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数字化档案管理精选(九篇)

数字化档案管理

第1篇:数字化档案管理范文

关键词:数字化档案 存储设备 档案管理 计算机 载体

认清数字化档案与纸质档案管理环节的差异性,有利于科学地开展数字化档案的管理工作。数字化档案的管理除了需要开展传统纸质档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁等工作外,还应注重以下四项工作的开展。一是介入电子文件的形成过程,使电子文件在设计、形成阶段就体现出电子档案管理功能;二是建立数字化档案管理数据库,各立档单位应归档的电子文件,可采用多种途径进入档案馆的数据库系统;三是实施数字化档案长期保存和有效可读;四是做好数字化档案的备份与恢复工作。纸质档案各管理环节绝大部分都是人工操作,科技含量较低。数字化档案各个管理环节都离不开信息技术、计算机设备和管理信息系统,技术含量比较高。

一、数字化档案管理概述

根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。对不同所有权的档案,要按照档案法规的规定,分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案,要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案,其所有权的转让,一般要在自愿、 合法基础上进行, 档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。

在数字化档案的管理中,档案信息的安全无疑是非常重要的。传统档案的保管工作着重强调的是如何使档案载体延长寿命,因为载体与所记录的信息是“从一而终”,不可分离的,有了载体就有了可用的信息。对于电子档案管理来说,载体的保管和信息的保护同样重要。电子档案的安全不仅仅是技术的问题,电子档案的安全至少包含三类措施:技术方面的安全措施、管理方面的安全措施和相应的政策法规。电子档案的安全首先取决于电子环境的安全,主要从网络、计算机、存储器、应用系统和病毒等方面实施安全部署。在实际应用过程中,保障电子档案安全的内容主要包括四个方面:

(1)实体安全,是指保护网络基础设施、计算机、存储设备以及其他媒体免遭地震、水灾、火灾、有害气体和其他环境事故(如电磁污染等)的破坏。一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境,诸如温湿度的控制,存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求,载体应直立排放,并满足避光、防尘、防变形的要求,远离强磁场和有害气体等。

(2)运行安全,指为保障系统功能的安全实现提供一套安全措施(如风险分析、审计跟踪、备份与恢复、应急措施),建立系统的安全防范体系,以保障档案信息被处理、存储和访问过程中的安全。

(3)信息安全。指防止信息资源被故意或偶然的非授权泄露、更改、破坏或使信息被非法系统辨识、控制和否认,以确保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。

(4)管理安全。指采取有关的法律法令和规章制度以及安全管理手段,加强管理人员的安全意识和操作规范,确保网络系统和档案数据的安全。另外,要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响。因此,对所保存的数字化载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可读性。对于电子档案的检测与维护,必须进行严格管理,因为任何一次误操作都可能使保存的电子档案遭到人为损害,甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案,对电子档案的检测、维护、拷贝和迁移等操作过程进行记录,避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

数字化档案的有效保存与维护是一项极其重要而复杂的工作。因而,在数字化档案的保存与维护过程中,应充分考虑环境、设备、技术、人员及数字化档案的特点等综合条件,制定技术方案和工作模式,并采取有效措施,以确保数字化档案的安全可靠,使数字化档案能够永久地处于可准确提供利用的状态,使其在社会生活中发挥更大的作用。

二、数字化档案管理的特点

数字化档案的管理思路已远远超出了传统档案的管理思路,其管理范围已扩展到电子文件的形成之初,电子信息的网络化归档、数字档案的存储、鉴定、开放、编研、利用甚至是删除(即档案的销毁)等电子信息整个生命周期的全过程。其管理手段将是把严格的人工管理制度与现代化的信息技术有效地结合起来,形成联系造成的、具有即时校验、碎石纠错和及时 反馈的网络化高效工作模式。

数字化档案的存储介质也不再局限于纸、缩微、磁带等,而是更多地采用数字化存储手段,如光盘、磁盘、网络化存储设备,并根据需要将模拟与数字的存储方式合理地结合起来,保证档案信息的原始性、凭证性、有效性和完整性。数字化档案的利用也不再拘泥于“到档案馆查阅档案”的机械模式,网络化档案目录及全文资料的检索方式将成为利用者足不出户地全面认识档案、了解档案和利用档案的基本方式。

数字化档案的管理是对传统档案管理理论的发展、完善和扩充。数字化档案的管理可采用“目录全文一体化管理”方式。“目录全文一体化管理”是将数字化档案分门别类,整理成方便检索的目录信息,并通过电子原文关联挂接、存取访问的现代技术手段,实现数字化档案目录信息与档案内容信息的一体化管理。

这种方案的提出是一个逆向思维的形成过程,即立足于档案利用者的需求,结合并反嘎巴档案管理者的工作需要,对数字化档案的形成者提出合理要求,将“目录全文一体化管理”思想贯穿与数字化档案形成的全过程。

档案工作者要充分利用现代化的管理手段,通过网络开展档案的指导、鉴定、归档与管理工作,将工作重点投入到分析档案利用者的需求、档案资源的挖掘与编研、提前介入电子信息的形成过程中,将工作模式由“被动接受”转为“主动挑选”,将真正有价值的电子信息转化为社会需要的档案资源。

数字化档案的管理不同于传统载体档案的管理,但在实际当中档案馆仍有实体备份。通常以档案实体为对象,按照其形成特点和历史联系,逐级分为多种类别。包括三级分类层次:国家档案全宗的分类。是对国家全部档案进行最高层次的分类,一般是按照档案的历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性以及档案制成材料属性进行划分。此种分类是各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。

第2篇:数字化档案管理范文

关键词:数字档案 档案管理 问题

中图分类号:G25 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2017)02(b)-0142-02

从人类悠久的历史来看,档案已经存在了上千年。无论是民主自由的西方国家还是中庸重礼的东方国家。档案从未被丢弃。人类几千年来一直流传着档案记录,是因为时间可以改变,但是记录不会改变,它会清清楚楚记录着发生过的一切。由此可见,档案的存在是一种符合人类社会需要和历史发展的行为。甲骨文是中国发现的古代文字中时代最早,体系较完整的文字,主要是刻在龟甲兽骨上的文字。后续又出现了金石档案、简版档案、缠帛档案、纸质档案,等等。通过研究档案的发展,不难发现,随着时代的变化,记录档案的方式也从最初的雕刻发展为纸质记录。而对于如今这个科技发展纵横的新时代。人们对于档案的记录更是有了新的需求,希望档案管理可以更加规范化、制度化、科学化。而“数字档案”毫无疑问成为了当今档案领域里的“新宠”。它伴随着互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态,具有一定的多元性和分散性;它可以将不同的信息记录在不同的载体上;不受地理位置的影响;它不再是用人们常规的纸质来记录;而是用一种新型的更完整,更容易保存,方便及时查找的磁盘、光盘等载体来记录。

1 数字档案的主要特点

传统的纸质档案管理已不再适合社会的发展需要,因此,被数字化档案管理取代是时展的必然结果,究其原因在于其本身的几大优势。

1.1 数字档案载体容量大

一张3.5寸的磁盘可以贮存1.44M字节的内容;一张光盘可贮存650~700M字节;移动硬盘的贮存量达到几G、几十G、甚至上百G。通常一个单位在几年内保留的文件可全部贮存在一张光盘内,为人们大大节省了管理成本和保存空间,这是传统档案管理无法比拟的。再说大家现在的实践活动的范围相当广,劳动对象相当复杂,实践的节奏相当快,所产生的历史记录相当多,急需要一种新的档案载体来取代纸质载体。

1.2 数字档案安全性高

传统的纸质档案由于受自然条件和时间的影响,需要长期花费大量人力、物力和财力细心保管,而且纸质的档案若是遭到破坏会很难复原;数字档案与其相比会方便很多。首先,数字档案容量大可存储较多信息,实体档案数量少,方便管理;其次,数字档案可以多备份,而且很快就可以完成,避免了破坏后无法查找的弊端。

1.3 数字档案的使用效率高

纸质档案管理在实际应用时会出现查找不便的问题。例如在查找某所学校学生学籍档案,需要管理员翻阅数十卷甚至上百卷的档案寻找,花费的时间长、工作量也大,若是采用数字化档案管理,只需要在电脑上检索所需要的信息,计算机就会自动筛检给出,如需纸质版可直接打印出来,大大提高了人们的工作效率;同时,随着大量高科技电子产品的出现,如:计算机、数码相机、扫描仪等,这些产品具有操作简单、存储多且方便的优点,已被人们普遍使用。据了解,已有相当多的机关、企事业单位正在实现办公系统自动化,网络办公已不再是处于实验阶段,相反,它正处于一种飞速发展的普及态势,这样就不可避免地会形成大量的数字档案。

2 数字档案的不足之处

在档案管理方面,数字档案作为一个新生事物,还存在着一些不足之处。

2.1 首先是人们的认知度

从历史的发展来看。纸质作为最早记录档案的方式。最初出现在西汉时期。由于当时技术有限,造纸成本太高,使用范围也不是很广泛。直到东汉时期,蔡伦改造了造纸术。使得造纸成本降低。也让大部分人接受了纸质记录。纸质的出现经历了上数百年的时间,随着造纸技术的进步,更是一直保留至今,同样也深受广大人群的认可。而数字档案现在存在的问题就是要如何去推广,如何让人们正确地认识数字档案。而纸质档案具有真实性的本质感,能够清晰看到,所以内心会觉得纸质记录是最安全的;对于数字记录有着不安全感,所以很难接受和去尝试。

2.2 其次是数字档案的格式的问题

数字档案作为一种通过计算机磁盘等设备记录储存的档案。虽然节约了人们翻阅纸质档案的过程,缩短了档案搜索时间。但是由于设备的不同,软件也有不同,需要去下载、安装,而这样也会使得占用空间太大而导致有些软件无法正常安装,有时还会出现病毒入侵,使得我们的电脑瘫痪。对于不同人群来说,中年人的接受和学习能力还是较好的,而对于一些年纪大的人,他们接受能力有限,自然也不会去尝试一些新鲜东西。

2.3 最后是数字档案的原始记录受到质疑

纸质档案是用纸来记录,一旦形成再去修改便会有很明显的修改痕迹,因此可信度比较高,不易被篡改。而数字档案是在计算机的环境下完成的,就有了一种无形的信息资源,人们可以去随意发送、复制、粘贴,一份文件成为了共享文件,也无法保证当事人的一些特征,容易被伪造和篡改,使得数字档案的可信度降低。

3 数字档案管理问题的解决方式

数字档案因其自身显著的优越性,从而被人们越来越重视、认可,进而广泛应用在人们日常的生活和工作中,对于其存在的不足之处,笔者认为应从以下几个方面入手予以解决。

首先,应当加强宣传,使人们对数字档案有更深层次的了解。如今网络世界日益发达,越来越多的人通过网络和计算机获取更多的有效信息,而对数字档案进行宣传,也可以借助网络和计算机的力量。通过使用数字档案,使相关部门档案管理工作走出以往的繁琐,管理工作变得更方便和快捷,同时,加大数字档案的运用途径,让数字档案以其便捷的优势被更多人所接受。

其次,可以将网络计算机行业、软件开发行业以及档案管理这几个行业相结合,将文档、图片以及声像等文件格式进行统一。这样可以有效突破行业限制,建立更加统一、规范且兼容性更强的文件储存格式。

再次,各档案管理部门在利用数字档案的过程中,要注重档案存储以及网络安全问题,在长期运用后形成一种更加精确快捷的数字查阅方式。同时,相关管理部门要根据档案密级为社会提供服务。

最后,应当提高档案管理工作人员的综合素质,使档案管理工作变得更加规范。新的数字档案具有可擦除式的更改性,这就为保留档案的原始性提出了新的挑战。一方面,档案管理人员应当注重维护档案的原始性;另一方面,档案行政管理部门也为保证数字档案的原始性新设立了相关制度。

由上述可知,时代的飞跃发展,要求人要用更先进的生产力与之相匹配,传统的纸质档案管理虽然有着“辉煌”的过去,然而它在人们实际生活和工作中却频频出现许多这样那样的问题,从而也证明了纸质档案管理已经无法适应当今社会发展的节奏,它被数字档案管理所代替是时展的必然趋势,也许数字档案在实际应用中会出现或多或少的不足,毕竟它是时展的一个新生产物,但是笔者相信在未来的发展中,这些不足之处会被大家一一克服,而它,也将会在数字化时代中为社会提供更加快捷、方便与优质服务。

参考文献

[1] 吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社,1988.

[2] 杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京:档案出版社1994.

第3篇:数字化档案管理范文

关键词:计划生育档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,要发展就要有创新,档案事业也是如此。计划生育档案管理只有不断创新,才能使档案事业适应和服务于社会,跟上当今和未来世界发展的步伐,适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

1 计划生育档案管理数字化势在必行

1.1 档案信息时展的要求 首先,计划生育档案管理数字化、网络化是提高档案的管理效率的有效手段。档案信息网络化的利用,为计划生育档案工作提供了极大的便利。其将计生档案工作推进了一个崭新的工作环境,使计生工作的开展进入了良性循环之中。其次,档案数字管理化为计划生育档案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。档案数字管理化可以将档案及时归档,为使用者提供便利。

1.2 计划生育档案信息数字化是计算机大量应用于计划生育管理的必然结果 计划生育工作需要查阅和建立工作地区范围内所有人员档案和户籍档案,计算机网络化管理的出现,使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。

2 计划生育档案数字化、网络化存在的问题

2.1 数字化、辅助管理方面存在的问题 现阶段计算机管理模式的计划生育档案工作,主要建立在原有手工管理模式的基础上,这种管理模式的主要特点始终没有改变,档案信息作为管理的载体始终是管理模式的核心内容。发生根本性改变的是管理的工作对象,其由原来的纸张、塑胶等一些载体材料转化成数字化的档案信息。

2.2 计划生育档案网络化建设中存在的问题

2.2.1 缺乏统一的管理机构 大部分计划生育档案管理工作人员,没有统一机构的管理。上岗前,大部分工作人员没有经过相关的档案知识培训,档案收集意识比较淡薄,对档案管理的重要性、档案管理的要求不太熟悉,对日常档案材料业务的处理,比如:档案的收集、整理、归档、装订等不太了解。

2.2.2 标准化水平低 计划生育档案管理标准化水平较低,其走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。大多数的管理人员并不是专职档案管理人员,这导致了在计划生育档案管理过程中工作前后脱节,容易导致工作失误,并存在一些档案的数量、材料等方面的问题责任不明、界限不清的严重问题。

2.2.3 数据库建设滞后 数据库建设的滞后也是阻碍计划生育档案网络化建设的因素之一。虽然经过多年的努力,大部分的计生档案部门建立起了规模大小不等的档案数据库,但没有开发单独的计算机或相关的档案管理软件进行管理计生人事档案。在查阅相关人事档案信息时,仍需采用手工方式查找,很大程度上降低了档案工作的工作效率。

2.2.4 经费保障率低 目前,经费问题仍是影响计划生育进行档案网络化发展的最大屏障。有些相关单位对计生档案管理的重视程度不够,投入的经费比较少,人事档案管理硬件设施不完善,无力购置较好的硬件及软件设施,用来建立起点较高的档案馆网络。

3 计划生育档案管理现代化的初步构想

3.1 加快数据准备,推进档案现代化管理进程 计生档案工作的管理需要一套科学化、规范化的工作程序和工作方法,可以通过网络的手段把分散的计算机用系统连接起来,并通过把这些单一的计算机根据功能的不同进行分类,划分成不同的系统处理方式,进而实现整体应用。

3.2 著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之 对于“多”:计生档案工作在进行计算机管理的过程中,先根据档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况的不同,对所有档案进行统一整理,并优先加工整理那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案。

对于“快”:计生档案在著录的过程中,应将案卷换分不同的层次进行著录,能在显示档案的主题内容和特征的同时,也可以减少著录条目和录入条目。既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

对于案卷基础较好全引目录的档案:在著录时,可以在全引目录上面直接分类标引,对于特殊形式的档案,可借助于计算机程序将档案的人名、地址、时间等直接录入,然后统一给出分类号。使录入过程充分利用的原有的档案目录,从而减少著录环节,进而提高著录速度。

3.3 工作人员知识素质和业务素质要全面 掌握档案专业知识。计划生育档案工作人员只有学习并掌握档案相关专业知识,才能保证工作质量,提高工作效率,对计生档案工作进行科学管理。

掌握相关计算机知识。计划生育档案工作人员要熟练掌握计算机进行数据的录入、数据库的管理、网络的管理等方面的计算机技能。

培养精益求精、求真务实的工作作风。计划生育档案工作是一项长期而且细致的工作,从材料的收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用,每一个环节都离不开仔细、认真的工作态度,任何一个细节的失误均可能给后面的工作带来麻烦。

培养创新意识。计划生育档案工作人员要善于在工作中发现问题,并解决问题;敢于转换思维方式,克服保守思想;有创新的意识与观念,结合工作实际,为计生档案的管理出谋划策,提出新思路、新观点,利用现代化技术开发利用档案资源,促进计划生育档案工作的发展。

参考文献:

[1]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001: 94-99.

[2]李丽娟.谈新形势下档案工作者的基本素质.一重技术.2005.1.

第4篇:数字化档案管理范文

一、人事档案信息管理数字化与网络化的意义

实行人事档案信息管理的数字化与网络化具有非常重要的意义。一是有利于全面了解事业单位的人事信息。由于数字化技术的储存能力较强,容量大,所以充分利用它来进行事业单位人事档案信息管理,能够更加全面地掌握事业单位人事档案的信息。二是有利于提升事业单位事业档案资料的利用效率。随着事业单位人事档案资料的数量不断增加,传统人事档案管理方法严重影响了人事档案资料的利用效率。然而,在数字化和网络化技术逐步融入到事业单位人事档案管理中时,能够全面有效地解决事业单位人事档案利用效率低的问题。三是规范人事档案管理流程。通过将数字化和网络化技术合理应用于事业单位人事档案的信息管理过程中,有利于规范人事档案管理的流程,从而为提升事业单位人事档案信息管理的效率奠定坚实的基础。

二、事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化实现的对策

1.强化人事档案数字化管理意识,落实管理人员专业基础

为了将数字化和网络化技术灵活地应用于事业单位的人事档案信息管理过程中,便需要事业单位人事档案管理人员全面落实档案管理专业知识,不断学习,深入掌握先进的信息数字技术,逐步增强人事档案的数字化管理意识。灵活地将理论知识应用于事业单位人事档案信息管理过程中,充分利用先进的管理知识来展开人事档案收集、整理、鉴定、统计和利用等工作。同时,还需要根据人事档案数字化建设的实际情况,明确设置人事档案岗位管理职责,建立健全事业单位人事档案资料的安全管理责任机制,从而保证事业单位人事档案信息资料储备的安全性。只有这样才能够推动事业单位人事档案信息管理工作更加有序地开展。

2.加大人事档案管理人员的培训力度,提升管理人员综合素质

在事业单位具备良好的数字化与网络化配套设施的基础上,需要充分认识到人事档案管理人员的作用,充分发挥人事档案管理人员的主观因素,以便能够全面提升事业单位人事档案管理的效率。其中,在指导人事档案管理人员参与业务培训的过程中,需要向其灌输信息化操作的技能,促使人事档案管理工作人员能够更加深入地理解电子知识,全面掌握人事档案的现代化管理手段。同时,还需要强化事业单位人事档案信息管理人员对手工和电子管理的协调能力,充分做好人事档案的纸质和信息化管理双重任务,做好人事档案资料备份,为最大限度发挥人事档案信息资料的作用奠定坚实的基础。

3.构建人事档案科学管理业务系统,实现人事档案信息管理自动化

一是建立完善的工资管理系统。在事业单位人事档案信息管理的过程中,在调整工资的时候所依据的条件较多,如任职文件、立功受奖、享受待遇文件、资格证等。要创建工资管理系统来实现员工工资管理的自动化,最大限度提升事业单位人事档案信息管理的水平。二是建立组织工作管理系统。在事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化背景下,能够全面了解事业单位内部所有党员的整体情况,如党组织建设、党组织机构设置和党费管理等资料,从而推动事业单位人事管理更好的发展。三是设置计划性档案信息。作为事业单位人事档案管理工作人员必须具备超前的意识,尽量站在管理者的角度来全面分析问题,以便能够最大限度发挥人才的作用。四是构建人事文档管理系统。在事业单位人事档案信息管理过程中,可按照一定的分类标准构建完善的文件管理系统,如文稿的产生时间、主要内容和保管期限,以便在需要的时候能够快速找出不同时间的相关文件资料。

4.完善人事档案管理流程标准,提升内部调档查阅的效率

第5篇:数字化档案管理范文

关键词:档案信息安全;数字化;管理

档案信息的管理关系到整个部门、单位、行业甚至国家的信息安全问题。目前,档案信息的数字化管理模式已经广泛应用于各行各业之中,这时,数字化管理对档案信息的安全保障系统是否完善成为数字化管理模式发展和完善自我的关键点。

一、采用数字化模式对档案信息进行安全管理的重要作用

随着计算机管理技术、数字化管理技术的飞速发展和不断革新,其功能不断增强,涉及领域不断拓宽,计算机数字化管理技术逐渐融入人们生产生活以及各行各业之中,为行业内的发展与创新创造了更多的可能性,为行业的整体发展铺设了良好的平台;同时,计算机数字化管理技术也为行业间的交流与链接提供了可能性。档案信息是一个单位或企业非常重要的信息,是商业机密,其安全性必须得到保证,否则,企业的发展甚至生存都将受到严重影响。将数字化管理应用于保障档案信息安全中去,企业或单位的档案信息安全将得到更加强有力的保证,而且,档案信息的数字化管理模式是一种科学有效的管理体系,可以提升全体员工的积极性和参与程度。这样,企业或单位的凝聚力将得以提升,工作效率也将随之得到提高,企业或单位的发展与进步将得到保证。

二、档案信息存在的相关安全问题

档案信息的安全性受到多个方面的影响,例如自然环境方面的影响、技术方面的影响、管理方面的影响、国家政策方面的影响和社会形势方面的影响等。

(一)计算机网络引发的安全问题

如今,大部分企业的数字化档案信息管理都运用计算机进行运行和维护,企业所采用的计算机网络一般为互联网与局域网联合使用,内外联系却又相互分离和独立。局域网系统之间、局域网相对于互联网系统虽然属于相互隔离状态且设置了防卫措施和相关系统,但仍然不可避免会出现网络安全问题。

(二)外来产品和技术所具有的安全问题

我国的档案信息管理系统相关技术、产品、系统等的发展较西方发达国家比较落后。因此,我国的档案信息管理系统多为国外引进产品,从软硬件、应用软件、操作系统到数据库大都是进口产品。引入的产品未根据企业自身的实际情况进行一定的改动和调整,这将阻碍档案信息管理系统发挥其正常作用,也将导致出现一些安全问题。

(三)安全保障措施和系统不完善

随着计算机在中国的普及,计算机安全技术也日益成熟和完善,各种防病毒、杀病毒、防黑客入侵;安全漏洞扫描、检测和访问权限设置等技术正为计算机及网络安全保驾护航。但是,这些产品的完善程度和规范程度还有待加强,对于保障整个企业的档案信息安全的重任来说,还有很大的发展进取空间。不安全的网络环境加之未完善的网络安全保障系统的组合,使得数字化管理档案信息的安全问题频出。

三、使数字化管理档案信息趋向安全化的有效措施

(一)全面规划档案信息数字化安全管理

为提升数字化管理档案信息的安全性,对数字化管理档案信息活动进行全面规划具有举足轻重的作用。全面规划就是在对数字化档案信息安全性能进行评估后,预测安全风险,并综合考虑自然因素和社会因素等尽快制定出规避或解决该风险的策划和方案。这是一种有效的档案信息安全保障方式,能够使企业事先做好防范措施,做好应对风险的准备,以致在风险来临时能够快速应对、从容不迫。企业所遭受的创伤也将因此减小到最轻。同时,全面规划档案信息数字化安全管理,也能够协调各部门,加强部门之间的协作与交流,从而提升了企业的凝聚力,这对企业来说弥足珍贵。

(二)实行信息访问及操作安全控制机制

对档案信息系统的访问权限进行控制是数字化档案信息管理中常见的一种安全控制方法。它可以起到防止数字化管理中档案信息被非法访问和利用的作用。访问控制机制由几部分组成,各部分之间相互协调、共同作用。

1.档案信息数字化系统的访问权限控制。通常,数字化档案信息管理系统都设置有登录界面,登陆者需输入账号、密码和验证码等信息进行系统识别过程,其中若有任何一项不符合条件,该登陆者将无法进入档案管理系统。访问权限控制机制将能够进入系统与无访问权限的用户进行分类,这是信息安全系统控制机制的第一道防线。

2.档案信息数字化系统的操作权限控制。档案信息数字化系统的操作权限控制就是对不同用户所能够观看的系统内信息、所能操作执行的系统内文件、设备进行分类设置。例如:校园教务管理系统就对学生和管理员进行了分类设置,学生只拥有阅读与复制档案中某一个文件的权限,而管理员具有更改所有文件信息和限制学生登录系统的权限。3.信息分类和信息安全控制。在对档案信息进行数字化管理时,管理人员应将信息整合成不同文件、目录,并为其设定访问属性。不同用户在对档案信息进行访问时对应不同的访问信息控制表,用以在网络系统内部根据此控制程序进行运行。属性可以控制用户访问、复制、剪切、删除该文件信息的权限,以保证档案信息不被随意篡改,防止用户误删文件或信息导致系统出现问题,影响档案信息的真实准确性,同时也对数字化档案系统的安全性能造成负面影响。

(三)实行信息传输安全控制机制

1.进行实施网络监测。数字化档案信息管理系统的管理员应对网络进行实时监测,对服务器进行设置,使之记录下用户访问档案信息系统的情况。对不正常访问情况,服务器应及时进行报警,使管理员能够收到消息尽早做出维护工作和防范措施。如果有不法用户试图强行进入系统,服务器应自动记录其尝试次数,当到达一定次数时将该账户锁定。

2.对网络节点和端口进行控制。为强化数字化档案信息系统的安全性能,可以在网络服务器端口应用自动回呼设备,加之静默型调制解调器进行保护,且可以采用节点加密形式进行身份识别。用户在登录系统时需要出示将能够证实其身份的验证产品,例如:U盾、磁卡。安全秘钥等,待系统对登录信息和验证物进行搭配与核实后方可进入。这提升了安全指数,增加了一些非法用户破解用户信息登入档案管理系统的难度。

3.对档案信息进行加密处理。数字化档案信息具有不完全公开性的特点,为了维护系统的这一特性,可以辅之以信息加密技术对档案信息安全性能加分。对信息加密的方法多种多样,信息加密后的严密程度取决于安全密钥的长度。对信息加密的方法使通过各种各样的加密算法组合起来形成的,对信息加密的方法能够满足以小成本低代价提供高效用的安全保护功能的需求和目标。

(四)数字化档案信息管理员自身的信息安全控制

数字化档案信息管理员是接触档案信息最全面的人员,也是具有更改、删除、添加档案信息权利的人员,是档案信息的管理者、守护者,是档案系统的运行者,同时也是数字化档案信息安全问题的制造者。管理员自身的档案信息安全意识和安全问题处理能力都将对档案信息以及系统造成直接影响。若管理员自身对相关法律法规概念不熟悉,对档案信息管理的规范和标准等定义不清晰,将直接增加数字化档案信息管理的安全风险系数。因此,应定期对管理人员进行专业技能培训和安全意识塑造,监督管理员熟练掌握数字化档案信息安全管理的相关内容、要求和方法。综上所述,在对档案信息进行数字化管理时,保证档案信息的安全是重中之重。因此,应从多个方面进行控制和预防,对出现的安全问题进行及时彻底且科学合理的解决。

参考文献

[1]李旭,薛真真,黄湘武,张韬.企业数字化档案信息安全管理研究[J].机电产品开发与创新,2010,9(23):64-65.

第6篇:数字化档案管理范文

关键词:矿山;环境治理;数字化

一、南京市矿山治理档案管理的现状及数字化意义

(一)南京市矿山治理档案管理现状

为适应新形势、新要求,南京市政府成立了南京市废弃露采矿山环境治理领导小组,全面负责废弃露采矿山环境治理工作的组织、协调、指导、监督等工作,并在南京市国土资源局下设办公室。南京市依托国家示范工程、京沪高铁沿线(南京段)宕口治理等重点工程,对全市急需治理的109个废弃宕口开展了矿山环境治理三年行动计划。在治理过程中每一个项目都会产生大量的原始资料,例如:立项批文、方案设计、招投标、施工、监理、资金拨付材料等等,这些纸质材料一般都存放在处室里或者由各分局负责统一归档,进行日常的分解管理,目前还没有针对性规范的整理模式,在工作中都是参照普通的档案管理方式进行收集整理,仅局限于平时工作中简单的查询和调用,这就对我们及时开展科学规范的档案整理和利用提出了更高的要求。随着当前国土资源管理信息化的发展趋势,需结合“一张图”建设将矿山环境治理相关内容纳入其中,加快推进矿山环境治理工作和跟踪管理工作,实现宕口治理项目相关内容的可查询、可录入、可更新、可监管、可统计,提高矿山环境治理工作效率和监管水平。而传统的档案管理与传播方式,即实施手工管理档案,信息形态主要以纸质等载体形式存在,只适应于传统的和以点到点的传播,即使经过编研等初步加工,编辑印发档案资料,利用的覆盖面也相对较小,很难适应快速准确的利用要求,档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现。随着信息化建设的日益广泛和深入,档案数字化管理是档案管理工作发展的必然方向。

(二)南京市矿山治理档案数字化管理意义

《纸质档案数字化技术规范》DA/T31—2005,对纸质档案数字化的定义是:采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。档案数字化通常开展的方式,是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高科技,把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。开展进行矿山治理档案的数字化管理,就是将纸质档案的数字化,以及电子文件及数码影像文件的集中统一的管理和应用,主要具有以下两方面的积极意义:1.对档案原件具有积极的保护作用。在日常工作利用中,网上查阅扫描件代替调阅纸质档案原件,使原件得到妥善的保存保管,有效减轻人员工作量,提高工作效率。2.在档案共享利用的空间和时间上,提供了更大的可行性和便利度。可以实现在“一张图”等统一平台的图形、数据、文档综合查询利用,快速简便地调阅自己需要的档案信息资源。数字化档案数据可以多量备份,实现多地保存和异地传输。

二、南京市矿山治理档案数字化管理需求

(一)需求概述

以“一张图”系统作为业务前台开展矿山治理的各项日常管理工作,档案管理系统作为后台做好各种矿山治理纸质档案电子化扫描数字化处理以及各类电子材料的整合、归档和数据提供利用工作。两个系统之间做好数据关联使用。最终实现在日常管理工作中需要查阅相关业务档案时,通过简单快捷的检索方法,如输入宕口名称或者代码,就能及时准确调阅各种业务文档、数据和图表。为日常查阅利用、日常数据更新和后续管理发挥积极作用。在开展扫描操作时,利用高速扫描仪将纸质档案转化成电子档案,建立电子档案目录数据库,再结合大型存储设备,组成完整的矿山治理电子档案数据库。通俗而言,就是将档案文件的每一页看成是一张图片,不管上面具体是什么内容,由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。这种方式实现容易,一般档案工作人员只要稍加培训,即可操作机器,且工作可以定量化,差错率相对较低,即便有一些错扫、漏扫等,也能很快被发现。这种方式投入相对较少,对人员技术要求相对较低,又能较快满足对存量档案的数字化管理需求。在资金充裕、人员短缺的情况下,也可以委托专门的档案整理扫描公司,对存量矿山整治档案进行整理和扫描。数字化的矿山治理档案以扫描文件形式存在,要妥善备份保存,至少备份两套及以上。按照档案主管部门要求,与纸质档案一起,实现双套制保存。

(二)功能介绍

建立数据处理和档案影像文档管理统一查阅的矿山治理的监管平台,实现以下几个功能。1.数据安全:采取先进存储设备,利用磁盘阵列存贮,建立专用数据服务器。数据实时进行多套备份,保证档案数据安全不丢失。2.保密权限:基于数据库的安全设计,可设定档案的查阅权限,区别人员的职责权限,对不同的用户赋予不同的查阅范围。3.查阅功能:在查阅档案时定位准确、查询迅速、图像清晰。这要求建立档案目录数据库时,要严格保证档案著录准确率。4.统计功能:监管平台通过设定的各种检索字段,可以快速准确统计各种数据,并做好日常更新统计。并将生成的电子报表及时归档。5.计划功能:根据统计功能模块的统计资料,利用经验公式,做出季度或年度计划预算提议,为相关部门提供参考。最后两个统计功能,主要依靠“一张图”的有关数据统计功能实现。通过档案管理系统的各种数字化档案提供证据材料。

(三)作业要求

1.采取流水线作业方式。按照工作流程将各个工序细化与规范化,做到分工明确,各个工序相互衔接,环环相扣,工作中互相配合与支持,提高工作效率。2.采取高速扫描,彩色与黑白相结合,对个别材料进行需要彩色扫描,大部分进行黑白或灰度扫描。3.在存量档案数量较大、扫描量较大时,也可考虑引进第三方监理进行日常检查和质量检验工作。日常的少量档案补充扫描的质量检验工作,可以由地环部门熟悉业务的工作人员担任,便于及时发现问题,及时改正。4.考虑运用条码技术管理档案,即在档案封面、卷内目录上打上条码,方便扫描和今后管理使用。

三、南京市矿山治理档案数字化操作流程

南京的矿山治理档案数字化在操作实施过程中,要做好软件开发与档案前期整理、扫描、条目录入、质量检查、扫描文件管理等全过程的协调配合问题。前期要细化做好矿山治理档案归档范围确定,扫描流程设计、扫描硬件配置等准备工作,过程中要重点加强质量检验,扫描后期要考虑做好人员配备,做好日常化的新增档案的数字化,实现矿山治理档案数字化的长效管理。

(一)档案分类整理,编制流水档案号

按照矿山治理档案分类细化要求,按照年度、类别、保管期限等进行分类整理、排序编页,暂不装订,待扫描完成后再进行装订。案卷目录和卷内目录的样式,应根据档案实际制定和调整。顺序编制流水档号。

(二)档案著录

矿山治理档案的著录,是实现今后档案检索查阅与管理的重要基础工作,所以对文字录入的准确性要求很高,工作量大。著录内容按照国家《档案著录规则》(DA/T18)的要求录入,建立档案目录数据库。包括确定各具体著录项、字段长度和内容要求。通常包括案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。对于矿山整治档案特有的项目名称、项目位置、土地权属、组织实施单位、项目承担单位等,作为特殊著录项加以录入,便于今后的检索查询和统计。

(三)档案交接

矿山治理档案分类整理后按年度、类别提出,提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求,编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面,以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数,并按实际页数填写详细的档案交接清单,由双方主管人员签字。

(四)档案的扫描

矿山治理档案材料原件扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。可以根据国家《纸质档案数字化技术规范》制定具体的扫描要求,扫描人员按照要求操作,填写移交清单(此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写)并签字领取后进行纸介扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件,扫描人员可根据原稿质量,对系统进行定义,如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时,扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整,如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况,调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度,确保在扫描图像质量清晰的情况下,使原件完好无损。

(五)图像处理

采用自动化处理和人工处理相结合的方式,确保矿山整治图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对,确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。

(六)将扫描影像与著录条目挂接

可以通过软件,将质量检验后的扫描影像与系统的档案目录自动挂接,必要时手工辅助挂接。通过挂接实现再次的检验,验收合格做好记录。

(七)扫描后还原整理和装订

完成档案扫描后,安排专人负责案卷整理与还原。逐页检查,在预留装订边、不缺页、页面不颠倒,图件折叠符合要求等基础上,完成档案装订。按照已编档号入库上架排放。

(八)质量检验

第7篇:数字化档案管理范文

关键字:档案管理;数字化;技术变革

中图分类号:F299.23;G270.7

随著互联网信息技术的发展,数字化技术运用到人们工作和生活的许多个方面,在档案管理中,数字化也得到了极大的运用。档案管理的数字化就是在档案管理过程中利用计算机技术和信息技术,使档案变成数字化和网络化的利于管理和处置的电子档案。采用数字化的存储方式,能够节约大量的存储空间,方便检索,便于保存,对于更好的高效利用档案资源有着积极的意义。在档案数字化的运用中,要坚持真实性、安全性、便捷性等原则,提升档案数字化管理的效率。

一、档案管理数字化的意义

实现档案管理的数字化管理是十分必要的,档案管理数字化技术的运用主要是指利用计算机、数字摄影和扫描等先进技术,将档案资料以数字化信息的形式进行保存并加以利用,形成系统的档案管理信息库,进一步提高档案管理的质量和效率。方便快捷的档案数字化管理将改变以往传统的管理模式,有效地提高管理效率。

档案管理数字化主要具有两个方面的意义。一是数字化能够节约档案管理的空间。纸质档案比较厚重,占据较大的空间,保存纸质档案需要较大的场地,在保管的过程中,对于库存的条件要求比较高,在搬运的过程中需要的人力财力也比较高。而采用数字化的存储,更够有效的节约存储的空间,存储较为便捷。二是数字化资源方便档案的处置和共享。采用数字化档案管理的模式,档案检索利用都较为方便,且电子化的档案馆也方便读者进行查阅下载,这有利于对档案资源行进行有效的管理和处置,以达到档案资源的高度共享。

二、档案管理数字化的现状和问题

虽然我国进行档案的数字化管理的时间还不是很长,但也取得了可喜的进步,自上个世纪九十年代行业实行档案数字化管理以来,档案管理逐渐从手工管理向信息化转变,既保护了档案信息,又加快了档案的开发和利用,全面提高了档案管理的合理性。但档案管理数字化技术的运用还是一个不稳定的、易出现问题的新事物,这也体现了事物发展的普遍规律,发展都需要过程,不会一蹴而就。所以,对于不成熟的档案管理数字化管理工作而言,并不是十全十美。当今档案管理数字化技术的运用所出现的问题可以归纳为以下几点。

(一)档案管理的数字化系统不健全

档案数字化管理的目的就是为了方便档案的存储查阅和利用,这就需要建立起完整的档案管理的数字化系统。从档案的存储管理和利用都有着一套较为便捷的平台。但是就目前来说,档案管理的数字化系统并不健全。长时间以来,档案管理资料的作用只是为提供咨询或者证明等简单的服务,在实际利用效果和服务上都缺乏深入和创新,使得档案管理工作只是停留在表面,开发程度还不够,所以很多服务还无法开展。

(二)缺乏标准的档案数字化管理标准

在如今经济和科技都快速发展的时代背景下,信息技术与计算机技术越来越发达,为人们的生活、工作提供了很多便利,但事物的属性都是相对的,大量信息的每日更新使得档案管理资料在搜集与整理的过程中都存在着一定难度,这可能会造成资料的缺失和错误。对于档案管理的数字化建设,需要统一的标准和流程。但是目前,我国在档案管理标准化建设还没有统一的标准,对于档案管理的数字化的相关规范和要求还不够健全。

(三)缺乏专业的档案管理人才

对于档案创新形式的运用,最重要的是要培养熟悉档案数字化管理的人才。但是目前来说,我国对于档案管理学方面的培养力度还不够。很少有专门的大学开设档案管理学,所培养的专门性人才还不多,难以满足档案数字化管理的现实需要。

三、档案管理数字化的改进措施

(一)培养专业性人才

人才是第一生产力,这一点在各行各业中都有很明显的体现,当然,行业中的档案数字化管理工作同样注重人才的培养和利用。只有拥有大量既懂得先进计算机技术,又懂得档案管理的人才,这一领域才能在时代洪流中获得更好的发展。而我国档案管理数字化管理人才的培养主要可以从两方面入手。首先,对已有的数字化档案管理人才进行专业知识的培训,使他们逐渐改变陈旧观念,更新知识结构,提高创新能力和管理能力,进一步改善该行业的人才结构。其次,要积极吸纳高水平、高技能的数字档案管理人才,要从招聘、管理、激励等方面,留住人才。

(二)加强标准体系的建设

缺乏标准化的档案数字化管理会造成档案管理资料保存的不完整且不规范,那么档案管理的数字化管理就失去了满足社会需要、加快档案管理建设的意义,更不用谈档案管理数字化应有的价值。然而,目前档案管理数字化管理中,这种现象还普遍存在,一些档案馆的数字化管理手段和管理制度还不标准、不规范,这极大的阻碍了档案管理数字化管理的正常发展和创新。于是,加强档案管理数字化建设就具有重要意义,只有健全了相关体系,保证档案管理信息的规范和完整,那么数字化技术在档案管理中才能得到更好的利用。此外,规范档案管理的标准和体系,会对档案管理数字化建设、发展产生极大的促进作用。

(三)健全电子档案数据系统

原始的档案管理资料大多是纸质的,通过人工录入或者用扫描仪进行扫描等两种方式,将纸质版的档案资料转化为数字版的档案资料。这是数字档案制作的两种最主要的形式,但前者是一种效率较低、容易出错且占用大量人力资源的方式,而通过扫描仪将纸质版档案转变为电子版档案就是一种比较实用的方法了。但要保证档案管理资料不遗漏、不缺失,就要健全电子档案数据系统的建设。这主要体现在两方面,首先,数字档案的管理人员通过扫描仪在将纸质档案转变为数字档案时,也要将纸质版资料重新录入,并及时修改、补充、更新数据资料;此外还要讲原始的纸质资料保存完好,因为数字档案在存储或传输的过程中可能会出现很多不可控的因素导致资料的丢失或损坏。

四、结论

档案管理数字化极大地节省了人力资源,将人力逐渐转向服务行业,简化档案管理流程的同时,还提升了档案管理的质量和效率。在运用数字化进行档案管理的过程中,要注意坚持可用可查可共享的基本原则,简化档案的查询流程,方便档案的使用。为了推进档案数字化的进程,必须进一步培养专业的档案管理人才,加强档案标准化体系建设,进一步健全电子档案的数据系统。

第8篇:数字化档案管理范文

关键词:事业单位;档案;数字化管理

事业单位档案是对于事业单位组织工作的构建和发展,对人员调动财务管理的信息保存手段。任何单位和组织,都离不开档案管理,所以需要根据不同时期单位发展的需求,合理制定档案管理策略,将数字化管理归纳入单位工作的重点。在事业单位的工作中,档案管理工作为事业单位的进一步发展打下了提供第一手资料的坚定基础。把档案数字化,通过数据库技术、压缩技术和扫描技术,把传统的纸质、声像保存为归档档案,通过数字化处理之后,可以利用计算机技术大大提高检索的速度,更节省了档案存储空间。所以事业单位必须加强数字化档案的管理整合,有效解决档案管理中存在的问题,使工作得到顺利完善的开展。

一、数字化档案管理分析

(一)数字化档案管理的意义

所谓数字化档案管理,简单地说就是将传统的纸张材质转化为电子形式,记录档案的工作方式也从人工录入转变成计算机录入,实现了档案管理的统一化、标准化。图像、视频等也可以转变为1和0组成的数码序列,统一刻录到存储磁盘当中。数字化管理模式,在档案管理事业中起到了很重要的作用,是我国档案事业一个跳跃性成就。

(二)数字化档案管理现状

1)缺乏现代化管理工具,档案的数字化管理离不开计算机设备的支持。现阶段虽然很多的事业单位都建立了数字化管理模式,也逐渐认识到了数字化管理的重要性,但是管理中缺乏规范化,很多事业单位的计算机设备和计算机软件十分缺乏,导致档案工作数字化无法全面开展。虽然有了数字化管理理念,但是没有硬件设施的配合,提高工作效率的作用将发挥不出来。2)档案检索效率低,数字化档案管理中计算机检索是关键,代替了以往的人工手动检索方式,大大缩减了查找时间,提升了工作效率,不过目前的事业单位在档案检索方面技术不够成熟,检索效率低,阻碍了数字化档案管理的发展,降低了工作质量。3)数字化档案管理的必要性,档案管理分为文书档案、基建档案和人事档案三个部分。传统意义上的档案管理工作效率低,不方便查找,所以数字化管理的优势就体现出来了,查阅更加方便,查找时间缩短,有效提高了经济效益。不再需要大量的人力资源整理,提高了办公效率。提高了档案的利用率,让翻阅档案工作变得方便简单,用户在计算机上就能准确得到有效信息,大大提高了档案的利用效率。

二、档案数字化管理的策略讨论

(一)建立完善的档案管理系统

数字化档案管理是通过运用计算机来进行档案管理,一系列的管理工作是综合性活动,所以需要在工作中建立有效的数字化工作管理系统,事业单位可结合自身的实际情况来制定,其中包含有设备的型号选择、档案整理、档案系统管理、软件开发、光盘备份还有扫描录入、管理查询等系列工作安排。档案管理系统的建立属于数字化档案管理的基本方法,可以在单位的内部建立一个特殊域名的网站,将所有的档案数据统一管理。

(二)档案管理工作责任的合理分配

将纸质档案转化为数字化档案的录入过程是比较复杂的,由于事业单位的各项事务在不断的进行,档案资料内容也越来越多,分类需要非常的详细。以前传统的纸质档案需要专门的工作人员来收取归档并且保存管理,造成很大的负担。因为合理的规划档案管理工作十分重要,需要在数字化档案管理过程中,任何的工作人物和工作问题都要得到有效的解决,工作问题不遗留,把档案资料完善的编辑和分类,可以专门规划几名工作人员共同参与规划工作,保证上交档案格式的整齐规范。

(三)档案管理工作的标准化

事业单位的档案数字化管理工作除了对于现存的档案进行数字化扫描录入、建立各种档案表格、财务档案、员工档案等分门别类的信息输入工作之外,还需要根据单位工作的实际需要,把档案的提交格式和时间等进行统一规定,便于工作人员统一录入管理。对于档案工作管理的标准化制度设定,就是针对档案来源、类型以及存档位置制定统一的档案资料范本,要求各部门按照标准来执行工作,能够有效提升录入和检索工作的完成。

(四)保证档案的安全管理

数字档案不同于以往的传统文件档案,在管理工作上就有很多特殊性,建议事业单位在进行数据库建设时,选择合适的设备进行档案保存和备份,根据档案的重要程度来选择不同的保护级别,让档案管理人员能够获得有效的处理效果,积极保障系统的工作能力,提高系统数据的安全性是数字化档案管理的重中之重。

三、结语

数字化信息技术已经是现在社会中主流的工作技术种类之一,在档案管理中运用信息技术,实现数字化档案管理模式,使得档案管理的工作质量和效率得到有效提高,数字化管理模式已经成为了档案管理的主要趋势,事业单位在工作中必须重视这一现实,在工作中积极引进计算机信息技术,培养专业的档案管理人才,全方位推动我国事业单位档案管理数字化的发展。

作者:邢炜 单位:河北省广播电视技术中心

参考文献:

[1]朱艳莹.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理[J].当代经济,2011,06:62-63.

[2]何杏仪.关于新时期事业单位档案的数字化管理的探讨[J].南方论刊,2012,04:78-79.

第9篇:数字化档案管理范文

(一)馆藏城市建设档案数字化。

在城市建设档案工作中利用数字化管理,主要是通过对多媒体技术、计算机技术进行融合和利用,协调处理传统纸质介质的档案资料,将其转化成数字信息,从而使所有馆藏的城市建设档案信息都用数字化的形式来存储。城市建设档案数字化管理的利用具备明显的实效性,工作效率大大提升,这是城市建设档案馆实现档案工作数字化最核心的基本点。

(二)城市建设档案管理现代化。

城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能,还新增了档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储以及计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案馆实现办公自动化、档案自动化标引、安全保护技术现代化、档案数据库的建立、辅助档案馆库房管理等各方面的功能,这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的另一个基本点。

(三)档案资源的利用共享化。

当下,城市建设的步伐越来越快,各种城市建设档案资料依然以纸质文字的形式存在于城市建设档案的信息空间当中。为改变这一传统的方式,以实现资源共享,数字化管理是唯一行之有效的手段。具体地,城市建设档案馆充分利用信息网络,直接将资料信息传递给每一个用户,从而实现城市建设档案资源的利用共享化,完成城市建设档案为社会服务的根本目的。

二、实现城市建设档案数字化管理的组织保障

(一)建立集中的城市建设档案管理模式。

我国档案管理主要有两种模式,即分散制、集中制,城市建设档案管理也一样。城市建设档案的分散管理模式具体是指档案馆内各个不同的部门采取不同的方式管理档案资料,而集中管理模式具体是指城市建设档案馆对档案实行集中管理,具体体现在两个方面:一方面,对馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理。另一方面,统一建立城市建设档案管理制度。较分散管理模式而言,城市建设档案集中管理模式的优势在于:对档案管理进行整体规划,避免在对新型档案或跨类别档案的管理上出现交叉、空白,能促进统一档案发展规划的形成,同时对城市建设档案的利用和安全也更有利。城市建设档案数字化管理不仅涵盖了馆内所有的档案类别,还需要数字信息技术的支持,更离不开其他专业部门的配合——它不是一个专业、一个部门就能独立完成的。在集中管理模式下,城市建设档案数字化管理能得到更有效、更全面的组织和实施,且能构建统一的档案信息资源利用平台,以顺利开展城市建设档案服务工作。

(二)档案馆领导要给予足够的重视,并提供支持。

城市建设档案数字化管理的实现涉及到各方面的工作,不管是部门协调、人员组织,还是业务推广、资金保障等,我们要想做好档案工作及档案的数字化管理,得到领导足够的重视和支持是最重要的前提。从实践结果来看,我国大多数档案馆的数字化管理进程较慢的主要原因是得不到必要的技术支持、资金支持等。因此,档案馆领导应积极将城市建设档案数字化管理提上工作日程,如针对档案工作时间节点紧张、录入目录的工作量巨大等问题,为工作人员配备一定数量的短期外协工,专门协助档案馆工作人员完成数字化加工、录入目录、整理资料等工作,确保城市建设档案数字化管理按期顺利实现。

(三)建立健全实现数字化管理的组织网络。