基层档案人员的素质也在不断提升，适应网络建设的需要，逐步向复合型人才转化。
1．2 不利条件分析
1．2．1 档案室力量薄弱
目前，由于基层单位领导仍然存在对档案工作的认识不够以及长期对本单位处于二线地位的档案工作的关注有限，基层档案室面临着信息化建设缺乏资金以及更重要是掌握现代信息技术的人力资源的缺乏。基层的档案管理信息化建设仍处于一个发展时期，档案网站的功能开发及利用还没达到一定规模，处于起步探索阶段，逐步实现“存量数字化”“增量电子化”的起步时期，需要相关政策法规、标准的引导扶持，才能实现基层档案信息化管理与专业性、综合性档案馆信息化建设的整体推进。目前，基层档案专业人员普遍存在计算机管理水平、操作技能比较薄弱，缺乏广博的知识与开拓进取的意识，业务系统开发利用不够，机械性使用，一旦有变动就可能束手无策，这就要求受过档案专业培训的专业技术人员，根据档案管理工作的实际需要，对程序作出良性修改。
另外，档案软件市场尤其混乱，功能结构互不统一，基本是各出高招、各显神通。造成基层档案室采用的平台也是各不相同。
1．2．2 管理地位的被动性
长期以来，一些档案部门一直墨守成规，营销观念差，默默无闻的工作特性使档案人员本能在管理上采取了退让，不仅是在单位管理上造成了被动性，在档案业务人员身上也很明显的出现了边缘化的心理状态。这种状态直接影响了档案部门实质性主动参与意识差，被动性与边缘化使基层档案部门的信息化建设相对滞后。
2 对策分析
基层档案工作近年借助大环境的改善，工作得到了长足的进步，存在着不足和不尽人意的地方也是必然。湖北省在2014年强调要大力推动数字档案馆和数字档案室建设，促进原生电子文件归档管理，推动传统载体档案数字化，档案信息安全以及大力培养选拔档案信息化人才等要求。摆在基层档案人员面前的问题是必须要有针对性，有计划，有主次，有序建设与持续改进这项工作。对于基层档案部门亟需面对解决以下几个方面的问题。
（1）主动争取领导关注。这是关键因素，事半功倍的策略。基层档案部门要争取领导在顶层设计上重新布局。政策要自上而下，才能落到实处。国家已经在综合性、专业性、专门性档案馆的财政、技术和人才以及政策上都明确支持，档案的地位在不断提升。实际上档案工作作为一项基础业务工作，做的好与坏直接关系各项工作的持续与开展。网络时代信息海量，真伪难辨，更显示出档案的价值，原始凭证性的地位无可取代，领导意识到并亲身感受到才能全力支持，处处退让只能让被动的地位更加被动。
（2）适应管理需求，内部强化业务建设，加强档案基本建设。档案室工作的重点要全面调整到以促利用为核心，更大尺度地揭开档案神秘面纱。要争取实质性参与各单位的管理工作，围绕中心，立足基本，大力加强纸质与电子文件的资源体系建设。同时注重提炼档案精华，密切关注单位的建设与发展，适应网络信息的时效性特点，及时将数字信息提供服务，将潜在的价值尽快转换为实际价值，体现信息服务的价值性，将归档的慢半拍工作状态扭转到跟进事态发展，及时收集，随时提供丰富的信息资源。
（3）树立以人为本的理念，重视档案的开放与协作关系。传统的档案管理方式是以档案为本，网络信息时代，人们不再满足低级的简单的档案文献传递服务，希望有更深层次的档案加工服务。档案管理的最终目的是为人所用，方能体现档案的价值，以人为本的理念分为两个方面理解，①以利用者为本。面向利用者，根据利用者的需求或者是潜在需求为目标，提供档案信息服务；②以基层档案人员为本。网络时代的档案的载体形态、管理程序、技术方法等的变化促使档案的管理手段发生变化，档案工作人员根据时代的发展，优化知识结构，加强业务培训，开拓视野，改变传统的被动服务方式，用现代化的科学技术武装，增强档案工作人员的现代化管理水平及工作能力，成为复合型人才，尽快利用现代化的管理设备，建立适应本单位工作需要的档案信息网络，围绕中心工作，适应高效率的工作，以开放主动的工作作风，凭借丰富的档案资源，推动利用体系的建设，提供高效率的服务质量，进而增强基层档案管理工作的生机与活力。
3 强化安全体系建设
档案的安全体系是档案工作的生命线，推动利用必须以安全先行，必然要加强法制和安全保障体系建设。必须确立制度约束，用制度与统一标准来保障，对网络的安全维护要求有更高的监管水平，严格审批，设置不同的安全使用权限、异地异质备份、数据保存与保护等举措要同步建设，在此保障下，实现网络环境下的档案信息的开放式、全天候、交互式的有效利用，打破档案利用的时空限制及传输的瓶颈，提高档案的有效利用。
4 结语
基层档案室是整个档案管理体系中最小的组织结构，是最基础的档案工作节点。正因为是档案工作的起点部门，更要明白这块基石的重要性。“提高认识、规划先行、敢于起步、瞄准先进、善于提高”。在挑战与机遇面前，基层档案部门要增强紧迫感与忧患意识，专业人员以更大的决心和毅力，适应信息社会的要求，开阔视野，开放思想，开拓进取，充分利用现代化网络工具，培养自身高超的现代化管理水平，加快推进档案信息化建设，持之以恒，构筑全新的基层档案现代化管理模式。
参考文献
1 王新才．档案学研究进展［M］．武汉：武汉大学出版社，2010
2 陶涛，罗应铭．试论数字档案馆信息服务［J］．黑龙江史志，2008（17）
